【お客さまインタビュー】ジェイ・バス株式会社さま 「RPA Lab」のRPA研修を体験して分かった、すぐに業務に活かせる理由
日野自動車・いすゞ自動車向けのバスボデーの設計・製造を行っているバス製造会社、ジェイ・バス株式会社さま。
RPAの導入が決まり、各部担当者にはまったくプログラミング知識のない方、PC作業が苦手な方もいらっしゃる状況で、担当者がRPAを業務に活用できるようにするために模索される中、トッパンフォームズ（現 TOPPANエッジ）が展開する研修施設「RPA Lab」でのRPA研修をお選びいただきました。
「RPA Lab」での研修の一番のポイントは、実際にRPAに触れて課題を行う実践型であること。研修後すぐに業務に活かしたいというご希望通り、今では約50本のシナリオを運用されていらっしゃるそうです。
今回は、RPA導入から研修で求めることや重視していることをはじめ、「RPA Lab」での研修のご感想やご要望、現在の運用状況やこれからの展望について、RPA運用を取り仕切る経営企画部小松システムグループの石田 顕成さんにお話を伺いました。
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PCスキルの差を超えて、担当者全員がRPAを活用できるようにしたい
――RPAを本格導入するまでの経緯を教えてください。
関連会社がRPAを活用していたので、当社でも取り入れることがまず決まったんです。トップダウンにより、最初はRPAを知ることから始めよう…といった感じでした。
計画当初から、専門知識がある方がいいということで、システムグループの私が中心となって進めています。まだまだ私も勉強中なので、RPAに関する書籍を読んで、RPAへの知見を深めたり、関係会社より情報を入手したり、失敗しない運用方法を学んで社内環境を整えたりと、今も手探りで試行錯誤しています。
導入に当たってまず検討したのは、どのソリューションを導入するかということです。各部で選任しているので、業務上プログラミング知識がある人もいればPCが苦手な人もいて、もともとのスキルに大きな幅がありました。そこで重視したのは、「PCスキルがない人でも使いやすい」こと。実際にいくつかのソリューションを使ってみて、見た目にも分かりやすく、不慣れな人でも使いやすい「WinActor」を導入することに決めました。
――「RPA Lab」のWinActor研修を受けるまでの経緯を教えてください。
「WinActor」を導入してすぐに、導入ベンダーに40名ほどのRPA担当者全員が参加する初級研修を行ってもらいました。あくまで初級だったので「RPAとは」「画面マッチングとは」などの座学が多く、すぐ実務に活かせるとまではいきませんでした。研修内容の理解度に関しても、もともとの知識のある人とない人とでさらに大きく差が開いてしまった印象があったので、全員のRPA理解度をさらに深められる研修を探す必要があったんです。
そこで、インターネットで「WinActor」「研修」のキーワードで探したところ、いくつかの研修がヒットしたので、「プログラム知識のある人が退屈せずに学べること」「プログラム知識のない人がきちんと理解しながら学べること」「実務で実践できるレベルになること」を重視して絞り込みました。
トッパンフォームズの「RPA Lab」で行われていた「WinActor中級コース」は、実際にツールを操作しながら実践的な知識とテクニックが学べるハンズオンセミナーであることが魅力的でしたね。とはいえ、実際に研修を受けてみないと判断できないので、まずは業務でプログラムを担当している人、まったく知識のない人、私の3名で受講してみることにしました。
一人ひとりのペースに合わせた実践的な研修で、積極的に学べました
――「WinActor中級コース」を受講した感想はいかがでしたか？
他の受講者にも聞いてみましたが、課題内容や説明が分かりやすいという声は多かったですね。何より、課題に沿ってシナリオ作りを試すことができるのはやはり大きかったです。
実は、どの研修がいいかを体験して見極めるために、他社の研修も受けていたんです。別の研修でもハンズオン体験はあったのですが、一つ一つの課題を参加者全員で進めるスタイルだったので、先に課題を終えてしまうと待ち時間が出てしまい、そこが不満点でした。
しかし、「RPA Lab」の研修では、個人のスピードに合わせてどんどん課題を用意してくれるので、余裕な時間がないほどで（笑）。課題の内容も難易度が上がったり、RPA技術者検定の問題から抜粋したものだったりと多岐にわたるので、業務での実践に向けて「数をこなす」という研修内容はとてもありがたかった。
研修には講師の方と、技術者の方も同席してくださっていたので、質問がしやすい環境だったのも良かったです。知識のない人でも、質問をすれば丁寧に教えていただけたので、しっかり理解をしながら自分のペースで進められる。積極的に学びたいと考えている方にとっては、もともとのスキルを問わず成長できると思います。
あとは、課題で使った変数一覧など、資料がとても分かりやすい。シナリオが作りやすくなるための情報の見せ方が秀逸で、他社の研修と差異がとても顕著に表れていました。当社内での運用申請時に必要な提出資料のフォーマットも、研修でいただいた資料を参考に作成したんです。
――「WinActor中級コース」を受講後に、どんな変化がありましたか？
社内でRPA担当者がメッセージをやりとりする掲示板のようなものがあり、連絡や報告は密に行っています。私が「RPA Lab」で研修を受講した後に感想や評価などを書き込んだので、それを見た数名が同じ研修を受けて、さらにその人たちがメッセージを書き込んで…という流れで研修参加者はどんどん増えていて、今では20名ほどが受講させていただきました。
当社には本社・小松工場と宇都宮工場があり、RPA導入までは工場間での関わりはあまりなかったんです。RPA担当者レベルではありますが、“RPA”という共通の話題を通して、同じ工場内の他部署間だけでなく、他工場間でのコミュニケーションが深まっていますね。「WinActor中級コース」は研修が2日間で行われるので、研修で一緒になった他工場の人と飲みに行った…という話もありました（笑）。
すでに50本ものシナリオを作成し、RPAのメリットを体感中！
――研修での成果は実践できていますか？
最初に私が受講してから5カ月ほど経ち、今では全社合わせて約50本のシナリオを作っています。削減できた工数や経費などの具体的な数字はまだ出せていませんが、大幅に削減できたと絶賛している担当者もいるほどなんですよ。
私も総務部と連携して、役員のスケジュール管理に関わるシナリオを作りました。役員本人や秘書などが逐一手作業で登録していたので、時間がかかる上に内容が重複してしまうときもあったんです。シナリオ作成後はトラブルもなくなり、工数も下がったと聞いています。
ただ、実際の業務を前にすると、どんなシナリオが活用できるか分からない、シナリオを作り始めたが分からない点があったので途中で諦めてしまった、ということもあるようです。質問がくれば私もアドバイスするようにしていますが、内容がピンポイントすぎて分からなかったり、調べられなかったりする場合もあり、まだまだ課題が残ります。
ですが、研修前はよく分からないからという理由でソフトを開くこともなかった人が、研修後にはソフトを開く機会が増えたという話もあります。RPAを理解できるようになって、実践したい、活用したいという思いが強くなっているのは、大きな一歩ですよね。
――研修・実践を経て、さらにRPA研修で求めるものはなんでしょうか？
研修内容には満足しているので、先ほど言った実践中の課題を解消できたらうれしいですね。
例えば、どんな業務にどんなシナリオを活用して、どう成功したのかの事例集があればうれしいです。研修課題では「●●を使って●●のシナリオを作りなさい」というものが多く、自分の業務に当てはめるのが難しい。事例集があれば自分の業務に置き換えて想像できますし、実際に活用するアイデアが浮かびやすくなると思います。
そして、研修後でも分からないことがあれば簡単に質問できたらいいですよね。ベンダーの問い合わせサポートもあるのですが、返事がくるまでに約1週間のタイムラグがあるので、あまり活用できていないんです。
あとは、「繰り返し」「分岐」などのキーワードを学んだり、フローチャートで組んでみたりと、まったく知識がない人のために、初級編よりも手前の入門編があるとうれしいです。RPAに関われる人材の幅が広がり、多くの人に興味を持ってもらうきっかけになると思います。
自分自身もスキルアップして、業務改善と意識改革を進めていきたい
――これからの展望を教えてください。
「RPA Lab」で「WinActor上級コース」の募集が始まったので、私もぜひ参加したいですね。社内では登録処理や入力処理、自動メール配信などの業務でRPAをどんどん活用していければと考えていますが、個人的な課題は社内運用に関わる土台づくりです。
作ったシナリオをきちんと活用できるように、また作成者以外の人でもメンテナンスしやすくするために、設計書や資料などを用意して申請をするなど、RPAを十分に活用するためのルール作りを進めています。
また、RPA担当者が疑問や課題を話し合えるミーティングを定期的に開催したり、FAQやフォーラムを作ったり、やりたいことがたくさんあるんです。
RPA担当以外の社員にもRPAについてもっと興味を持ってもらう、各部署がワンチームとなって計画的にシナリオを作り業務改善を進める体制をつくるなど、社内の意識改革もこれから進めていきたい目標の一つです。
インタビューにご協力いただいた ジェイ・バス株式会社の石田さま（左）と、弊社担当営業の南（右）
研修を受け、実際にシナリオを作って業務に活かしてみて、RPAは本当にいいものだと思います。今後、RPAを必要な業務にしっかり活用できれば、工数や経費を削減できるという確信もあります。今はまだ学ぶこともたくさんありますし、さらなる活用に向けての準備も悩みながら進めていますが、大変だからこそ、とてもやりがいを感じています。
――ありがとうございました。
※ 所属・役職、本事例の内容は執筆当時のものです。
※ 研修センター「RPA Lab」は現在、TOPPANエッジビル 4Fにて研修センターとして運営しております。
※ トッパン・フォームズ株式会社は2023年4月1日付でTOPPANエッジ株式会社に社名変更いたしました。
2019.11.05
