導入メリット

• 一括アウトソーシングによるワンソース・マルチアウトプット
• 特許技術を用いた検索の高速化、および高精度圧縮によるPDF帳票の生成
• 海外拠点を含むグローバルな帳票配信全般を一元化して、IT部門の運用管理を効率化
• 個人情報を含む預託データを高セキュリティ環境で安全に運用
• 内製していた帳票印刷〜発送業務をアウトソーシングすることで、人的リソースを最適化

機能

帳票運用の利便性を高める操作環境

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• ※WebBureau Standard

• ❶ グローバル対応　表示言語の切り替え

  メニューの表示言語を日本語／英語に切り替え表示が可能です。

• ❷ 検索条件・保存設定

  社外向けの請求書や支払い通知書、社内向けの売り上げ台紙など、帳票ごとに検索キーを最大10項目まで設定できます。

• ❸ 配信公開・停止

  請求書の発行側企業は、帳票の公開と停止を1件単位かつ任意のタイミングで制御できます。特定の条件に該当した帳票だけ一括で制御することもできます。

• ❹ 帳票明細データダウンロード

  PDF帳票だけではなく、CSVデータのダウンロードも行えます。これにより、取引先は自社の会計システムへデータを取り込み、消し込み作業など業務の効率化が図れます。

• ❺ 任意ファイル添付

  PDF帳票に紐付けて、企業ごとの指定伝票などWordやExcel形式のファイルを添付して社内外へ配信できます。

• ❻ 帳票一括ダウンロード

  選択した複数のPDF帳票をまとめて1つのPDFファイルとしてダウンロード、印刷が行えます。

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  ❼ FAX配信・管理

  紙・Webに加えてFAX配信にも対応しています。社内の利用者が送信ステータスの確認、再送信指示を行えるインターフェースを用意しました。

• ❽ PDF帳票セキュリティ

  ＜PDF 印刷可否＞＜PDF 編集可否＞＜PDF コピー可否＞について、ユーザーごとの制御が行えます。

セキュアな帳票運用を実現する管理機能

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• ※WebBureau Standard

• ❶ 利用者へのお知らせ機能

  公開範囲（全ての取引先や特定の取引先、社内ユーザー）や公開期間を指定して、社内外のユーザーへ定期メンテナンスや電子帳票の追加情報などをお知らせする機能です。ファイル添付や社外向けのお知らせ公開と同時に通知メールを配信することも可能です。

• ❷ 閲覧権限管理

  取引先および社内の利用者を一括して管理できます。アクセスログによる監視に加えて、部門責任者や業務担当者など、個人・グループごとに閲覧や検索などの操作権限を設定・管理することができます。

配信サポート機能

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  ● シングルサインオン
  ● 関連ファイル一覧表示
  ● 多言語ユーザー
  　インターフェース

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  ● PDF生成の特許技術
  　(高圧縮)
  ● PDFの印刷・編集制御
  ● PDF・CSV
  　ダウンロード

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  ● PDFパスワード
  　 埋め込み
  ● PDF以外のマルチ
  　ファイル配信

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  ● FAXサービス管理・
  　 再送信
  ● アクセスログ管理
  ● 公開コントロール

• ※WebBureau Standard

標準機能

• 1 利用者機能

  ＜基本機能＞
  ・ログイン
  ・パスワードリマインダー
  ・電子化同意
  ・お知らせ表示
  ・広告画像表示
  ・帳票の閲覧・検索
  ・帳票の一括PDF出力
  ・お問い合わせ
  ・パスワード変更
  ・メールアドレス変更
  
  ＜オプション機能＞
  ・明細CSVダウンロード
  ・一斉通知メール
  ・英語対応（※1）
  ・マルチファイル利用

• 2 管理者機能

  ＜帳票管理＞
  ・帳票別公開日の設定
  ・帳票の公開停止・公開
  ・帳票の承認
  ・FAX再送信（※2）
  
  ＜各種設定・管理＞
  ・お知らせの設定
  ・広告画像の設定
  ・操作履歴のダウンロード
  
  ＜取引先管理＞
  ・取引先情報の管理
  ・取引先情報の一括登録・削除
  
  ＜利用者管理＞
  ・カテゴリの管理
  ・グループの管理
  ・利用者の管理
  ・利用者の一括登録・削除
  ・取引先関連付けの一括登録・削除

• 3 初期設定

  帳票PDFセキュリティの設定
  ・パスワードポリシーの設定
  ・帳票の検索キー設定（※2）
  ・カテゴリの設定
  ・シングルサインオン（※2）
  ・ユーザーグループの操作権限の設定
  ・各種通知メールの文面設定
  ・電子化の同意文言の設定
  ・グローバルIPアドレス制御の設定
  ・FAX配信連携（※2）

• ※1 メニューのみ英語表示が可能です。
• ※2 オプション機能です。

オプション機能

• マルチファイル利用

  電子帳票の配信先へExcelやPDFなど任意のファイルを添付して送信できます。
  
  活用方法
  ・配信先の指定請求書をPDFで配信
  ・個別明細書をExcelで配信

• 英語対応

  画面の表示を日本語以外に英語表示に切り替えができます。
  
  
  活用方法
  ・海外拠点では英語表示で利用
  ・外国人の利用者向けに英語表示

• FAX配信

  FAXの一斉配信に対応。管理画面で送信実績の確認や再送信が可能です。
  
  活用方法
  ・PC環境のない配信先にFAXで配信

ラインアップモデル

• 【Advance】

  企業ごとのカスタマイズに対応する上級モデルです。

• 【Standard】

  多くの企業が必要とする機能を標準搭載。コストパフォーマンスに優れたパッケージモデルです。

• 【ASP】

  企業側で運用を行うASPモデル。数量の少ない帳票配信に活用いただけます。

• 【Ondemand】

  Web-APIでのシームレスなシステム連携に対応した、リアルタイム帳票配信サービスモデルです。

導入準備

オプションサービス：コンタクトセンター

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  「WebBureau」立ち上げ時においては、取引先よりPC・ブラウザの設定や操作に関する問い合わせが発生する可能性があります。弊社では、これまでのサポートで培ったノウハウを活かして汎用的なコールスクリプトをご用意しており、速やかな事務局の開設が行えます。

• ※WebBureau Standard

採用事例

帳票業務を段階的にアウトソーシング。紙帳票が必要な得意先への対応と、電子化によるコスト削減を並行して実現。
株式会社アシックスさま

背景

アシックスさまでは、段階的に帳票作成をトッパンフォームズにアウトソースしていましたが、帳票作成ソフトを使って自社作成する帳票も残っており、IT部門では帳票作成ソフトやWebブラウザのバージョンアップのたびにシステム検証を行うなど煩雑な業務が発生していました。そんな中帳票の電子化を進めることになりましたが、紙帳票でないと受け付けできないというケースもあり、必要に応じて紙帳票を残せることが必須条件でした。同一の帳票データを適宜、紙と電子に振り分けて並行運用できる点がポイントとなり、トッパンフォームズと帳票の電子化を進め、配信サービスをご採用いただいております。

ポイント

• 従来の紙帳票と同じ見た目のPDFやHTML、CSVなどのファイルを生成し、Web経由で配信
• 帳票の検索、閲覧履歴や操作履歴の確認など、業務の効率化を実現
• 目標を上回るペーパーレス化と郵送コストの削減

動作環境

各媒体での動作環境

PC

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カタログ

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  各種帳票の電子通知サービス 「WebBureau/ウェブビューロー」カタログ

  PDF形式/1.8 MB