商品やサービスを顧客に販売したら、代金を請求し回収するのは企業活動として当たり前のことです。ところがこの請求業務はミスが許されず、請求データ作成後も印刷、封入、発送と手間がかかることから、月末になるとバックオフィスの業務を圧迫してしまいます。毎月必ず発生する請求業務を効率化するには、どのような方法があるのでしょうか？　

今回は請求書発行業務を非効率化させている要因と、その対策について解説していきます。

はじめに、請求書の発行業務を非効率なものにしている要因を整理してみましょう。

非効率だと思われる業務を効率化するには、業務フローの整理と自動化の可否判断が大切です。請求書発行業務を効率化するのであれば、以下のような手順で自動化を進めていきましょう。

請求書発行業務の大半を効率化できる自動化にも、盲点はあります。最後に自動化のデメリット確認とその対策を紹介しておきましょう。
請求書発行業務の前半は、先述のように既存システムとの連携で開発のための投資が発生する場合があります。ただし運用開始後は、まとまったランニングコストも必要なく効率的な業務継続が可能となります。問題は後半の工程です。

後半の自動化は専用機の導入によって一部効率化が可能になりますが、専用機のメンテナンスや長期運用後の更新、紙やインキ、封筒などの物理的コストは削減することができません。また機械操作や郵送など、一部の手作業が残ってしまうため、本当の意味での効率化にならない部分があります。このような自動化のデメリットともいえる問題の解消には、アウトソーシングが効果的です。

アウトソーシングは昔から使われてきた言葉ですが、現在は一般的なアウトソーシングとBPOという言葉を使い分ける傾向にあります。BPOとはBusiness Process Outsourcingの略で、アウトソーシングの一形態です。一般的なアウトソーシングは業務の一部を切り出して外部委託することがほとんどですが、BPOは業務の「あるプロセス」を丸ごと外部に委託するのが特徴です。

このような特徴から、請求書の発行工程では自動化と手作業が混在している後半が、BPOの利用に適した工程だといえるでしょう。ではBPOの活用には、どのようなメリットがあるのでしょうか？

ただし当然のことながら、BPOには業務委託の費用が発生します。業務委託の費用については、削減できるコスト（物理的なコスト削減効果と、効率化や人的リソース活用によるコスト抑制効果）のすべてを足し合わせ、比較・検討することが重要です。

業務効率化の第一歩は、無駄な工程の洗い出しと整理です。そのうえで、工程を工夫することで解決できること、自動化すべきこと、外部の力を借りた方が効率的なことを見極めます。BPOの利用は一見コストがかさむように見えるかもしれませんが、物理的なコストと人的なコスト、長い目で見た場合に低減できるコストを考慮し、トータルコストで判断することが大切です。

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