請求書の発行は、大変手間のかかるものです。パソコンで作成し、印刷、封入、発送するまでの作業は、取引先が多ければ多いほど膨大な手間になります。このような人的コストと物理的なコストを削減するには、どうすればよいのでしょうか? 一番効率的な解決方法は発行作業をそのまま外注してしまうことですが、これにはメリットとデメリットがあります。

今回は請求書外注のメリットとデメリット、それを解決してくれるアウトソーシングサービスについて解説します。

手間とコストがかかる請求書発行

請求書の発行を紙で行っている場合、手間(工数)と物理的なコストが毎月かかります。顧客や請求書の発行枚数が数十件程度であれば手作業でもなんとか対応可能ですが、数百件を超える件数となれば、工数的にもコスト的にも決して効率が良いとはいえない状態になってしまいます。

手作業で行う請求書発行には、ほかにどのような問題があるのでしょうか? はじめに確認しておきましょう。

  • 請求書発行に工数と時間がかかる
    手作業で領収書発行を行う場合、一番コストがかかるのは大抵、担当者の人件費です。また、本来であればコア業務を任せたい人材が単純作業に手を取られ、業務時間を奪われてしまうのはとても非効率です。
  • 物理的なコストが毎月かかる
    請求書発行には、印刷費、封筒代、郵送費など物理的なコストがかかります。これは請求書の郵送先数に応じて毎月発生するコストです。
  • 月末などの作業量増でコストがかかる
    請求書の発行は通常、月末に集中します。このような作業の集中は残業や休日出勤につながり、人件費の増加につながります。
  • ミスがあれば手戻りでコストがかかる
    請求書の内容や宛先に誤りがあれば、修正の工数に加え、新規発行と同じコストが再度かかります。また再発行により客先の締め日を過ぎてしまえば、顧客に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。
  • 印刷や封入のための専用機にコストがかかる
    印刷や封入のために専用機を導入していれば、ランニングコスト(インキや紙)のほかに、導入コストとメンテナンス費用などがかかります。また長期にわたって使っていれば、やがて設備の寿命による入れ替えも発生します。
  • 働き方改革の妨げになる
    印刷した請求書は、上長や同僚などのチェックを経て押印され、封筒に入れられるのが一般的ですが、このような「紙文化」と「はんこ文化」は、バックオフィスの働き方改革を妨げるものだといわれています。承認を受けるためや押印をするためだけに出社していたのでは、テレワークも導入しにくいでしょう。
    このような働き方改革の遅れは離職率を高め、優秀な人材の採用にも影響を及ぼしかねません。
  • 問題の対策には外注の活用が有効

    このように手間のかかる請求書発行業務の負荷を軽減するには、外注(請求書発行代行サービス)に発行を委託することも対策となります。請求書の発行代行とは、自社に代わって請求書の印刷、封入、郵送などを請け負ってくれる外部委託サービスのことで、アウトソーシングサービスとも呼ばれます。次章では、そのメリット・デメリットについて見ていきます。

請求書発行アウトソーシングのメリット・デメリット

メリット

  • コスト削減
    業務全部や一部の場合もありますが、業務をそのままアウトソーシングしてしまうので人的コストと物理的なコストの削減になります。
  • 人材の最適配置、属人化防止
    それまで発行業務に従事していた人員を、ほかの業務で活用することができます。アウトソーシングは人材の有効活用に寄与するとともに、作業の属人化も防止します。
  • 業務負荷の不均衡を解消
    メンバーの離職や、病欠による人的リソースの変動に悩まされることがなくなります。また、月末や年度末における業務負荷の変動もなくなるため、作業の平準化が図れます。
  • 人的要因によるミスを軽減
    誤送付や内容のミスによる修正工数と、経費の無駄がなくなります。このような取引に関わるミスは、客先の信用も失いかねません。
  • 働き方改革の推進
    承認や押印、封入のためだけに出社する必要がなくなります。バックオフィスも他部署と同様にテレワークを導入し、働き方改革を実行できるようになります。
  • 設備費の節減
    印刷や封入封緘のための設備に費用がかからなくなります。専用の機械は投資金額がかさむことはもちろん、メンテナンスや設備の更新など、ランニングコストもかかります。業務のアウトソーシングを行えば、このようなコストは自社では不要となります。
  • ペーパーレス化への貢献
    DX推進が急がれるなかで、社内のペーパーレス化やデータの電子化は急務となっています。請求書発行業務のアウトソーシングは、社内のペーパーレス化にも貢献できます。
  • コア業務への集中
    請求書の発行業務は重要な仕事ではありますが、印刷や封入は単純な作業ともいえます。このような作業に貴重な人材を使うことは、人的リソースの有効活用とはいえないでしょう。
    単純な作業は外のリソースに任せ、社内のメンバーはコア業務(本来やるべき重要な仕事)に専念するべきなのです。

デメリット

  • 委託費用の発生
    アウトソーシングには、業務の委託費用が発生します。月々、もしくは年間を通して発生する費用として、予算計上しておく必要があります。
  • 対応範囲が限定される場合がある
    アウトソーシング先によっては、請求書の電子化が必須であったり、逆に郵送にしか対応していなかったりする場合があります。顧客の要望とアウトソーシング先のサービスがマッチしているか、確認しておく必要があります。
  • 自社システムと連携できない場合がある
    せっかく請求書の発行を委託できたとしても、自社のシステムからシームレスにデータを送れる環境がなければ効率は半減してしまいます。自社のシステムとアウトソーシング先のシステムが連携可能か、事前に確認しておきましょう。
  • セキュリティに問題を抱えている場合がある
    アウトソーシング先で直接請求書発行を行うのではなく、二次外注、三次外注に委託しているといったケースでは情報漏えいのリスクが高まります。請求書のデータ(情報)は、非常に機密性の高いデータです。このような情報の漏えいは客先の信頼を損なうことになるので、絶対に防がねばなりません。

請求書発行のアウトソーシングを適切に行うには

請求書発行のアウトソーシングにはいくつかのデメリットが考えられますが、以下のような対策をすることによってそのほとんどが解消可能です。

  • アウトソーシングの委託費用については、アウトソーシングによって削減できる顕在的なコスト(人的費用や物理的費用)と、潜在的に削減できるコスト(人員の再配置や業務負荷の平準化、トラブル対応時の効率など)に分けて、その効果を考える必要があります。アウトソーシングは、通常は顕在化しない問題に対してコストメリットがあります。
  • アウトソーシング先選択のポイントは、複数の送付方法に対応しているサービスを選ぶことです。電子帳簿保存法の改正によって、請求書を含む取引関係書類の電子化は一層進むことでしょう。ただし一定数、郵送やFAXでの送付を希望する顧客が残ることも考えられます。複数の送付方法に対応しているアウトソーシングサービスを選択しておけば、どのような状況でも対応可能です。
  • CSVやPDFなどの汎用的なファイルでのデータ交換や、APIでの連携ができるサービスを選んでおきましょう。特にWeb-APIなどで接続できるサービスを選んでおけば、自社のシステムも有効活用できます。
  • セキュリティ性を高めるために、一社ですべてのサービスを完結できるアウトソーシング先を選んでおきましょう。また顧客との取引実績が多く、セキュリティ面での評価が高いかどうかも選択のポイントです。

まとめ:請求書発行をアウトソーシングするなら実績を重視

手間のかかる請求書発行を外注するとなると、やはりコストが一番気になるところでしょう。ただし請求書に記載されている内容を考えれば、セキュリティ性の高さも重要な選択ポイントです。いくら費用が安くても、二次外注や三次外注を使っているアウトソーシングサービスの利用は避けるべきです。請求書発行をアウトソーシングするのであれば、一社でサービス内容を完結でき、多くの実績を持つ企業を選んでいきましょう。

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