パソコンで作成して印刷、上長に金額を確認してもらってから社印を押して封入・郵送、と請求書を送るだけでどれだけの手間がかかるのでしょうか?いっそのこと送付だけでもメールに添付して手軽に、と考えるのは無理もないことです。

ですが、そもそも請求書はメールに添付して送っても問題はないのでしょうか?

今回は、請求書をメールで送る場合に気をつけたいことや、請求書の発行をアウトソーシングする方法などについて解説していきます。

そもそも請求書をメールで送るのは合法?違法?

請求書は見積書や発注書、契約書、領収書などと同じ証憑(しょうひょう)書類のひとつで、国税関係書類に分類されます。国税関係書類とは、決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表、買掛金台帳など)と取引書類(見積書、契約書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など)を合わせた国税に関わる書類の総称です。

これらの国税関係書類を、メール添付やWeb経由などで客先に送ること自体は違法ではありません。逆にこれらを紙で郵送するような手法は業務の非効率化にもなり得るので、メールの文例やファイル形式などのルールを作っておき、積極的に電子的手段での送付を利用していくべきでしょう。

ただし国税に関わる証憑書類の保管を含む扱いにはいくつかの注意点があるので、次章以降でそれについて確認していきます。

請求書をメールで送る場合に気をつけることは?

国税関係書類を電子データとして送る場合には、その証拠能力の保全に気を使う必要があります。例えば契約書を締結相手に送る場合には、電子契約システムのように内容の改ざんを防げるツールを使うようにする必要があります。

見積書や請求書の場合でも、電子印鑑のシステムを使って偽造に備えるなど、証拠能力の保全やセキュリティ性の向上に気をつけましょう。押印済みの紙の書類をスキャンしたり、無料の電子印鑑などをよく調べずに使ったりすると、証憑書類の証拠能力を低下させてしまう場合があります。電子契約や電子印鑑のシステムを使う場合には、その機能をよく確認しておきましょう。

また国税関係書類の保管に関しては、2022年1月に施行された電子帳簿保存法に対応しておく必要があります。

改正電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法とは、国税に関わる「帳簿」や「書類」を電子データ(電磁的記録)で保存することを認める法律です。従来、帳簿や書類は原則として紙で保存することが義務づけられてきましたが、保管するスペースや保存の手間がかかることから1998年に電子帳簿保存法が制定されました。

電子帳簿保存法はその後何度かの改正を経て使いやすいものになってきましたが、直近では2022年1月に改正法が施行され主に保存方法などが変更されました。請求書は国税関係書類なので、電子データで送ったり、受け取ったりした場合には改正された電子帳簿保存法の定めに従って保存する必要があります。

電子帳簿保存法は、請求書を電子データはもちろん、紙で送ったり受け取ったりした場合にも適用されます。原則的には、紙で受け取ったものは紙(原本)かデータで、データで受け取ったものはデータで保存することになっています。電子データで受け取った請求書を、プリントアウトして紙で保存することはできません(2023年12月31日までは、一定の要件下で出力書面での保存を認める経過措置あり)。

  • 紙をデータ化した場合には、タイムスタンプの付与と検索要件の設定が必要

    紙で請求書を受け取った場合には原本のままか、スキャナーで電子データ化して保存することになっていますが、この場合にはタイムスタンプを付与して保存しなければなりません。タイムスタンプとは、時刻認証局が発行した時刻情報とハッシュ値(元データから一定の計算手順により求められた不可逆な数値)によってデータの信頼性を確保する仕組みです。

    請求書を含む国税関係書類には、約2カ月とおおむね7営業日以内にこのタイムスタンプを付与する必要があります。また検索要件として「日付」、「取引金額」、「取引先」の3項目について検索可能としておくことも求められます。

  • 電子データでの保存には、真実性の確保と可視性の確保が必要

    紙ではなく電子データ化した請求書をメールに添付して送る場合には、先述のように送った側も受け取った側も電子帳簿保存法の定めに従って保存しなければなりません。これには、その記録が本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰もがいつでも確認できる「可視性の確保」が求められます。真実性の確保には「記録の訂正・削除を行った場合に、これらの事実内容を確認できる電子計算機処理システムの使用」、可視性の確保には「取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること」など、いくつかの要件が定められています。

    上記のように請求書をメールに添付して送る際には、送る側も受け取った側も電子帳簿保存法に則して保存する必要があり、手間がかかります。このような対応には、専用のシステムを活用した方が効率的ではないでしょうか。

電子請求書システムを使って請求書を送る

電子帳簿保存法に対応している電子請求書システムを導入すれば、以下のようなメリットがあります。

  • 印刷、紙、郵送、封入などのコスト削減
    今まで必要だった印刷代や紙代、封筒代、郵送代、封入に関わる手間やコストを、カットすることができます。これらの効率化により、従業員の最適配置も可能になります。
  • セキュリティ性が高い
    請求書や各種帳票は基本的に暗号化されて送られ、受け取った側が閲覧するためにはIDやパスワードが必要になります。紙での送付に比べ、格段にセキュリティ性が高いといえるでしょう。
  • 修正、再発行が容易
    万が一記載事項に間違いがあったとしても、修正と再発行が容易にできます。紙のように再発行に数日かかったり、再送付によって遅延が発生したりすることがありません。
  • 請求書到着までのタイムラグなし
    郵便法が改正され、2021年10月から「お届け日数の繰り下げ」が実施されています。改正前に比べ、平日はどの曜日でも1~3日程度の遅延が発生することになったのです。今まで以上に取引先の締め日を意識して請求書の発行を行う必要があるのですが、請求書の電子化を行えばこのようなタイムラグは気にする必要がなくなります。システム上で発行すれば、即日取引先に請求書が届きます。
  • 社内のペーパーレス化推進
    経理部をはじめとするバックオフィスには、いまだに根強く「紙文化」と「はんこ文化」が残っている場合があります。これらは積極的な推進が必要といわれているDX化を阻害するだけでなく、働き方改革やテレワーク導入の障害にもなっています。請求書をはじめとする帳票類の電子化は、社内のペーパーレス化を推進するとともに、多様な働き方やDXを推進させます。
  • クラウドのシステムならテレワークも可能
    クラウドでの運用に対応したシステムを導入すれば、請求書の作成から配信、保存まですべてWeb上で行うことができます。今まではテレワークの難しかったバックオフィス部門でも、多様な働き方が可能になります。
    ただし企業によって事情は違うため、電子データでの配信を望まない取引先が残る可能性もあります。電子請求書システムの導入時には、電子化以外に紙やFAXでの配送にも対応しているアウトソーシング先を選ぶ必要があるでしょう。

まとめ:デジタルだけでなくアナログにも対応していることが大切

ペーパーレス化を推進することは、現在の時流に沿った施策といえるでしょう。現に政府も電子帳簿保存法を整備(改正)して、国税関係書類の電子データ化に積極的な対応を行っています。請求書の作成や送付も電子化すればとても便利ですが、まだ一定数、紙での送付を希望する取引先も残ってしまいます。電子請求書システムの導入を検討するなら、デジタル(電子データの送付)だけでなくアナログ(紙やFAXでの送付)に対応しているシステムを選択することが大切です。

トッパンフォームズが提供する請求書・各種帳票の電子通知サービス「WebBureau(ウェブビューロー)」であれば、紙とデジタル、どちらの請求書も一元管理と配信(配送)が可能です。各種帳票発行のアウトソーシングをご検討中であれば、ぜひ一度WebBureauのサービスサイトをご覧ください。

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