業務の効率化というと、真っ先に頭に浮かぶのは業務プロセスの自動化です。企業活動におけるコストのうち、高い割合を占める人件費をどこまで圧縮できるのか? どのプロセスを自動化すれば、人材を有効に活用できるのか? 経営効率の最適化が求められる企業にとっては、大きな問題です。

今回はバックオフィス業務の中でも、特に人手がかかる請求書発行について、自動化の方法やそのメリットとデメリットについて解説していきます。

請求書発行業務の自動化とは?

請求書発行業務の自動化とは、今まで手作業によって集計していた請求データ作成と、請求書印刷から発行までの工程を自動化することをいいます。

請求書発行業務の自動化では、請求書発行までの工程を二つのフェーズに分けて考える必要があります。多くの企業では、営業からの情報をもとに業務部門や経理部門が請求データを作成・確認し、印刷、封入、発送を行って毎月の請求書発行業務を完了させているはずです。今や企業で行われる業務の多くは電子化が進んでいますので、パソコンなどを使って請求データを作成するところまでを前半のフェーズ、実際に請求書を印刷して客先に届けるところまでを後半のフェーズに分けるのです。

請求書発行業務全体を効率化するには、工程の違う前半と後半をそれぞれ自動化する必要があります。

自動化するにはどのような方法があるか

前半の請求データの作成では、既存システムの連携が自動化の近道となります。
もし自社でSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)、そして何らかの販売管理システムを導入しているのであれば、データ連携で比較的簡単に請求データを作成することができます。売り上げデータ(販売データ)と請求データは密接に結び付いているので、データ連携にはAPI(アプリケーションからデータを引き出すソフト的な接点となる仕組み)を使います。

SFAやCRMのAPIと請求データを集計するシステム(ほとんどの場合は販売管理システム)との連携に開発費が必要になりますが、請求データをCSV形式などで出力することができれば前半の自動化は完了です。

  • 後半の自動化には、専用機の導入と請求書を電子化する方法がある

    請求書発行工程の後半は手作業が多いため、自動化することで物理的および人的なコストダウンが期待できます。後半の工程には請求書の印刷、封入、郵送などの工程がありますが、専用の印刷機や封入機器などを導入することで大半は自動化が可能です。問題は発送や投函など一部手作業が残る(半自動化にしかならない)ことと、機器のランニングコスト(紙代、インキ代など)やメンテナンス費用が永続的にかかることです。

    この問題点の解決には、後半の工程をそのまま電子化してしまう方法も考えられます。請求書発行を電子化すれば、印刷代や郵送費、封入コストの削減が可能になり、専用機器のランニングコストやメンテナンス費用も削減できます。

    このように一長一短がある請求書発行の自動化ですが、次章ではそのメリット・デメリットについて整理しておきましょう。

請求書業務自動化のメリット・デメリット

請求データ作成(前半)を自動化するメリット・デメリット

メリット

  • 既存のシステムを利用可能
    SFAやCRM、販売管理システムなどを導入済みであれば、APIを利用してシームレスに請求データを取得可能。効率的に後半の工程にデータをつなぐことができます。
  • ミス軽減が可能
    手計算や転記など、人手を介さないことによってケアレスミスが減り、ミスの軽減につながります。
  • コスト削減
    APIを使った連携システムを開発するコストは必要ですが、開発以降は最低限のランニングコストだけでよいので、長期的に見ればコスト削減となります。
  • データ作成のスピードアップ
    連携システムを開発することにより、手作業での集計に比べデータ作成のスピードアップが可能です。
  • 業務の平準化
    月末や年度末などに集中しがちな業務を平準化できるので、残業代や休日出勤手当などの人的コスト削減につながります。
  • コア業務への集中
    集計のような単純作業をシステムに任せることで、営業、バックオフィスともに、本来の業務(コア業務)への専念が可能になります。

デメリット

  • 開発費がかかる
    既存システムとAPIの接続のために、システム開発を行わねばなりません。そのための投資を計画しておく必要があるでしょう。
  • APIが用意されていない場合には費用が高くなる
    既存システムが古いと、APIが用意されていない場合があります。このような場合にはデータを取り出す工夫が別途必要になるので、システム開発の費用が膨らんでしまいます。
  • 導入教育が必要
    前半の工程と後半の工程をうまく連携させるには、ITに不慣れな人たちに対するケアが必要になります。今までと違うプロセスやデータ運用が必要になる場合は、システム導入前に教育研修などを計画しておきましょう。

請求書印刷~発送(後半)を自動化するメリット・デメリット

メリット

  • 効率アップ
    専用の印刷機器や封入機器などの導入により、今まで手で行っていた作業を半自動化し、効率化できます。
  • コスト削減
    請求書発行を電子化すれば、印刷代や郵送費、封入コストの削減も可能になります。
  • コストメリットの大きさ
    専用の機器を導入しなくても、請求書発行にはコピーのトナー代や紙代、郵送費用がかかります。顧客が数十件であればさほど負担を感じないかもしれませんが、これが数千件ともなると物理的なコストはもちろん、人件費もばかになりません。
    請求書発行工程の自動化は、コストメリットが大きいといえるでしょう。

デメリット

  • 専用の印刷機器や封入機器などの導入には資金が必要
    印刷や封入の専用機導入にはコストがかかります。またインキ代や紙代のほか、定期的にメンテナンスコストもかかります。長期にわたって利用すれば、機器の入れ替え(更新)も必要になるでしょう。
  • 電子化しても一部の手作業が残る可能性
    請求書の発行を電子化しても、郵送やFAXでの送付が必要な顧客は一定数残ります。こちらに手作業が残れば、かえって作業が煩雑になってしまう可能性があります。

このように、請求書発行工程の自動化にはメリットが多いものの、デメリットもあります。なお、特に後半の自動化におけるデメリット解消には、アウトソーシングが最適なので、以下にそのメリットを紹介しておきましょう。

請求書発行のアウトソーシングサービス

請求書の電子化や発送業務の効率化には、業務を一括して外部委託してしまうビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)が最適です。
請求書発行のBPOには以下のようなメリットがあります。

  • 請求書発行業務を一括してアウトソーシング可能
    請求書電子化のデメリットとして、一部の顧客が電子化以外の配送方法を希望した場合、かえって作業が煩雑化してしまうという問題がありました。請求書発行のBPOでは発行そのものを委託してしまうので、電子データの送付、紙での郵送、FAXでの送信と、状況に応じた請求書の発行方法が選べます。
  • 印刷代、紙代、郵送代、封入の手間などのコスト削減
    業務を一括でアウトソーシングするので、物理的コストや人件費などの削減が可能です。
  • 人件費削減
    BPOは基本的に、月末や年度末の繁忙期による影響を受けません。また、残業代や休日出勤手当のコスト増を考える必要もないので、人件費の管理が容易になります。
  • 人材の最適配置が可能
    メンバーの病欠や離職などによる作業負荷の増減を、気にする必要がなくなります。BPOによって効率化できた人員を別途再配置することができ、人員の最適配置と属人化の防止が可能になります。

まとめ:請求書発行の自動化はアウトソーシングとの組み合わせがおすすめ

業務の効率化は、一番手間(コスト)がかかっている工程を見極めることが大切です。請求書発行業務であれば、請求データの準備・作成より、印刷や封入、発送する工程に手間と物理的なコストがかかっていると思われます。請求書発行業務の自動化を進めるのであれば、請求データ作成の自動化と発送業務のアウトソーシングを組み合わせるのが一番のおすすめです。

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