請求書の電子化は自社・取引先の双方にとって、コスト削減やスピーディーな決済が可能になるなど、さまざまなメリットがあります。ですが、取引先の受け入れ態勢が整っていない状態ではスムーズな運用が困難になることも。今回は、請求書電子化に伴う取引先への案内文の作成について解説。案内文の文例や、送付の際に注意したいポイントも併せて詳しくご紹介します。

取引先には文書での案内を

取引先から「請求書をFAXで送ってほしい」と依頼されたり、郵送が間に合わない場合にFAXで即座に送付したいと考えたりすることもあるのではないでしょうか。そこで気になるのが、FAXで請求書を送付することはマナー違反にならないのかということや、正しい送り方、送付後の原本の取り扱いなどについてです。

今回は、請求書をFAXで送付する際の正しい方法や注意点を詳しくご紹介します。また、FAXで送付した場合の原本の正しい取り扱い方法についてもご説明します。

請求書はFAXで送付しても問題はない

法律上、請求書の原本は一定期間保管しなければならないと決められており、紙であっても電子データであっても取引先へ請求書の原本を届ける必要があります。また、郵便法や信書便法において請求書は信書であると定められています。信書の送付は原則、郵送で行わなければなりません。つまり、紙で作成した請求書は基本的に原本を郵送することになります。

ですが、取引先から「事前に請求書の金額を確認したい」、「締め日に間に合わない」などの理由から請求書のFAX送付を依頼されるケースもあります。これらの要望に応じて、請求書をFAXで送付すること自体は問題ありません。

ただし、取引先からの要望がないにもかかわらず、自社の都合で請求書をFAXで送付することは、先方の考え方次第ではマナー違反と受け取られかねません。あくまで先方からFAXでの送付を求められた場合のみ対応するようにしましょう。

請求書をFAXで送付する際の注意点

請求書を送付する際には、請求書に送付状を添えて送付する・送付後の受け取り確認を行うなどの気遣いがあると丁寧で、印象も良いでしょう。また、FAXで送付する際にも請求書だけを送付してしまうと、受け取った側で誰宛てなのか分からず担当者へ届かないなど、事故のもとになりかねません。

こうしたトラブルにならないために、請求書をFAX送付する際の注意点について詳しく解説します。

送付状を作成する

送付状には記載しておくべき項目があります。
送付状に含める項目は以下の7項目です。

  1. 送付日時(自動印字されない場合)
  2. 送付先
  3. 発信元
  4. 連絡先(発信元と異なる場合)
  5. あいさつ文
  6. 送付書類名(請求書の件名)
  7. 送付枚数(送付状を含めた総枚数)
送付状の文例

〇〇年〇月〇日 〇〇:〇〇

FAX送付状




【送付先】
株式会社〇〇〇 △△△事業部 □□ □□様

【発信元】  
株式会社△△△ □□□事業部 〇〇 〇〇 TEL:0XX-XXX-XXXX FAX:0XX-XXX-XXXX


拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、下記の書類を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。

敬具




【記】



1.○月度 請求書      1通       
送付枚数 1通        2枚(送付状含め)




以上

送付状と請求書を送付する

送付状以外にも、送付エラーや、誤送付を防ぐためのポイントを3点ご紹介します。

  • 送付前に送付状・請求書に間違いがないか確認する
  • FAX番号に間違いがないか確認の上、送付する
  • 送付後、先方に届いているか確認の連絡をする

FAXで送付する際に最も注意するべきことが「誤送付」や「送付エラー」です。誤送付によって本来送るべき取引先とは異なる場所に請求書を送付してしまうということは、請求金額の確認や支払い手続きに大きな影響を与えることはもちろん、機密情報が他社へ流出することを意味しています。最悪の場合、先方が被った損害の補償を求められるなど、重大な責任問題にもつながりかねません。

こうしたトラブルの回避のためにも、FAXの送付の前には送付する請求書や送付状の内容が間違っていないか、FAX番号に間違いがないかを必ず確認します。作成者の確認だけでなく、他の社員に確認や読み合わせを依頼できるとより安心です。また、FAXの場合、送付エラーで先方にFAXが届かない可能性も考えられます。送付後は電話やメールなどで請求書を送付した旨の連絡をしておきましょう。

  • 請求書の原本を郵送する

    請求書の送付は、郵送もしくは電子データで行うのが基本的なルールです。まれに支払期日に間に合わない・事前に金額を確認したいなど、取引先の業務の関係上、早急に請求書が必要な場合のみFAXで請求書を送付します。

    この場合、手元に請求書の原本が残ってしまいます。FAXで請求書を送付した後は必ず、原本を取引先に郵送しましょう。請求書の原本を郵送する理由は、次の章で詳しくご紹介します。

FAX送付後の原本は郵送するのが一般的

FAX送付後の原本の取り扱いについて解説します。

  • 請求書の原本を郵送する

    請求書や納品書など証憑書類と呼ばれる書類は、法律上7年間の保管期間が義務付けられており、その際、保管の対象は証憑書類の原本でなければならないと定められています。そのため、FAX送付の有無にかかわらず、紙で作成した請求書の原本は取引先に郵送する必要があります。

  • FAXで送付、出力した請求書は原則、法的に原本として認められない

    請求書をFAXで送付した場合、取引先が受信データを保存するいわゆる複合機を使用していれば、取引先には複合機内に送付された電子データと紙に出力されたもの、最大2種類が手元に届きます。ただし、請求書の発行者が紙で作成した原本が存在する場合、出力された紙データは原本として法的に認められない可能性があります。ただし、複合機内に残された電子データは所定の条件を満たせば法的に原本と見なされます。

  • 拡大する

    法的に原本として認められるもの

    国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅰ通則【制度の概要等】の中で、帳簿書類などの取り扱い方法が紹介されています。

    出典:国税庁ホームページ 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅰ通則【制度の概要等】

この中の「電子帳簿法第4条(5条)による保存」によると、領収書や請求書などの書類を受領した側は、それをオリジナルの紙、またはスキャンした電子データで保存すると定められています。FAXでの送付の場合、受け取る側では、送付されたデータを即座に印字するタイプと複合機などのデバイス内にデータを保存した上で出力するタイプのいずれかで受領が可能です。

これらは、それぞれ法律上の取り扱いが異なってくるので、注意が必要になります。
国税庁の「「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」の一部改正について(法令解釈通達)」では、FAXで受け取った国税関係の書類の取り扱いについて以下のように定めています。(以下、引用)


(ファクシミリの取扱いについて)
7-8 ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送付側においては書面を読み取ることにより送付し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱うが、複合機等のファクシミリ機能を用いて、電磁的記録により送受信し、当該電磁的記録を保存する場合については、法第2条第5号に規定する電子取引に該当することから、規則第4条に規定する要件に従って当該電磁的記録の保存が必要となることに留意する。

引用:国税庁ホームページ 「電子帳簿保存法取り扱い通達の制定について」の一部改正について(法的解釈通達).pdf

この通達によると、送付データを印字するFAXの場合、書面による取引として取り扱うものの、複合機のFAX機能を利用した場合は、電子帳簿保存法第4条に従い電子データを保存しなければならないと定めています。

電子帳簿保存の対象である電子請求書なら即日送付が可能

請求金額の確認のために取引先から請求書のFAXを求められた場合、これに応じることは問題ありません。ですが法改正前はFAXで送付した請求書が法的に原本として認められていなかったため、FAXと別に原本を郵送するのが一般的でした。2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、FAXで受信した請求書の電子データや電子請求書のデータも正式な原本として認められることに。また現在、ペーパーレス化の推進で、多くの企業が従来の郵送やFAXから、電子データによってやりとりをする方向にかじを切り始めています。

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