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【社内事例】
得意先からの受注データのダウンロード作業を自動化

ジムレイバー
お客さまからの受注データのダウンロード作業をRPAを活用して自動化。
年間で約384時間の削減につながったトッパンフォームズの社内事例をご紹介します。
 
 
 
 

概要

今までお客さまが購買用Webサイトから発注したデータをCSV形式でダウンロードし、弊社システムに連携する業務を行っていました。運用フローでは毎日2回、定時に複数の発注データをダウンロードする必要があり、作業者の負荷になっていました。
 
そんな中、購買用Webサイトが変更となることになり、そのタイミングでRPAを活用した業務の自動化に取り組み、業務の効率化を図ることになりました。

作業内容と自動化による効果

Before
before

  • 1 回の作業時間は1 人当たり10 分。
    作業時間は月間で約32 時間、年間では約384 時間。
  • 固定の時刻に作業を行わなくてはならない。
  • データの数が多いだけでなく、毎日ダウンロードするデータと週次でダウンロードするデータがあり、煩雑。
  • 次の工程の稼働時刻が決まっており、作業時間に制限がある。

 
 
 
 
After
after

  • 作業時間はゼロに!
  • 細かな作業を自動で確実に実行でき、負担が大きく減少。
  • 定時の定例作業がなくなり、業務を柔軟に進められるように。
  • 残業時間もほぼゼロに!

 
 
 
 
 

担当者の声

ルーティンワークはRPA にお任せ!空いた時間でさらなる業務改善
(営業事務 谷口 美津子さん)
 
RPAは毎日正確に動いてくれ、本当に助かります。今ではルーティンワークはRPAに任せ、生まれた時間を、さらなる業務改善に当てています。
 
シナリオ作成では、「ザックリと太い幹を作り、細かい枝葉をつけていく」という流れを意識しています。想定外の動作があれば、修正の仮説を立て、検証を繰り返します。「シナリオを書く」というとカッコいいですが、心が折れそうになることもあります。部署の仲間や多くの方と関わりながら組み立てていき、うまくいったときはガッツポーズですね(笑)。
 
ロボット作成を通して、RPAは“魔法”ではなく、人が教えた通りにしか動かないことを実感しています。逆に言えば、正確に教えれば、その通りに動いてくれます。作業を整理し、見える化する過程には新たな発見があり、楽しいです。現在は部署登録や注文データのアップロード用のロボットを作成中。稼働に向けて頑張ります!

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