請求書の電子化は自社・取引先の双方にとって、コスト削減やスピーディーな決済が可能になるなど、さまざまなメリットがあります。ですが、取引先の受け入れ態勢が整っていない状態ではスムーズな運用が困難になることも。今回は、請求書電子化に伴う取引先への案内文の作成について解説。案内文の文例や、送付の際に注意したいポイントも併せて詳しくご紹介します。

取引先には文書での案内を

請求書の電子化に当たっては、事前に取引先の了承を得る必要があります。既に経理システムの電子化を行っている場合もあれば、システムの導入を進めている最中や導入の検討段階の場合もあるといったように、取引先の状況はさまざまです。そのため、場合によっては自社が電子化を開始してしまった後に対応してもらえないケースも十分に考えられます。スムーズな移行のためにも、あらかじめ電子化を行う旨を取引先に伝えておきましょう。

その際に注意したいのが、案内の方法です。口頭では、関係者に伝わらない・開始時期が誤って伝わるなど、トラブルに発展する可能性も低くありません。必ず、文書またはメールなど記録に残る方法を取るようにしましょう。

請求書電子化の了承を得る際のポイント

取引先への案内文には、電子化によって先方が得られるメリットや電子化の理由を明確に記載すると了承が得られやすくなります。

  • 請求書の電子化で取引先が得られるメリット

    請求書を電子化することで自社のコストが削減できるだけでなく、取引先の事務処理が格段に速くなるなど、双方にとってさまざまなメリットが得られます。

    取引先のメリットとして以下の4点が挙げられます。

  1. 開封作業が不要になる
  2. 担当部署への共有が容易になる
  3. 発行から受領までのタイムラグがなくなる
  4. 保管のための場所や手間が不要になる
  • 電子化の理由を明確に記載する

    案内文には電子化の理由を明確に記載しましょう。理由には、電子化が社会全体の動きによるものであることを記載しておくことをおすすめします。

    2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」に伴い、多くの企業が電子化に力を入れています。こうした電子化の動きが加速していることを案内文に記載することで、取引先でも「社会の動きのひとつとして、電子化が必要である」という認識が生まれ、了承を得やすくなるケースが多いでしょう。

案内文の文例と作成時の注意点

請求書電子化の案内文の具体的な作成例と、作成時の注意点を詳しく解説します。

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    案内状イメージ

    案内文の文例

    案内文に含める内容は以下の5項目です。

    1. 時候のあいさつ
    2. 電子化による双方のメリット
    3. 請求書を電子化する旨
    4. システムの説明
    5. 問い合わせ先


    案内文を作成する際は、電子化する理由や取引先にとってのメリットを明記する以外に、送付の流れ、内容確認の方法といったシステムの説明や、電子化についての問い合わせ窓口を記載しましょう。
    また、電子請求書の利用開始日も記載しておくようにしましょう。

文例

〇月〇日
株式会社〇〇



請求書電子化のご案内



拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

昨今の企業における環境保護に対する取り組みやテレワークへの対応の重要性が高まる中、弊社では「ペーパーレス化」「お客さまへの請求金額のご案内の迅速化」を目指し、お客さまへの請求書の発行を電子請求書システムにて実施させていただくことになりました。
大変、お手数をお掛けいたしますがなにとぞご理解を賜りますようよろしくお願い申し上げます。


敬具



【記】


・ご利用開始日 
 ○○年〇月度締め請求分より、電子請求書への切り替えを予定しております。

・概要 
 お客さまにてインターネット上で、請求情報を簡単にご確認いただけるサービスです。
 従来の郵送と比較し、請求書の到着が1~2日程度早まる見込みです。
ご案内内容につきましてご不明点、ご質問、また請求書郵送のご要望などございましたら、お手数をおかけいたしますが、以下担当までご連絡をお願いいたします。



【問い合わせ先】
TEL:○〇-〇〇〇-〇〇〇 Mail:〇〇@〇〇〇.jp
株式会社〇〇 〇〇事業部:担当〇〇

案内文作成時の注意点

請求書の電子化を進める際には、取引先への案内文送付以外にも取り組むべきことがあります。
具体的な取り組みとして以下のことが挙げられます。

  • 電子請求書送付に対して取引先の同意を得られる仕組みを作る
  • 取引先からの問い合わせには丁寧に対応する
  • 取引先の業務ルールによっては従来通り紙の請求書で対応する

それぞれの取り組みについて詳しく解説します。

  • 電子請求書送付に対して取引先の同意が得られる仕組みを作る

    請求書の電子化には自社のシステムだけでなく、取引先のシステム整備も必要になります。電子化を開始する際は、事前に開始時期を案内するといったように、取引先が受け入れ環境を整えられる時間を設けましょう。

    その際、PDF形式や指定伝票のフォーマットに合った形式のファイルなど、取引先の希望に合ったシステムに対応が可能なことを記載しておくといったように、先方の同意が得やすい仕組み作りをしておくとスムーズに電子化が開始できます。

  • 取引先からの問い合わせには丁寧に対応

    電子化の案内をすれば、さまざまな取引先からの問い合わせが数多く寄せられます。特に、2022年に施行された「改正電子帳簿保存法」に関わる法的な質問が寄せられることが考えられます。中でも「電子請求書の保管方法」「電子請求書を印刷した場合、税務監査に対応するのか」などの質問は多く寄せられるでしょう。

    こうしたさまざまな質問には、一つ一つ確認の上、丁寧に対応するようにしましょう。

  • 取引先の業務ルールによっては従来通り紙の請求書で対応する

    取引先によっては業務ルール上、郵送またはFAXでしか対応できないとの回答を寄せられることもあるでしょう。

    自社の指定請求書を使用している・紙の請求での処理を業務規定として定めている・システムの利用制限があるなどの場合、取引先の了承を得ることができません。こうした取引先に対しては、従来通り、紙の請求書で対応を行う必要があります。

まとめ:事前の案内文の送付で請求書の電子化をスムーズに

請求書電子化は自社・取引先の双方にとって、コスト削減や業務効率の向上などのメリットがあります。ですが、システムの導入をはじめ、取引先での業務ルールの整備も必要になります。そのため事前に電子化についての案内文を送付し、取引先の了承を得ることは非常に重要といえるでしょう。

トッパンフォームズの「WebBureau(ウェブビューロー)」は、請求情報を含むCSVデータなどのテキストデータをアップロードすることで自動的にPDFの生成が可能です。PDFの他にも取引先ごとにCSVファイルを送信できるので、CSVを活用して後続のシステムに取り込むこともできます。

また、電子請求書以外にも紙での請求書発行やFAX配信にも対応。さまざまな取引先の要望に応じた請求書の発行がスムーズに行えます。さらにトッパンフォームズであれば、自社のスムーズな電子化の運用に欠かせない案内文も一括で印刷・郵送が可能。案内文とともにサービスURLとユーザーごとのIDとパスワードを記載し圧着ハガキで郵送するので、機密情報の漏えいも心配ありません。

こうしたサービスを積極的に利用し、取引先に配慮した仕組み作りを行いましょう。

紙とデジタル、どちらの請求書も⼀元管理・配信可能にする
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