経理担当者の頭の中には、お金を扱う部門が非効率的であったり、無駄なコストを使ったりしてはならない、という強い意識があるのではないでしょうか。ただし効率化のために本来必要とされる確認作業を省くなど、業務を簡素化し過ぎて間違いを起こすことは決して許されません。正確性を保ちながら、なおかつ効率的に業務を進めるにはどのようにすればよいのでしょうか? 

今回は、経理業務を効率化する最適な方法について検討してみました。

経理業務の効率化はなぜ必要か

企業活動においては全社的に効率化が求められるものかもしれませんが、中でも経理業務にはなぜ特に効率化が求められがちなのでしょうか? その理由のひとつには、経理業務が非常に多岐にわたっている点が挙げられます。

経理業務は、掛け金の管理や現金・預金管理、決算業務、資産管理、給与計算・年末調整、税務申告など内容が多いことに加えて正確性を求められるものでありながら、それが可能な担当者は限られています。特殊な知識が必要という点も担当者が限られる理由のひとつですが、冒頭でお話ししたように、お金を扱う部署が人件費でコスト高になってはならないという考え方もおそらくあることでしょう。このような理由から経理部門は、効率化を強く進めなくては業務がこなせないという事情を抱えているのです。また、経理部門の各メンバーが個々の業務の効率化が必要だと理解していても、経理業務はセキュリティに厳しくミスが許されないため、どうしても非効率になりがちという悩みも持っているはずです。

経理業務は効率化と正確性の両立という、二律背反ともいえる要求を会社から受けているのです。

プロフィットセンターとコストセンター

企業の組織は、大きく二つに分けられます。営業部門や製造部門、実店舗など、企業の中で売り上げや利益を上げる部門を総称する「プロフィットセンター」、経理を含むバックオフィスや利益を生み出さない部門を総称する「コストセンター」です。もちろんコストセンターがなければプロフィットセンターは成り立たず、お互いを支え合う関係ではあるのですが、一般的にはコストセンターの方がより効率化を求められがちです。

経理を含むバックオフィス部門はこのような要求に対し、今まではIT化(システム導入)で対応してきました。例えば、会計システムや経費精算システムの導入です。このようなIT化は効率化と正確性を両立させてきました。
経理業務のIT化については「経理業務のIT化で業務効率が劇的に向上する理由と導入方法」もご参照ください。

これに加えて、近年はDX推進によるペーパーレス化、さらなる電子化の求めもあり、業務のアウトソーシング(BPO)も視野に入ってきています。ちなみにビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)とは、ある業務プロセスを、一括して専門業者に外部委託することをいいます。

経理でアウトソーシングできる業務は?

  • それでは、経理でアウトソーシングできる業務にはどのようなものがあるのでしょうか? ここで確認しておきましょう。

  • 給与計算

    給与計算のアウトソーシングは、経理業務の中でも比較的一般的なものです。給与ベースの変更は基本的に年1回、あとは残業に関わるデータと賞与の評価に関わるデータさえ出せば、給与の振り込みまで一括で請け負うBPOサービスがあります。

  • 年末調整

    年末調整も経理にとっては荷が重い業務です。期限があることも負担となりますが、何より負担となるのは年末調整関係書類の回収と記載漏れのチェックなどでしょう。この回収とチェックだけは社内で行う必要がありますが、年末調整の計算、申請書類の作成については一括で請け負うBPOサービスがあります。

  • 会計帳簿作成、決算書作成

    多くの企業が、会計帳簿の作成や決算書の作成については、契約している税理士事務所や会計事務所に委託していると思います。このような定型書類の作成はアウトソーシングしやすいので、作成は外部に委託し、完成した書類の内容チェックに集中する方が効率は上がります。

  • 請求書発行

    請求書発行には、物理的コスト(紙、トナー、郵送費用など)と人件費(帳票作成、封入、発送)がかかります。請求書発行は、顧客の数が多くなると作成作業だけでなく物理的なコストも比例して増えていくので、積極的に効率化したい業務の一つです。また、このような定型的な作業に貴重な人材を割くことによってコア業務への影響も考えられるので、効率化のためにはアウトソーシングすることが必須な業務ともいえるでしょう。

上記のような業務はすべて期限が決まっており、月末や年末、年度末などに業務が集中してしまうものばかりです。限られた人数の中で効率的に、また正確に業務を進めていくためにもアウトソーシングの検討が必要です。

経理業務アウトソーシングのメリットとデメリット

では、経理業務のアウトソーシングには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか? デメリットはその対策も含めて確認しておきましょう。

メリット

  • 人員の有効活用
    アウトソーシングによって業務を一括で委託すれば、自社の限られた人員の有効活用につながります。今までその業務を担当していたメンバーの再配置が可能になり、部門内の定期的なローテーションも行えるようになります。
  • コスト削減
    請求書発行のアウトソーシングを行えば、物理的なコスト(紙代、トナー代、封筒代、郵送費用)を削減することができます。また、封入作業などの工数も削減できます。アウトソーシング化で経理担当者のテレワーク移行が推進されれば、さらに大きなコスト削減も見込めます。
    経理担当者のテレワークについては、「経理のテレワークを可能にするポイントを解説」もご参照ください。
  • 属人化防止
    各メンバーの業務量に余裕がなければ、異動や人員の再配置を行うことはできません。人員のローテーションができないと業務の属人化を招き、不正や管理不足による効率の低下が起きやすくなります。業務をアウトソーシングすれば人員のローテーションが可能になり、業務の属人化を防止することができます。
  • 業務の平準化
    バックオフィス業務のほとんどは、月末や年度末に集中しがちです。アウトソーシングでは、このような業務の偏りを心配する必要がありません。業務の月末集中によるコスト増(残業代、休日出勤費など)や、メンバーの退職、急な休暇などにも対応する必要がなくなります。
  • コア業務への集中
    優秀な人員は、本来であれば定型的な業務ではなくコア業務(その部門や担当が本来行うべき業務)に集中させたいものです。アウトソーシングによって定型的な業務を外部に委託すれば、メンバーはコア業務に集中することができます。
  • 不正防止
    先述の通り、業務の属人化は不正行為を助長する可能性があります。その原因の多くは第三者による管理不足ですが、業務を他社に委託することで業務工程が明らかになり不正防止につながります。

デメリット

  • コストがかかる
    アウトソーシングには委託費用がかかります。一見、社内の人員で作業すれば発生することのない委託費用は無駄に思えるかもしれません。ただし、アウトソーシングすることにより内部で削減できる物理的なコストと、目に見えない属人化防止や業務の平準化といったコスト削減効果なども考慮しなければなりません。アウトソーシングの利用時には、増えるコストと減るコストを総合して、トータルコストとして見るべきなのです。
  • 情報の流出リスク
    例えば請求書発行業務を委託するような場合、顧客名や請求項目、請求金額など、外部に漏らすことのできないデータを委託先に預けることになります。アウトソーシングする場合には、情報流出に関わるセキュリティ上の問題が常に存在していることを忘れないようにしましょう。このようなセキュリティに関わる問題に対処するには、実績が豊富で信頼できる会社に委託する、秘密保持契約を結ぶ、機密情報は極力出さない、などの方法があります。
  • 業務の一部が残ると非効率になる可能性
    以前のアウトソーシングは業務の一部を委託することが多かったのですが、業務内容によってはかえって非効率になる可能性があるため、現在ではBPOと呼ばれる一括委託が主流になりつつあります。アウトソーシングを行う場合には業務内容をよく検討し、一括委託か一部委託かを選択していきましょう。

まとめ:アウトソーシングの費用だけでなく
トータルコストで考える

アウトソーシングを検討する場合、やはり委託先に支払う費用が気になることでしょう。ただし目に見えるコストだけでなく、その業務を委託することによって削減が期待できる見えないコストに注目することが大切です。アウトソーシングを行う場合には、削減できる費用をトータルコストで考えることが重要です。

請求書発行のアウトソーシングについて詳しくは、下記eBookもご参照ください。

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