請求書や明細書は普段からよく耳にするものの、支払通知書についてはあまり聞いたことがないかもしれません。支払通知書の発行は義務になっておらず、また支払いをする側が発行するものだからかもしれません。ただし支払通知書は立派な取引関係書類で、受け取った場合も発行した場合も国税関係書類として保存しておく必要があります。

今回はあまり知られていない支払通知書の概要やメリット、請求書や明細書との違い、また電子帳簿保存法との関連についても解説していきます。

支払通知書とは?

支払通知書とは、企業間の取引において用いられる国税関係書類のひとつです。支払通知書には取引の日付や内容、支払金額、支払期日、支払先(振込先)などが記載されており、取引の代金を支払う企業側が発行します。支払通知書は請求書と同様に法的な効力を持っていますが、発行が義務付けられているものではありません。

それでは、なぜ代金を支払う側は支払通知書を発行するのでしょうか?

支払通知書発行のメリット

支払通知書を発行するメリットには、一般的に以下のようなことがあります。

  • 振込金額や期日、取引内容のミス(双方の思い違い)がなくなる

    支払通知書は、代金を受け取る企業側から請求書が発行される前のタイミングで、代金を支払う企業側が「この取引内容に関わる代金を、いつまでに、いくら、どこ(支払先)に支払います」と通知するものです。
    事前にこのような内容を通知しておけば、万が一間違いがあった場合、事前に代金を受け取る側から指摘などを受けることができます。
    支払通知書によって、代金の支払いが行われる前に双方の思い違いや間違いを未然に防ぐことができます。

  • 経理業務をスムーズに進められる

    上記のように、双方のミスを事前に防ぐことでお互いの経理業務をスムーズに進めることができるほか、余計なコストを発生させない効果もあります。支払金額や振込先が間違っていると、再度の確認作業や再振込の手間、振込手数料などがかかります。
    事前に確認作業ができれば、このような無駄がなくなります。

  • 請求書発行の必要が無い

    企業が事業に関わる何らかの支払いを行う場合には、取引内容を証明する書類(証憑書類)が必要となります。これは請求書に限定されているわけではないので、支払通知書で代替することが可能です。
    代金を支払う企業側が支払通知書を発行すれば、受け取った側は請求書発行の必要がなくなります。

請求書や明細書とはどう違う?

では支払通知書は、請求書や明細書とはどのように違うのでしょうか?ここで確認しておきましょう。

支払通知書とは、先述のように支払いが確定した取引の代金を支払う側が、支払先に支払う意思を通知するための書類です。一方請求書とは、商品やサービスを提供した側が、支払う責務(債務)を負った側へ取引の代金を支払うように請求する書類です。つまり支払通知書と請求書は、発行する側が違うということになります。

また明細書とは、商品やサービスを提供した側が発行する、提供した内容を細かく記載した書類です。これは一般的に、支払う意思を表したものでも支払いを請求するものでもありません。商品を買ったときに発行されるレシートなどもこれに含まれます。

  • 支払通知書の法的効力

    冒頭でも書いたように支払通知書は立派な取引関係書類(証憑書類)で、受け取った場合も発行した場合も国税関係書類として扱わねばなりません。支払通知書は、以下のような事項が記載されていれば、証憑書類として法的効力を持ちます。

  • 発行年月日
  • 発行企業名・連絡先
  • 宛先企業名・部署
  • 支払金額
  • 取引年月日
  • 取引内容や案件名
  • 消費税
  • (取引が複数なら必要に応じ)小計
  • 総合計

法的効力が認められた証憑書類は、国税関係書類として定められた期間の保存が義務付けられます。

電子帳簿保存法上で定められた保存期間は?

企業は所得税法や法人税法などの国税に関する法律により、帳簿や証憑書類などの国税関係帳簿書類を定められた期間保存する義務があります。支払通知書も先述のように、見積書や発注書、契約書、納品書、受領書、請求書、領収書などと同じ証憑書類のひとつです。
証憑書類とは、何らかの取引があったことを証明する書類のことで、取引をした双方がその内容に合意した証拠となるため、法律で保存期間が定められているのです。

国税庁は帳簿書類などの保存期間について、以下のように定めています。この保存期間に関しては、電子帳簿保存法でも同じ扱いとなっています。また支払通知書は、下記の「書類」に相当します。

  • 法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その「帳簿」と取引等に関して作成又は受領した「書類」を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならない
  • 帳簿には、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、「書類」には棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などが含まれる
  • 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で、災害損失欠損金額が生じた事業年度においては、10年間(平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間)となる

ここで注意が必要なのは、帳簿書類を保存する期間の数え方です。保存期間の起算点は確定申告書の提出期限の翌日となっていて、確定申告を提出した日ではありません。また証憑書類に記載された発行日や支払日などでもありません。あくまで、国税庁が定めた確定申告の期限(毎年3月15日付近)の【翌日】から計算を始めなければなりません。

また個人事業主(青色申告)については、「帳簿書類」、「決算書類」及び「現金預金の取引等に関係する証憑書類」については7年間、「その他の証憑書類」については5年間の保存が義務付けられています。また白色申告の場合は、収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿)については7年、任意帳簿や「決算に関して作成した棚卸表その他の書類」、「業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類」については5年と定められています。

まとめると、企業の場合は支払通知書を通常7年間、個人事業主の場合は5年間保管する必要があります。

  • 改正電子帳簿保存法で扱いはどう変わる?

    電子帳簿保存法は1998年の制定以来数度にわたって改正されていますが、直近の改正案施行は2022年の1月です。

  • 今回の改正で、支払通知書をはじめとする国税関係書類の扱いはどのように変わるのでしょうか?まず上記の保存期間についてですが、本改正で保存期間の変更はありません。今回の改正で大きく変わったのは、保存の方法です。

    従来は紙による保存が認められていた国税関係書類については、以下のように扱いが変わりました。

  • データはデータ、紙は紙かデータで保存し、容易に検索できるようにすること

    2022年1月1日以降、データで受け取った国税関係書類については、出力して紙で保存することが原則的にできない(一定の要件下では、2022年1月1日から2年間の電子取引情報について出力した書面での保存が認められる)。

    電子データ(PDFや画像ファイルなど、すべてのファイル形式に適用)をメールの添付で受け取った場合や、Web帳票発行システムなどを経由して受け取ったデータも、紙で出力して保存することは認められません。また、データは下記の検索要件を満たした状態で保管することが求められます。

  • データの発行者または保管者がタイムスタンプを付与している
  • 記録事項の訂正・削除履歴が確認できる、もしくは訂正・削除自体ができないシステムで送受信と保存を行う
  • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、規定に沿って運用されている

つまり、発行者側のタイムスタンプがなく、なおかつ履歴を残さずに訂正・削除ができる状態で送信されてきたデータの場合は、保管者がタイムスタンプを付与する必要があります。

なお、紙で受け取った国税関係書類については、従来通り紙か、データ化して保存することが義務付けられています。

  • タイムスタンプの付与と検索要件の設定

    検索要件のひとつである「タイムスタンプ」について、もう少し詳しく見ておきましょう。タイムスタンプとは、第三者の「時刻認証局」が発行した時刻情報とハッシュ値(元データから一定の計算手順により求められた不可逆な数値)によってデータの信頼性を確保する仕組みです。タイムスタンプは国税関係書類を発行する側が付与するか、保管する側が付与するかの方法がありますが、これにより特定の時刻にその電子データが存在していたことと、改ざんされていないことを証明できます。

    また検索要件は「日付」、「金額」、「取引先」を検索条件として正しく設定し、訂正または削除の事実などの確認が行えるようにしなければなりません。これは、税務職員による質問検査権の行使時(いわゆる税務調査)に必要になります。

支払通知書を受領した場合には、その形式(電子データか、紙か)によって定められた方法と期間で保管する必要があります。

まとめ:支払通知書は国税関係書類だと認識しよう

請求書や明細書ほど目にする頻度は高くないものの、支払通知書も国税関係書類です。受け取った場合には、法令に従い適切な保存方法で保管を行いましょう。

特に法令の改正直後は、改正された内容の周知が徹底されていない場合があります。国税関係書類の保管(保存)方法については、変更点についてバックオフィスのメンバー間でよく確認しておきましょう。

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