2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係帳簿・書類の扱い方が大きく変化しています。
DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進が急がれる中で、バックオフィスのペーパーレス化やアナログ業務のデジタル化は、もはや「待ったなし」の状況なのです。バックオフィスで扱う書類にはさまざまなものがありますが、取引先とのやりとりが発生する請求書は、どのように電子化すればよいのでしょうか? 

今回は、電子請求書システムの概要から導入のメリット、選び方のポイントを解説していきます。

電子請求書システムとは?

電子請求書システムとは、請求書を電子データ(PDFやCSV形式などのコンピューターで扱えるデータ)に変換し、取引先に送ることができるシステムです。電子データ化することで、従来のように紙のまま保存していた請求書を、発送側、取引先ともに電子データとして保存・管理ができるようになります。近年、このような電子請求書システムはクラウド型(SaaS)での提供が多く、導入すれば保管も含めて請求書のペーパーレス化が実現します。

電子請求書システム導入の目的は、DX対応やテレワークへの対応、コスト削減と業務の効率化などです。次章では、電子請求書システムを導入した際の発送側のメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

電子請求書システム導入のメリットとデメリット

メリット

  • DX化、ペーパーレス化推進
    ペーパーレス化や書類の電子化は、DX化の第一歩だといわれます。紙のままの情報は扱いにくく、ボトルネックとなって作業効率が低下してしまうからです。また、紙の情報は紛失や偽造の恐れもあり、重要な情報の保管には向きません。電子化によるペーパーレス化の推進は、あらゆる意味で企業全体のDX化に寄与することでしょう。
  • 印刷、紙、郵送、封入などのコストとアナログ的作業の削減
    目に見える電子化の一番の効果が、コスト削減です。紙の請求書を電子化することで、紙代や印刷代、封筒代や郵送代を節約することができます。一つひとつは少ない金額でも、多くの取引先に毎月送るとなれば無視できない金額となります。また封入を含め、このような作業を人手で行うことはとても非効率です。DX化推進のためには、このようなアナログ的作業も削減していく必要があります。
  • 過去データの検索が容易
    請求書を電子データ化することで、請求書の検索がしやすくなります。取引先や請求月などが分かれば、今までのように分厚いファイルを持ち出さなくても目的の請求書がすぐに見つかります。また、電子化は紙媒体保管の費用も削減してくれます。
  • 修正、再発行が容易
    もし誤った請求書を発行した場合でも、簡単に修正や再発行ができます。修正してから再印刷、封入、発送という、今までのような工程をやり直さずにすみます。最初の発行はもちろん、再発行をスピーディーにできることは、取引先にとっても大きなメリットです。
  • 作業効率化、人件費削減
    作業のスピーディーさや郵送によるタイムラグがないことは、作業の月末集中による残業代や休日出勤代の節減に寄与します。また全体的な作業の効率化により、人員の異動を含む最適配置やコア業務への集中が可能になるメリットもあります。
  • テレワークが可能に。働き方改革にも寄与
    クラウドで利用可能な電子請求書システムを導入すれば、請求書発行のためだけに出社する必要はありません。請求データの入力から請求書の発行まで、すべてクラウド上で行うことができるからです。一般的なクラウドシステムなら場所を問わずに利用できるので、必要に応じて自宅やサテライトオフィスからのテレワークが可能になります。このような業務の柔軟性は働き方改革の推進にも役立ち、貴重な人材の確保にもメリットがあります。
  • 高いセキュリティ性、誤封入のリスクも低減
    導入するシステムにもよりますが、取引先に送る請求書データは通常暗号化され、閲覧やダウンロードをするためにはパスワードが必要となります。請求情報が第三者に漏えいする可能性は、紙に比べて格段に低くなります。また手作業での封入に比べ、誤封入や誤送付のリスクも低減されます。

デメリット

  • システムの導入・運用に費用がかかる
    電子請求書システムの導入と運用には費用がかかります。一般的なクラウド型システムであれば初期費用と毎月のシステム利用料(ライセンス費用)ですみますが、オンプレミス型(自社サーバーにソフトウエアをインストールして運用する方法)のシステムの場合、初期費用(開発費がかかる場合もある)とライセンス費用のほかに、自社サーバーの運用に関わる費用と管理者ほかの人件費も予算に入れておく必要があります。
  • ITシステムの利用に慣れていない従業員へのケアが必要
    電子請求書システムを利用するすべての人たちが、ITに詳しいわけではありません。このようなITシステムに不慣れな従業員に対しては、導入教育や問い合わせ窓口を設置するなどのケアが必要となります。また、初心者にも分かりやすいインターフェース(画面構成や操作性)を持ったシステムを導入するのも大切なことです。
  • 郵送の取引先が一定数残り、作業が複雑化する
    自社が電子請求書システムの導入を決めたとしても、取引先の全てが電子請求書での取引を認めてくれるとは限りません。従来どおり、紙の請求書の郵送を希望する取引先が、一定数残ることも考えられます。このような場合には郵送に電子化が加わることで、業務がさらに複雑化することになってしまいます。

電子請求書システム選定のポイント

それでは最後に、電子請求書システム選定のポイントを見ていきましょう。上記で挙げたメリットを持っていることはもちろんですが、一番にチェックすべきポイントはデメリットを解消できる機能を持っているかどうかです。

  • クラウドでの利用に対応しているか

    クラウド型システムを導入すれば、テレワークの推進や働き方改革に寄与することはもちろんですが、費用の面でも大きなメリットがあります。稼働までの期間が短く、費用も抑えることができるクラウド型(SaaS)で提供されているかどうかを、まずチェックしましょう。

  • 請求書の送付方法は複数あるか

    電子化だけに対応したシステムでは、すべての取引先が電子化に応じないと業務がかえって複雑化してしまいます。電子化、郵送などに対応しているソリューションかどうかも選択のポイントです。

  • アウトソーシングが可能か

    上記のような業務の複雑化に対応するためには、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)サービスを選ぶのも選択肢のひとつです。請求データを送れば、電子請求書の送付、紙での郵送などを指定に応じて実行してくれます。
    このようなBPOサービスは、人材不足や社内の業務効率化対策としても有効です。

  • 改正電子帳簿保存法に対応しているか

    2022年1月から改正電子帳簿保存法(電帳法)が施行となり、国税関係帳簿・書類の扱い方が変更(一部緩和)されています。
    電子請求書システム選択の際には、新しい電帳法に対応しているかどうかもチェックしておきましょう。

  • セキュリティ性は高いか

    一般的な電子請求書システムは、暗号化やパスワードなどを用いてセキュアな運用ができるようになっていますが、例えば郵送を含むBPOサービスの場合、郵送のほかにセキュリティ便も扱えるのかといったチェックも怠らないようにしましょう。

まとめ:請求書の電子化には取引先の協力が必須

電子請求書システムの導入は、自社の事情だけでは進められません。取引先が対応してくれなければ、相変わらずアナログ的業務(人手による封入や発送)が残ってしまうことになるからです。このようなアナログ業務は、少量なら自社対応できるかもしれません。しかし数量が多くなれば、誤封入・誤発送のリスクを避け切れません。DX推進と業務効率化のために導入したシステムが、かえって非効率を生む結果になっては本末転倒です。
このような問題に対応するためにも、電子請求書システムはアウトソーシングの可否と費用対効果で選んでいくようにしましょう。

トッパンフォームズの提供する「WebBureau(ウェブビューロー)」であれば、請求書のWeb通知(電子データ送信)はもちろん、従来の紙での発行やFAXでの送信にも対応したアウトソーシングが可能です。今まで内製していた帳票印刷から発送業務まで一括してアウトソーシングすることで、人的リソースを最適化できます。

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