請求書は、取引の際に交わした契約内容や金額、振込先など支払いに必要な情報を書面にし、双方が管理することでスムーズな取引を可能にすることを目的に発行されています。取引の際に重要な役割を果たす請求書ですが、場合によって再発行が必要になるケースがあります。

こうした再発行が必要なケースと、再発行の手順や注意が必要なポイントを詳しく解説します。

請求書の再発行が必要になるケース

請求書は取引先との契約内容や金額、振込先などの必要事項を記載し、期日までにスムーズな支払いを可能にする役割を持つ証憑(しょうひょう)書類のことをいいます。支払いをスムーズに行う以外にも取引関係を明らかにする役割を持っており、法律でも保存が義務付けられている重要な書類です。

請求書の再発行が必要になる3つのケースを詳しく解説します。

  • 請求書を紛失された

    取引先が請求書を紛失した場合、再発行を求められることがあります。請求書は証憑書類なので、契約内容や金額などの入金に必要な事項を、メモや口頭で伝えることは適切ではありません。

    請求書の紛失はしばしば起こります。取引先や自社のほか、郵送過程で紛失が生じることも。万が一、紛失があったとなれば再発行する必要があります。

  • 記載内容に変更や誤りがあった

    発行後の請求書に金額や内容、企業名など記載内容の誤りがあった場合、請求書の再発行が必要になります。請求金額に変更や契約時との相違があるといった際には、取引先から法的に訂正および再発行を依頼することが可能です。

    なお、大きな誤りなどがあれば関係者を巻き込むことになりかねません。最悪の場合、自社の信用を失い、取引に大きな影響を与えることも。請求書に誤りがあった場合は、早急に再発行を行うようにしましょう。

  • 支払期日や支払い方法に変更が必要になった

    取引先が何らかの事情で支払期日までに代金を支払うことができない場合、支払期日を変更して請求書を再発行することがあります。支払期日までに支払いが行われない状態は債務不履行に当たります。

    取引先の財務状況によっては、支払い方法を変更することで支払いが可能になるケースもあり、そのために請求書の再発行が行われることもあります。

請求書の再発行の手順

請求書の再発行はケースごとに手順が違います。ケース別に詳しい手順をご紹介します。

  • 紛失した場合

    取引先が請求書を紛失した場合、まずは請求書の内容の確認を行います。
    請求書の名目・請求者情報・請求先の情報・取引内容・請求金額・発行年月日・振込先情報などを確認し、自社の控えと照らし合わせます。該当の情報と一致する情報が確認できたら再発行を行います。再発行の際は最初に発行した請求書と間違えないように「再発行」の押印をしましょう。こうすることで二重請求のリスクが防げます。

  • 請求金額や内容に変更や誤りがあった場合

    請求金額や内容に変更や誤りがあった場合、再発行の手順は2通りに分かれます。

    1. 送付前に内容の変更が生じた・誤りが見つかった場合
    2. 送付後に内容の誤りが判明したり、内容変更が発生したりした場合

    送付前に内容の変更が生じたり誤りが見つかったりした際には、基本的には正しい内容を記載した請求書を再発行するのが一般的です。

    取引先に請求書を送付してから内容の誤りが判明したり、変更が発生したりした場合、あらためて正しい内容を確認し、再発行を行います。原因がこちらにある場合はまず丁寧に謝罪をするべきですし、再発行の際に間違いの原因や経緯の報告を求められることがあれば、改善策も含めて報告します。請求内容の誤りは自社の信用にも大きく関わることなので、再発行の手続きは慎重かつ早急に行うようにしましょう。

  • 支払期日や支払い方法に変更が必要になった場合

    取引先から支払期日や支払い方法の変更を依頼された場合、理由をしっかりと確認しましょう。取引先に支払い能力がなく、債務不履行に陥っている可能性もあるからです。

    無条件に支払期限の延長を行うのか、交渉を行うのかを社内で検討したうえで再発行を行いましょう。法律上、双方に合意があれば支払期限の延長は問題ないとされていますが、「下請代金支払遅延等防止法」には、給付の受領日(役務の提供日)から60日以内のできるだけ短い期間内に支払期日を定めること、と記されています。支払期限の延長期間は2週間~1カ月程度が望ましいでしょう。

請求書再発行の際の注意点

請求書再発行の際には4つの注意点があります。

  • 二重発行に注意する

    請求書の再発行で最も注意が必要なのは二重発行です。同じ契約に対して2つの請求書の存在は許されません。

    普段から請求書を発行する際は、管理番号を付けて管理する・再発行の請求書には「再発行」の旨を示す押印をするなどの対策を行いましょう。また、取引先に再発行した請求書を送付する際には、以前の請求書の破棄を依頼する内容を記載した案内状を同封しておくのが一般的です。

  • 再発行の依頼には早急に対応する

    再発行の依頼は早急に対応しましょう。再発行の依頼があるケースでは、取引先が処理を急いでいることがほとんどです。万が一請求内容に誤りがあった場合は、自社の不手際で先方に迷惑を掛けることになるので、なおさら早急に対応する必要があります。

    郵送で請求書を送る際、普通郵便だと状況によっては1週間程度かかってしまうこともあり、その間に取引先に不利益が生じる可能性もあります。再発行の際は、どのくらい時間がかかるかをあらかじめ先方に伝え、郵送では難しい場合は先方へ直接届けるといった対応が必要になります。

  • 発行日は前回と同じ日付にする

    再発行された請求書であっても発行日は前回と同じ日付にしましょう。その際は二重請求でないことが分かるように再発行を示す押印をするようにしておきます。

  • 支払期限の日付は慎重に取り扱う

    原則として、支払期限の日付は変更しません。
    ただし、支払期限間際であったり、支払期限を既に過ぎていたりと何らかの事情で支払期限に変更があった場合や、延滞利息を請求するような場合は支払期限の日付を変更することがあります。

まとめ:手間やコストのかかる請求書の再発行には便利でローコストな電子請求書の活用を

請求書の再発行が必要なケースはさまざまありますが、再発行には以前の請求書の内容の確認や再発行に伴う印刷・郵送など、前回以上の手間やコストがかかります。こうした手間やコストの削減に役立つのが電子請求書です。請求に関するデータをシステムで一括管理。再発行の際も必要なデータを選ぶだけなので、作成にかかる手間を大幅に削減できます。また、メールでの送付が可能なため迅速な対応が可能です。

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