企業のDX化が急がれる中、バックオフィスにありがちな、旧態依然とした「紙文化」と「はんこ文化」にも改革の波が押し寄せています。2022年1月には法律の要件が緩和され、請求書の電子データ化・保管などが、よりやりやすいものになりました。今回の改正で、請求書の保管方法・期間などにはどのような変化があったのでしょうか? 

今回は法改正の概要や保管方法の変更点、注意すべきポイントなどについて解説していきます。

電子帳簿保存法の改正

2022年1月、改正電子帳簿保存法(以下、改正電帳法)が施行されました。もともと電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書、請求書などの国税関係帳簿・書類の処理に掛かる負担を軽減するため、電子データによる保存を認めた法律です。今回の改正では、この旧電子帳簿保存法で定められていた要件のうち一部が緩和され、電子データの保存がよりやりやすくなっています。

ここでは、その主な改正点について確認していきましょう。

電子帳簿等保存

  • 税務署長の事前承認制度廃止

    改正電帳法施行前は、電子帳簿の保存を行うためには税務署長などの事前承認を得ることが必要でした。

    電子データの保存を行うためには、事前に「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」を提出し、承認を受ける必要があったのです。また、紙で受け取った請求書をスキャナーにより電子データ化して保存するためには、上記の申請とは別に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」も提出する必要がありました。今回の改正では、これらの手続きが廃止されています。

    ただし電子帳簿保存法の改正前に受領した重要書類(契約書や納品書、請求書、領収書など)をスキャナー保存するためには、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書(過去分重要書類)」の申請が必要です。

  • 電子帳簿等保存の要件緩和

    電子保存には大きく分けて3つの方法がありますが、以下それぞれに保存の要件が緩和されています。

  • 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存
    パソコンなどで対象となるデータを自己が作成し、電子保存を行う場合。見積書や請求書、契約書などが該当します。
  • 国税関係帳簿書類をスキャナーで読み取る電子保存
    対象となる書類を相手から紙で受領し、スキャナーで取り込んで電子保存する場合。相手から受け取った紙の見積書や請求書、領収書、契約書などが該当します。
  • 電子取引の取引情報の電子保存
    インターネットなどを通じて取引したデータを電子保存する場合。EDI(電子データ交換)やクラウドサービス、電子メールなどによる受注・発注・請求などの取引データが該当します。

スキャナー保存に関する改正

  • 税務署長の事前承認制度廃止

    上記のとおり、税務署長の事前承認制度は廃止されました。

    タイムスタンプ要件、検索要件などについての要件緩和

    スキャナー保存は受領者がサインし、3営業日以内にタイムスタンプを付与することが電子保存の条件となっていましたが、サインが不要となり、最長「約2カ月とおおむね7営業日以内」にタイムスタンプを付与すればよいことになりました。

    また訂正や削除の事実、その内容を確認できるクラウドなどに(上記期間内に)保存する場合は、タイムスタンプ自体が不要になっています。検索の要件についても、「日付」、「取引金額」、「取引先」の3項目について検索可能とすればよいことになりました。

    適正事務処理要件廃止

    不正防止の観点から義務付けられていた「社内規程の整備」や「相互けん制(2名以上での事務処理が必要)」、「定期的な検査」といった適正事務処理要件が廃止されました。

電子取引の電子保存に関する改正

  • タイムスタンプ要件および検索要件の緩和

    タイムスタンプの要件および検索要件は、スキャナー保存と同様に緩和されました。

  • 申告所得税および法人税関連については、電子取引の取引情報について紙での保存不可

    改正前は紙に出力して保存することが認められていましたが、今回の改正によりデータで受け取ったものは紙に出力して保存することができなくなりました。

電子化で請求書の保管期間に変更は?

上記のような改正は、請求書の保管期間にも影響しているのでしょうか? 結論から先に言ってしまうと、今回の改正では保管期間の変更はありません。請求書の保管期間は、従来と変わらず以下のとおりです。

  • 法人における請求書の保管期間:7年
    ただし、2008年4月1日以降に終了した事業年度のうち、欠損金の生じたものについては9年間保管、また2018年4月1日以降に開始した事業年度のうち、欠損金の生じたものについては10年間保管。
  • 人事業主における請求書の保管期間:5年
    ただし消費税の課税事業者は7年間保管。
  • 請求書の保存期間の数え方

    ここでちょっと注意しておきたいのが、請求書を保存する期間(起点)の数え方です。請求書を見ていると、どうしても請求書に記載された日付から保存期間を数えてしまいがちですが、保存期間の起算点は確定申告書の【提出期限の翌日】です。事業年度の確定申告を提出した日から、ではないことにも注意しましょう。

法改正で変わったのは保存の方法

請求書に関わる今回の大きな改正点は、その保存方法です。従来は紙による保存が認められていましたが、改正後は以下のように変わりました。

  • 2022年1月1日以降にデータで受け取った請求書などの国税関係書類については、原則的に出力して紙で保存することができなくなりました(ただしこれには2年間の猶予期間が設けられており、完全電子保存が義務化されるのは2024年1月からとなります)。
  • この原則は電子データとして受け取るすべてのデータ形式(ファイル形式)に該当します。請求書をPDFで添付する場合や、Web請求書発行システムなどを利用して発行する場合も、紙で出力して保存することは認められません。
  • 受領したデータにはタイムスタンプを付与し、検索要件を満たした状態で保存することが求められます。タイムスタンプと求められる検索要件については、次章で解説していきます。

請求書保存のポイント

  • データはデータで、紙は紙かデータで保存

    取引に関わる請求書で、電子データで受け取ったものはそのままデータで保存しなければなりません。
    電子データを紙に出力して保存するのは不可になりますが、紙で受け取ったものは紙のままか、電子データに変換して保存すればOKとされています。

  • 真実性の確保

    真実性の確保とは、データを定められた適切な手段および手順で登録し、改ざんされないように保存することです。これにはデータの訂正や削除の履歴を残すことや、関係する帳簿や書類を関連付け、相互に確認できることなどが求められますが、タイムスタンプの付与も必要です。

    タイムスタンプとは、第三者の「時刻認証局」が発行した時刻情報とハッシュ値(元データから一定の計算手順により求められた不可逆な数値)によってデータの信頼性を確保する仕組みです。
    タイムスタンプは請求書を発行する側が付与するか、請求書を保存する側が付与するかの方法がありますが、実際の運用ではこのような機能を持ったクラウドシステムを使うのがよいでしょう。

  • 可視性の確保

    可視性の確保とは、定められた検索要件を満たすことです。今回の改正では「日付」、「取引金額」、「取引先」を検索条件として正しく設定し、税務職員による質問検査権に基づきデータをダウンロードできることが求められています。
    また検索要件とは別に、訂正または削除の事実および内容の確認などが行えることも必要です。

まとめ:ペーパーレス化はDX推進の第一歩

DX推進の過程で、最もアナログ的業務が多いのがバックオフィスだといわれます。DXの第一歩はペーパーレス化、次にアナログ作業のデジタル化(データ化)です。法律も、国税関係帳簿・書類の電子化や保存方法の改革に大きくかじを切っています。この機を逃さないようにバックオフィスの改革を進めていきましょう。

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