• バックオフィス機能強化

  • 業務効率化

  • コスト削減

  • 紙とITの融合

  • 帳票に関わるすべてを改善

  • ワンストップの安心感

BPOソリューション概要

国内トップクラスのシェア。
ITと融合し情報管理のPDCAを回す、
次世代BPOサービス

ビジネスフォームマネジメントやデータ・プリント・サービス(DPS)を核とし、バックオフィス業務の効率化とコスト削減を実現。印刷物の企画・デザインから物流・配送まで、お客さまの業務を分断することなくサービスを提供いたします。

トッパンフォームズのアウトソーシングサービスの変遷

トッパンフォームズのアウトソーシングサービスの変遷図

トッパンフォームズのアウトソーシングサービスの変遷図

バックオフィス業務の効率化を実現

問い合わせ対応や申し込み受け付けなど、帳票を扱うバックオフィス機能を強化するために、トッパンフォームズのBPOサービスはあらゆるシーンに対応しています。 ①ドキュメント電子化、② データ入力、③コンタクトセンター、④データクリーニング、⑤不着処理、⑥各種事務局において、そこで扱う帳票の設計や運用、保管、溶解処理までのライフサイクルを紙と電子の双方で対応する体制を整え、お客さまをサポートします。

BPOソリューション詳細

貴社はこのような課題を
抱えていませんか?

  • 申請書類の誤記入や必要書類の添付漏れなどの不備が多い

  • 申請に関してコールセンターへの問い合わせが多い

  • 郵送物の不着処理に手間取っている

その課題、
BPOソリューション
解決します!

BPOサービスラインアップ

多種多様な書類の帳票設計から印刷、発送、受け付け、スキャニング、データ入力、書類審査、不備対応、お問い合わせ対応など、申し込み受け付けにかかる一連のバックオフィス業務全般に対応します。
お客さまのご要望に合わせて、ご指定の拠点に人員派遣や業務設備導入により処理を行うオンサイトBPOなど、柔軟なBPOサービスを提供します。

BPOサービスラインアップ

BPOサービスラインアップ

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    ① ドキュメント電子化

    各種法律で保管が定められている大量の書類やマイクロフィルムに納められた書類をイメージデータに変換します。
    例)帳票設計・印刷・発送/書類受付・スキャニング・データ入力・書類審査/不備対応・問い合わせ対応

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    ② データ入力

    申込書などをスキャニング、入力し、集計・分析データを作成します。2人以上のオペレーターによる入力/相互検証で精度を高めます。
    例)各種申込書などの受領・スキャニング/データ入力/納品ファイル作成・書類返却・保管・溶解処理

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    ③ コンタクトセンター

    入電・架電など、顧客へのフォローアップに対応するコール業務全般を行います。多言語にも対応しています。
    例)電話受信・発信/報告書・分析データ作成

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    ④ データクリーニング

    電話を使った本人確認や役所への照会、還付郵便の管理などを通じて、顧客情報の適正化を行います。
    例)電話番号判定

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    ⑤ 不着処理

    居住者の不在や転居などに伴い発生する、通知物の不着や未着郵便物の受取・不着データ処理、保管などを対応します。
    例)電話発信/役所照会

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    ⑥ 各種事務局

    各種キャンペーン、アンケート、イベント、大学入試など多様な事務局業務に対応します。
    例)企画・全体設計・制作/通知物設計・印刷・発送/バックオフィス業務/集計・データ分析

バックオフィストータルソリューション

各種申し込み受け付けにかかるバックオフィス業務を、ワンストップでアウトソーシングすることが可能です。

トータルソリューション活用イメージ

トータルソリューション活用イメージ

活用例

トッパンフォームズはお客さまのデータをお預かりして通知物として発送するデータ・プリント・サービス(DPS)事業を長年にわたって安全に運用をしてきた信頼を元に、国・自治体、銀行、生損保、証券、大学、通信、製造など、多種多様な業界の事務業務全般を受託しています。

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    自治体

    各種業務の対応から、返信郵便の回収・受け付け、不備確認、データ入力までをワンストップで対応。一括で受託することにより、窓口での混乱や職員の時間外作業など、考えられるリスクを大幅軽減します。

    ● 臨時福祉給付金給付支援業務
    ● 窓口対応業務
    ● 課税関連業務 など

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    大学

    大学入試関連業務をトータルで受託。願書受け付けから受験票発行・送付、学生証発行など、一連の運営管理業務をワンストップで提供します。

    ● 大学入試志願センター事務局
     ・志願票の設計/印刷
     ・志願票の受け付け(紙・Web)
     ・受験票の発行/送付
     ・合格者の学生証カード発行 など

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    銀行

    口座開設キットの製造・発送、申請書などの郵便物仕分け・入力、問い合わせ対応など、金融関連バックオフィス業務を一手に担います。

    ● 個人型確定拠出年金iDeCoに関する事務業務
    個人型確定拠出年金の運営管理機関として登録(登録番号781)されているトッパンフォームズでは、金融機関に対し、新規加入者へのプロモーションから加入受付、運用開始後の問い合わせ対応や変更手続きなどの各種事務業務支援が可能です。

    ● NISA・特定口座開設業務
    ● 教育資金贈与関連業務
    ● マイナンバー収集業務
    ● iDeCo関連業務
    ● FATF関連業務
    ● 加入促進関連業務 など

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    クレジット

    PCI DSS準拠環境下での業務から、収入証明書取得業務(収入証明書送付依頼DMのデザイン・印刷・発送から問い合わせ対応・督促、入力、不備対応など)をはじめ、クレジット業界での事務業務全般に対応します。

    ● PCI DSS支援業務
    グローバルセキュリティ基準「PCI DSS(Payment Card Industry Security Standards Council)」は、カード会員データや機密認証データを保存、処理、または通過(送信)する全ての事業体に適用され、準拠するためには多大な労力と費用が必要となります。トッパンフォームズに構築したPCI DSSに準拠した環境下で、カード情報の非保持化による業務負荷の軽減や運用管理コストの低減を実現します。
    ● 収入証明取得業務
    ● 加入促進関連業務 など

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    生命保険・損害保険

    各種申込書・DMなどの設計・印刷・発送から入力、不備対応、問い合わせ対応をはじめ、アンケートやポイントサービス事務代行業務など、生命保険・損害保険業界で必要となるさまざまな業務に対応します。

    ● 申込書受け付け業務
    ● 保険DM関連業務
    ● マイナンバー収集業務
    ● アンケート関連業務
    ● ポイントサービス関連業務
    ● 年金支払い関連業務 など

導入事例

「紙文書の電子化に向けた運用支援」

テレワークや業務効率化に必要不可欠な 紙文書の電子化をトータルサポート

課題

働き方改革に伴い、テレワークの導入が進む一方で、契約書や注文書、社内文書が紙文書のままのため、会社に出社しないと仕事が進まず、メンバー間の情報共有も出来ない。また、必要な紙書類を探し出すのにも時間を要している。

解決策

紙文書の管理状況の現状把握を行い、適切な仕分けを行った上で電子化を実現。重要書類から社内文書まで、多様なドキュメントの一元管理を可能とする電子保存環境を提供。

効果

テレワークでもオフィスにいるのと同等レベルの業務遂行が可能。
契約書6,336件を全てデジタルデータで管理することにより、3段キャビネット2列分のスペースを削減。デジタルデータ化により、文書検索時の所要時間(15分~20分)がおよそ1/10に短縮。紙書類の保管・溶解処理にかかる費用や工数を削減。

「紙文書の電子化に向けた運用支援」のフロー図

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「紙文書の電子化に向けた運用支援」のフロー図

「PCI DSS準拠環境での業務支援」

PCI DSS対応に関する運用・管理コストの最適化を実現

課題

PCI DSSはカード会員データや機密認証データを保存、処理、または通過(送信)する全ての事業体に適用され、準拠するためには多大な労力と費用が必要となる。その対応工数・コストを削減し、さらにPCI DSSに準拠した環境を維持管理したい。

解決策

トッパンフォームズでは、PCI DSSに準拠したオペレーション環境「PCI DSS専用エリア」を保有。この環境下にてカード情報に関する業務を実現。

効果

カード情報の「保存」「処理」「通過」をアウトソーシングすることで「非保持化」を実現し、運用管理コストを最適化できた。

「PCI DSS準拠環境での業務支援」のフロー図

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「PCI DSS準拠環境での業務支援」のフロー図

信託銀行さま
「教育資金贈与信託業務」

教育資金贈与非課税制度の払い出し申請業務に対応

課題

払い出し票、領収書の精査業務が煩雑で時間がかかっており、不備解消の事務作業も大きな業務負荷となっていた。

解決策

作業ノウハウを持ったオペレーターによる払い出し票と領収書の精査、不備解消などの受託体制を構築。
帳票デザイン面からも不備率低減を実現する帳票改善サービスを提供。

効果

申請業務の確実性と処理スピードが向上。
帳票改善により不備率が低減し、不備解消に伴う作業負担が減少。

信託銀行さま「教育資金贈与信託業務」のフロー図

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信託銀行さま「教育資金贈与信託業務」のフロー図

信用金庫さま
「事業報告書返戻郵便物処理」

「所在不明会員の除名」管理に対応

課題

法改正により所在不明会員の除名が可能となり、5年間にわたる返戻郵便物管理が必要となった。その結果、全会員向けに発送する通知物において返戻郵便物が増加し、管理の事務労力の負担が増大した。

解決策

発送データと連携することで大量に発生する返戻郵便物の対象者データを効率的かつ正確に作成する受託サービスを提供。

効果

不着処理の作業時間短縮と品質確保。
所在不明会員に対する年度ごとの返戻郵便管理が可能。
返戻郵便物の店舗別・顧客番号別仕分けにより保管が容易に。

信用金庫さま「事業報告書返戻郵便物処理」のフロー図

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信用金庫さま「事業報告書返戻郵便物処理」のフロー図

「個人番号(マイナンバー)収集業務」

個人番号(マイナンバー)取得業務を一括サポート

課題

重要書類である個人番号の収集には、法規定に準拠した管理、取り扱いが必要であり、対応するためには労力と費用が必要になる。

解決策

トッパンフォームズでは、特定個人情報の取り扱いに準拠した環境を保有。この環境下にて個人番号(マイナンバー)に関する業務を実現。

効果

申請書の印刷から受付処理まで、一連の個人番号取得業務の一括アウトソーシングでき、受付時の書類確認や入力業務の効率化が図れ、業務全体の合理化が図れた。

「個人番号(マイナンバー)収集業務」のフロー図

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「個人番号(マイナンバー)収集業務」のフロー図

自治体
「住民課窓口の運営支援」

職員がコア業務に専念できる環境を構築し、住民サービスの向上を実現

課題

行財政改革等に伴い職員数が減少する中、職員一人当たりの業務量が増大し、開庁時間帯の多くの時間が来庁者対応に割かれてしまい、本来行うべきコア業務の多くが勤務時間外に溢れていた。同状況の緩和に加え、年間を通した柔軟な人員配置が可能な業務委託を実施することで、繁忙期の窓口混雑の緩和につなげたい。

解決策

業務の棚卸しと作業の見える化を行い、トッパンフォームズにてアウトソーシング可能なバックオフィス業務を明確化。また、進捗管理システムなどのITツールも導入し、業務の効率化・自動化を実現した。

効果

来庁者対応という緊急性が高い定型業務を外部委託することで、職員がコア業務に専念できる環境を構築。繁忙期の混雑緩和に繋げるための業務効率化により、住民サービスが向上した。

トッパンフォームズの運用支援のポイントおよび住民窓口の運用事例

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トッパンフォームズの運用支援のポイントおよび住民窓口の運用事例

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事例紹介

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