経理業務の代表的な悩みに請求書の封入・発送作業があります。手作業で封入・発送作業を行うには時間と手間がかかることはもちろん、封入ミスなどのリスクも伴います。こうした悩みを解決してくれるのが、自動で封入・発送準備までを行う封入封緘機(インサーター)。

今回はインサーターの特徴やメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。

封入封緘作業を人の手で行うことによる弊害

経理業務の悩みのひとつに、請求書の封入封緘作業に時間がかかるということがあります。手作業による封入封緘作業の弊害として、作業に時間を取られるため通常業務に支障をきたす・書類の入れ忘れや入れ間違いで取引先の信頼を失う可能性があることが挙げられます。

人の手による封入封緘作業によって、具体的にどのような弊害が生じるのかを詳しく解説します。

  • 人的コストがかかる上、通常業務に支障が出る可能性がある

    請求書の封入封緘作業自体は単純作業ですが、数百、数千と数が増えるごとに作業量が増大します。
    請求書に対する入金には期限があるため、決められた期限内に作業を完了しなければなりません。限られた時間ですべての処理を終えるためには、多くの人手が必要になるでしょう。

    経理業務には請求書の発送業務と並行して、日々の売り上げ管理や経費処理などの通常業務も存在します。業務を円滑に進めるためには、これらを同時に進めていかなくてはなりません。
    つまり、手作業で封入封緘作業を行うことで社員のリソースが奪われ、本来すべき通常業務に支障をきたす可能性もあるのです。また、こうしたことを防ぐために、時間外労働や一定数の人員確保などによって人的コストをかける必要が出てきます。

  • 書類の入れ忘れなどのヒューマンエラーが発生することもある

    人の手で行うと、書類の入れ忘れや入れ間違いといったヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。取引内容や金額など、企業の機密情報が記載された請求書が他社へ発送された場合、他社に取引情報が漏えいすることにつながり、場合によっては、取引先に多大な損害を与える危険性のある情報事故にもなりかねません。

    また、支払いに必要な書類を入れ忘れることによって支払い手続きが滞ると、取引先にも迷惑がかかります。こうしたヒューマンエラーが発生した場合、信用問題に発展する恐れも十分考えられるでしょう。

インサーターなら自動で封入封緘を行うので大幅な時短・コスト削減に

インサーターと呼ばれる封入封緘機は、請求書の封入封緘作業を自動で行う機械です。機械が自動で作業するため、作業時間や人的コストの大幅な削減が可能。一連の作業を機械が行うので、手作業による封入ミスを防ぐことができます。

また、封入封緘作業にかかる時間をほかの業務に充てることができるので、従業員が本来の業務に集中することができ、業務効率の向上にも役立ちます。

  • 封入封緘作業の一連の作業の自動化を実現

    インサーターの機能は以下の三つです。

  1. 書類を折る
  2. 封筒に入れる
  3. のり付けして封をする

請求書は三つ折りが一般的ですが、人の手できれいに折るには、手間をかけるか、数をこなしてある程度慣れていくといった時間的なコストがかかります。一方、インサーターであれば用紙のサイズに合わせて正確に折ることが可能なので、こうしたコストは不要です。また、一定のスピードで何枚も折ることができ、持ち運びしやすい卓上タイプから、高速で大量処理が可能な大型タイプまでさまざなタイプがあります。

  • 手作業による入れ忘れ・入れ間違いなどのヒューマンエラーを防止

    手作業で封入封緘作業を行う際に起こりがちな書類の入れ忘れや入れ間違いも、インサーターを利用すれば防止できます。インサーターは書類を一枚一枚正確に折ることが可能。さらに機種によっては、封入作業後の封筒の重さを計測したり、用紙に印字されたバーコードを機械で読み取ったりすることで、書類の入れ忘れなどを自動でチェックする機能が搭載されています。こうしたさまざまな機能を活用し、封入ミスを防ぐことができるのです。

  • 名寄せ機能のあるインサーターなら時短・コスト削減も可能

    機種によってはバーコード機能が搭載されているので、書類にあらかじめ顧客情報をバーコード印刷しておくと、機械がバーコードを読み取り、必要な書類を自動で仕分けして封入してくれます。この機能のことを「名寄せ機能」といいます。
    例えば、「A社宛ての明細書3枚」、「B社宛ての明細書2枚」といったようにそれぞれ封入物が異なるような場合でも、名寄せ機能を利用することで、それぞれの封筒に必要な書類を封入することが可能です。封入封緘作業の時短はもちろんのこと、安全性の向上も期待できます。

自社購入した方が良い?インサーター導入の注意点

インサーターの導入にはさまざまなメリットがありますが、一方で導入コストがかかる・設置場所を確保する必要があるなど、機種によっては注意が必要なことも。
実際にインサーターを導入する際のポイントを2点ご紹介します。

  • 初期費用がかかる

    インサーターには手軽な卓上サイズから高性能で高速処理が可能な大型モデルまで、さまざまなタイプがあります。導入時に買い取りとリースのどちらかを選択することができます。リースの場合、月々の契約料と保守費用で利用でき、不要になった際は契約期間が過ぎれば返却が可能です。

  • 大型インサーターは設置場所を確保する必要がある

    インサーターのサイズは卓上タイプで400×650mm程度と一般的な事務机の上でも設置可能です。高速処理が可能な大型インサーターになると、インサーター自体の大きさと作業スペースを併せて数メートル四方程度の専用の設置場所の確保が必要になります。

毎月の請求の発行数に応じて、最適なインサーターのタイプを選ぶことも大切ですが、状況によっては電子請求書システムやアウトソーシングの導入を検討することも視野に入れておくと良いでしょう。

電子請求書システムなら帳票作成から送付までを
ワンストップで実現

請求書などの面倒な封入・発送準備を自動で行う封入封緘機(インサーター)を利用することで、人的コストの削減や業務効率の向上が実現します。一方、インサーターの導入には初期費用がかかることや設置場所の確保が必要などのデメリットも。
電子請求書システムなら、請求書作成からデータ送付までをワンストップで行うため、面倒な封入・発送作業自体が不要です。ペーパーレス化が進む中、コスト削減・時短が可能な電子請求書システムを導入する企業は今後ますます増えるでしょう。

トッパンフォームズの請求書・各種帳票の電子通知サービス「WebBureau(ウェブビューロー)」は電子・紙の両方に対応。取引先の要望に合わせた請求書の発行が可能です。

また、トッパンフォームズでは卓上タイプから高速で大量処理が可能な大型タイプまで、さまざまなインサーターの紹介も可能です。参考:トッパンフォームズのインサーター(封入封緘機)

既存の封入・発送業務のボリュームに合わせて、インサーターと電子請求システムを上手に使い分けていくと、さらなる業務効率の実現も期待できるでしょう。

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  • 帳票業務の負荷を感じており、軽減したい
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