国税関係帳簿などの電子データによる保存を認めた「電子帳簿保存法」が、2022年1月に施行されました。今回の改正では、税務署長による事前承認の廃止の他、電子データ保存の要件などが一部緩和されています。政府もDXのさらなる推進に向けて積極的に法律の改正を進めているわけですが、今回の改正のポイントはどこにあるのでしょうか?

本記事では、電子帳簿保存法の概要から主な施行規則の内容まで分かりやすく解説していきます。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税関係の「帳簿」や「書類」を電子データ(電磁的記録)で保存することを認める法律です。従来の法令上では、帳簿や書類は原則として紙で保存することが義務づけられてきました。

しかし、保管スペースや保存の手間がかかることから改善の要望が高まり、1998年に電子帳簿保存法が制定されました。制定の目的は、上記のような国税関係帳簿・書類の処理にかかる負担を軽減することでしたが、制定当初は適用要件が厳しく、普及が進まない状態でした。その後、徐々に要件緩和が繰り返され、多くの企業にとって実用的なものになりつつあります。

電子帳簿保存法と似た意味合いを持つものにe-文書法がありますが、e-文書法は保存が義務付けられている書類全般に関する法律で、電子帳簿保存法はこの中の「国税関係帳簿や書類」について定めている法律です。

請求書のデータ保存は法的に認められている

請求書を含む帳票書類の保管は従来、紙ベースで行われるものでした。ですが、2005年に施行された「e-文書法」では「法人税や会社法、商法、証券取引法などで保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書などは紙媒体以外の電子ファイル(電磁的記録)での保存を認める」と明記されました。
それまで、「システム上で電子データとして作成したデータ」に限定されていた電子ファイルでの保存が、例えば紙の請求書のスキャンデータでも認められるようになったのです。

これにより、従来のように膨大な数の紙の請求書を長年保管する必要がなくなりました。

電子帳簿保存法の対象となる文書の種類

上記のように電子帳簿保存法では対象となる文書が決められています。対象の文書は以下のように大きく三つに分かれます。

  • 国税関係帳簿

    仕訳帳や総勘定元帳、売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、賃金台帳、原価台帳などが国税関係帳簿に含まれます。

  • 国税関係書類

    国税関係書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」に分かれます。

    • 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など
    • 取引関係書類 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書、検収書など

    ※自己発行分および受領分を保存する必要あり

  • 電子取引

    電子取引とは、Webサイトから取引情報をダウンロードした場合や、取引先から請求書や領収書などの電子データをメールで授受した場合などが相当します。

    • 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など

    ※自己発行分および受領分を保存する必要あり

電子帳簿保存法の三つの区分

国税庁は電子帳簿保存法において、電子データによる保存の区分を三つに設定しています。それぞれがどのような意味合いなのかを、確認しておきましょう。

電子帳簿など保存

パソコンなどで電子的に作成した帳簿、書類をデータのまま保存する場合の区分です。帳簿とは、例えば市販の会計ソフトなどで電子的に作成した国税関係帳簿を指し、書類とは電子的に作成した国税関係書類(決算関係書類と取引関係書類)を指します。

国税に関わる国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存する場合、その記録が本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰もがいつでも確認できる「可視性の確保」が求められます。例えば真実性の確保では、「記録の訂正・削除を行った場合には、これらの事実内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること」、「通常の業務処理時間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること」などの要件があり、可視性の確保では「保存場所に電子計算機、プログラム、 ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できること」、「取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること」などの要件が設定されています。

これらの要件は、最も重要な書類に位置付けられる国税関係帳簿ではすべてを満たす必要があり、国税関係書類は一部の要件のみ適用となっています。

スキャナ保存

取引先から紙で受領した、または自ら作成した国税関係書類を画像データで保存する場合の区分です。画像データの取得方法は、スキャナーでスキャンする方法の他、スマートフォンやデジタルカメラで撮影して保存した画像データも認められます。

国税関係書類は、重要書類と一般書類に分けられます。

  • 重要書類:資金や物の流れに直結・連動する書類(契約書、請求書、納品書、領収書など)
  • 一般書類:資金や物の流れに直結・連動しない書類(注文書、検収書、見積書など)

スキャナ保存には11項目の要件が定められており、重要書類はすべてを、一般書類は要件の一部を満たすことが求められています。

電子取引保存

電子的に授受した取引情報をデータで保存する場合の区分です。電子取引とは、メールに添付されたファイルやWebを経由して取得したデータ、EDI(ネットワーク経由で発注書や納品書などの取引文書を交換すること)、ペーパーレスFAXなどを通じてやりとりされる電子データの取引を指します。

電子取引保存では保存に際して満たすべき要件が定められており、電子帳簿等保存同様、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要となります。真実性の確保では取引情報へのタイムスタンプの付与、訂正や削除を確認できるシステムの利用、可視性の確保では取引年月日や取引金額、取引先での検索ができるようになっていることなどがその主な要件です。

上記のような要件のもとに運用されてきた電子帳簿保存法ですが、2022年1月に一部要件の緩和を含む改正が施行されています。次章ではその施行規則について確認していきましょう。

2022年1月に施行された主な改正ポイントは?

2022年1月に施行された電子帳簿保存法では、一部要件の緩和が行われています。また逆に、経過措置が設けられているものの、2024年からは原則的にできなくなる要件もあります。最後に、改正電子帳簿保存法の主な改正ポイントを見ておきましょう。法令の改正は、前章で紹介した三つの区分ごとに行われています。

電子帳簿等保存の緩和要件

  • 税務署長の事前承認制度廃止

    従来、電子的に作成した国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存する場合には、事前に税務署長の承認(「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」の提出)が必要でしたが、この事前承認が廃止されました。

スキャナ保存の緩和要件

  • 税務署長の事前承認制度廃止

    スキャナ保存についても、電子帳簿等保存と同様に税務署長の事前承認(「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」の提出)が必要でしたが、今回の改正により廃止されました。

  • タイムスタンプ要件、検索要件などについての要件緩和

    書類などの受領者がサインし、3営業日以内にタイムスタンプを付与することが条件でしたが、サイン不要で最長「約2カ月とおおむね7営業日以内」にタイムスタンプを付与すればよいことに変更されました。検索の要件も「日付」、「取引金額」、「取引先」の3項目について検索可能とすればよいと緩和されています。

  • 適正事務処理要件廃止

    従来は「社内規定の整備」、「相互けん制」、「定期的な検査」などが定められており、スキャナ保存の事務処理要件を満たすため、複数人での管理体制構築や紙原本の長期保存(定期検査に対応するため)などが必要でした。このような要件はスキャナ保存利用の障害となっていましたが、今回の改正で廃止されました。

電子取引保存の緩和要件

  • タイムスタンプ要件、検索要件などについての要件緩和

    スキャナ保存と同様に、タイムスタンプ要件や検索要件などが緩和されています。

今回の改正で厳しくなったことは?

  • データはデータで保存。紙はデータか紙で。

    従来は、電子データで受け取った国税関係書類をプリントアウトして紙で保存することが認められていましたが、法令改正以降は紙で保存することが原則的にできなくなりました。2023年12月31日までは一定の要件下で出力書面での保存を認める経過措置はありますが、2024年からは認められなくなります。

  • 不正行為の罰則強化

    今回の改正では、不正行為(情報の隠蔽(いんぺい)や仮装)に対する罰則が強化されています。電子データの改ざん・隠蔽が発覚した場合には、通常課される重加算税に10%追加で加算されることになります。

まとめ:DX推進の第一歩はペーパーレス化!2024年の電子保存義務化に備えた対応を

DX推進の第一歩は、社内のペーパーレス化だといわれます。ただでさえバックオフィスは、紙とはんこの多い部門です。国が積極的に改正と浸透を進める電子帳簿保存法への適応は、DX推進やペーパーレス化への良い機会ではないでしょうか。

法律の施行規則をよく理解し、システムの導入なども視野に入れて2024年の電子保存義務化に備えていきましょう。

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