請求書電子化のメリットとは？経理のペーパーレス化はDX対応への必須事項！

経済産業省が2018年に発表した資料の中に、「2025年の崖」という表現があることをご存じでしょうか？　これは2025年までに企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）化が進まない場合、アナログ業務の非効率さやITシステムの老朽化、セキュリティ問題などで日本の経済界に年間12兆円の損失が発生するという予測を、【崖】という言葉で表現したものです。DX推進の必要性は数年前から叫ばれていますが、まだ多くの企業では請求書の作成や発送などにアナログ的な業務が残っています。業務の効率化や、テレワークなどの働き方改革も阻害してしまう紙の業務。

今回は、対応が必須となっているDX化や改正電子帳簿保存法への対応、請求書電子化のメリット・デメリット、電子化のポイントなどについて解説していきます。

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2025年の崖とは？

2025年の崖とは、経済産業省が2018年に発表した『DXレポート～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～』（デジタルトランスフォーメーションに向けた研究会）の中で使われている言葉です。

このレポートでは、現在日本で進んでいる少子高齢化の影響で2025年には人口の年齢別比率が変化、日本は超高齢社会となり、労働人口（労働力人口）の減少により深刻な労働力不足に陥ると予測されています。この影響は小売業界をはじめとしてサービス業界やIT業界にも及び、特にIT業界では労働力不足によって既存のITシステムの複雑化、老朽化、ブラックボックス化が大きな問題となります。本レポートによれば、2025年には21年以上稼働している基幹系システムを持つ企業が全体の60%（2016年より約10年間で40%増）となり、IT人材の不足は43万人（2015年より10年間で26万人増）にもなると予測されています。またITシステムの複雑化や老朽化は維持管理費も増大させ、IT予算におけるシステムの維持管理費が全体の90%以上となって予算を圧迫します。ITシステムを更新しようとしても、IT人材と予算の不足で完全な行き詰まり状態になってしまうのです。

もし2025年までに企業のDX化が進まない場合、「セキュリティ課題」、「複雑化、老朽化、ブラックボックス化によるコスト増」、「サポート終了による弊害」、「IT人材不足」などが深刻化。この結果、日本の経済界では最大で年間12兆円の経済損失が生じると推定されており、これが「2025年の崖」と呼ばれているのです。この12兆円の経済損失は、本レポートが発表された2018年の実に約3倍にもなる数字です。2025年の崖から落ちないようにするために、また自社の競争力を維持するためには、企業のDX化が必須なのです。

DXとは何か？

ではそもそもDX、デジタルトランスフォーメーションとはどのようなことを指すのでしょうか？　デジタルトランスフォーメーションという言葉自体は、スウェーデンのウメオ大学教授であったエリック・ストルターマンが2004年に発表した論文「Information Technology and the Good Life」の中で提唱した言葉です。そして本来の定義は「ICTの浸透や発展が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」というものです。

デジタルトランスフォーメーションの本来の意味は、人々の生活がデジタル技術の発展によって良くなっていくことでしたが、経済産業省が発表した「デジタルガバナンス・コード2.0」の中では、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」となっています。このデジタルトランスフォーメーションに対する考え方は日本だけでなく世界でも同様で、社会のDXや産業のDX、企業のDX、行政のDXなど、さまざまな分野でDXに関する取り組みが進んでいます。

では、企業でDX化を進めることには、どのような必要性があるのでしょうか？　まずは業務のデジタル化を推進することで、これまで分散していたワークフローを統合したり、デジタル化によるタスクの自動化を図ったりすることができるようになります。これはソフトウェアツールの導入や、定型業務の自動化が可能になることを意味しています。また、このようなDXの効果を限定された部署ではなく全社に広げるためには、他部署とのボトルネックを無くすことが肝要です。デジタルデータをシームレスに全社で使えるようにするためには、全社で遅滞無くデジタル化を進める必要があるのです。

業務の自動化によって作業の負荷分散が実現すれば、優先度が高いコア業務に集中できるなど業務の効率化も進めることが可能になります。DXの推進は、業務効率を上げ無駄を無くすことにより企業としての競争力を高めるため、絶対に必要なことなのです。また顧客の動向をデジタルデータとして蓄積し、さまざまなマーケティングツールで活用することによって、より顧客のニーズにあった商品やサービスが提供可能となります。企業によっては、DXを販売や新たな顧客獲得に生かすことを「攻めのDX」、社内の効率化に生かすことを「守りのDX」と呼んでいます。

先述のようにDXは2018年頃からその必要性が叫ばれていますが、各分野、各企業での進捗状況はどのようになっているのでしょうか？　IPA（独立行政法人情報処理推進機構）の発行する「DX白書2023」によれば、国内産業におけるDXの取り組み状況や進捗状況は以下のようになっています。

・何らかのかたちでDXに取り組んでいる日本企業の割合は、2021年度の55.8%から、2022年度は69.3%に増加しています。ただし米国の77.9%にはまだほど遠い状況です。

・大企業と中小企業に分けて見た場合、大企業では大企業全体の4割強がDXに取り組んでいますが、中小企業でDXに取り組んでいる企業は中小企業全体の1割強にとどまっています。

・分野別に見ると「情報通信業」、「金融業、保険業」では、DXに取り組んでいる企業が5割前後と、他産業よりも高くなっています。

・一方、「農業・林業」、「運輸業・郵便業」、「漁業」、「宿泊業・飲食サービス業」、「医療・福祉」の各分野ではDXの取り組み状況の数字が低くなっています。

「2025年の崖」までには、もうあまり時間がありません。ことに、取り組んでいる企業が1割強しかない中小企業や、取り組みそのものが進んでいない運輸業や医療・福祉の分野では、すぐにでもDX化に取り組む必要があります。DX化は、書類や帳票類のデジタル化、ペーパーレス化が第一歩となります。まだDX化を進めていない企業では、まずは帳票類の電子化から始めてみてはいかがでしょうか？

帳票類の電子化が必要な理由

先述のように、DX化の第一歩は書類や帳票類の電子化、そしてペーパーレス化です。ただし帳票類の電子化には、DX化以外にも推進しなければならない理由があります。ここで改めて、帳票類の電子化が必要な理由について確認しておきましょう。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、デジタル技術を活用して顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するためにはDX化が必要です。DX化を推進することにより、業務そのものや組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立することが企業として生き残っていく道といえるのです。2025年の崖から落ちてしまうのは、すべての企業ではありません。崖から落ちる可能性があるのは、DX化を進められず事業の効率が落ちてしまった企業なのです。

電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係の「帳簿」や「書類」を電子データ（電磁的記録）で保存することを認めた法律です。従来、法令上では帳簿や書類は原則として紙で保存することが義務づけられてきましたが、保管スペースの確保や保存に手間やコストがかかることから、1998年に電子帳簿保存法が施行されました。

電子帳簿保存法が施行された当初は適用要件が厳しく、なかなか普及が進みませんでしたが、徐々に要件緩和が繰り返され、2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」では、その内容はより実用的なものになりました。電子帳簿保存法の対象となる文書の種類や三つの区分、保存方法は以下の通りです。

電子帳簿保存法の対象となる文書の種類:
・国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳など）
・国税関係書類
　決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、試算表など）
　取引関係書類（請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など）※自己発行分及び受領分
・電子取引（請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など）※自己発行分及び受領分

電子帳簿保存法の三つの区分:

・電子帳簿等保存
パソコン等で最初から電子データとして作成した帳簿や書類を、一定の保存要件の下に電子データのまま保存します。

・スキャナ保存
相手から受領した紙の取引関係書類、もしくは自社が紙で作成・発行した取引関係書類をスキャナで電子データ化し、一定の保存要件の下に保存します。

・電子取引保存
電子メールやEDIなどで、電子データとして相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、一定の保存要件の下に電子データのまま保存します。

国税関係書類に分類される取引関係書類（請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など）は、自己発行分及び受領分を電子データで保存しなければなりません。2023年度の税制改正大綱により例外が設けられてはいるものの、改正電子帳簿保存法に対応するためには、基本的に帳票類を電子化しなければならないのです。

電子帳簿保存法とe-文書法の違い:
電子帳簿保存法と似たような法律に、e-文書法があります。e-文書法も書類の電子保存に関わる法律ですが、電子帳簿保存法との大きな違いは「適用文書の範囲」です。e-文書法では、医療や保険関係、証券や建築に関係する保存義務のある法定文書から、対象外に含まれる書類を除いてすべての書類を電子化することを定めていますが、この中には電子帳簿保存法が対象としている「国税関係帳簿」や「国税関係書類」も含まれています。つまりe-文書法の適用範囲は法定保存文書全体であり、電子帳簿保存法は国税関係帳簿と国税関係書類の電子保存に限定された法律となっているのです。

官民でDX推進の必要性は強く叫ばれていますが、現実的には全中小企業では1割強しかデジタル化への取り組みは始まっていません。多くの企業のバックオフィスには、いまだに紙文化とハンコ文化が根強く残っており、これがテレワークをはじめとする多様な働き方を阻害する要因にもなっています。特に請求書の発行は、集計・印刷・封入・発送などの作業の多くが手作業のため、非常に効率が悪くコストもかかります。

DXの推進にはデジタルデータのシームレスな連携が必要で、紙の請求書発行のようなアナログ的作業は全社をデジタル化していくうえで大きなボトルネックとなってしまいます。また、請求書の発行は月末や期末、年度末に業務集中するため残業や休日出勤が多くなり、これも働き方改革が進まない要因のひとつです。これらを解決する方法としては、帳票類のような単純作業や定型作業は電子化を進め、どうしても省くことができないアナログ的な作業をアウトソーシングする方法があります。特に請求書の発行は先方（取引先や顧客）の都合もあり、紙での発行がまだ残っている状態です。帳票類の電子化を社内で進めても、先方の都合を考慮しないわけにはいきません。このような場合には、紙とデジタル、両方の発行に対応できる委託先を検討するのがよいでしょう。

TOPPANエッジが提供する請求書・各種帳票の電子閲覧サービス「WebBureau（ウェブビューロー）」であれば、紙とデジタル、どちらの請求書も一元管理・配信を可能にします。
社内の帳票類を電子化して紙文化とハンコ文化を排除すれば、「DX化（業務効率化、競争力強化への寄与）」、「ペーパーレス化（環境への配慮）」、「働き方改革（優秀な人材確保）」へとつながっていくのです。

請求書の電子化とは？

請求書の電子化とは、請求書をPDFなどの電子データで作成し、Webやメールなどを使ってやり取りすることをいいます。電子化された請求書は、「電子請求書」、また適格請求書にあたる場合は「デジタルインボイス（電子インボイス）」などと呼ばれます。

DX化を進めていかなければ業務の効率が下がり、業績の悪化も懸念されるが、社内のデジタル化が進まない。また、紙を扱う業務がまだ社内に多く残っていて、働き方改革やテレワークを推進したくても完全には実施できない。現在まだ、このような悩みを抱える企業は多く残っています。2025年の崖というキーワードを知ってはいても、多くの企業では具体的に何から手を付けてよいかわからないというのが正直なところなのです。

先述のように、バックオフィスにはいまだに紙文化とハンコ文化が多く残っていて、これがテレワークを阻害する要因にもなり、月末の業務集中などで働き方改革も進みません。社内の事情だけでなく、請求書の発行などは先方の都合もあり、紙での発行をまだ行わなくてはならないという事情もあることでしょう。ただし紙の請求書発行は、集計や印刷、封入、発送などの多くが手作業のため、とても非効率でコストもかかります。DXの推進にはデジタルデータのシームレスな連携が必要なのですが、このようなアナログ作業はボトルネックとなってしまうのです。

そこで注目を集めているのが、請求書の電子化です。他にもペーパーレス化することによって効率化できる業務にはさまざまなものがありますが、請求書の電子化には郵送費の削減やセキュリティの向上など、多くのメリットがあります。次章ではそのメリットとデメリットを確認していきましょう。

請求書電子化のメリット・デメリット

請求書電子化のメリットとデメリットは、発送側、受け取り側双方にあります。それぞれを分けて確認していきましょう。

メリット:
・社内のペーパーレス化推進
請求書を電子化することにより、DXの第一歩といわれるペーパーレス化を進めることができます。紙の情報を他の業務で使うには、必ずひと手間必要になってしまいます。まずは情報をデジタルに変換する、ペーパーレス化が必要です。

・印刷、紙、郵送、封入などのコスト削減
紙を電子化すれば、紙代、インク代（トナー代）、郵送費などのコスト削減になります。一つひとつは小さなコストでも、取引先の数と毎月必ずかかるコストであることを考えれば削減効果はあります。

・過去データの検索がしやすくなる
請求書のデータをデジタル化することで、検索効率は飛躍的に上がります。また、大きなファイルで保管しておく必要もなくなります。

・誤封入のリスク低減
紙の場合にはケアレスミスで封筒と請求書を入れ間違えてしまう可能性がありますが、電子的に請求金額と請求先などの情報をひも付けておけば、基本的に誤送信はありません。

・修正、再発行が容易
例えば請求金額の計上ミスで修正が必要になったとしても、電子データなら修正と請求書の再発行を迅速に行うことができます。紙の請求書を再発行して郵送した場合、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。

・時間短縮と手間の節減ができ、コスト削減
請求書発行までの手間と時間を短くすることができ、月末集中などでの残業代も削減することができるでしょう。また、節約できた時間は他の作業に振り分けることもでき、バックオフィスの作業全体を効率化できます。

・押印などのために出社する必要が無くテレワークも可能になる
押印や発送のためだけに出社する必要が無くなり、テレワークの普及や働き方改革の推進に役立ちます。このような改革はオフィススペースの節約や通勤費の節減にもつながり、バックオフィスのペーパーレス化がいかに効果的なのかを実感することができるでしょう。

・セキュリティ性が高くなる
受取側に送信するデータを暗号化したり、システムをログインパスワードで保護したりすれば、請求業務全体のセキュリティ強化につながります。

デメリット:
・システムの導入・運用に経費がかかる
請求書の電子化には、クラウドで提供されているような請求書発行システムの導入が必要になります。システムの導入と月々の運用には経費がかかりますので、導入に際しては経営陣などに費用対効果の説明を十分行っておくことが大切です。コスト低減のような「見える効果」と、セキュリティ向上のような「見えにくい効果」をアピールし、導入はDX化にとって必要な投資だと理解してもらいましょう。

・紙で取引する取引先が一定数残り、作業が複雑化する
電子化を取引先に強制するのは、好ましいことではありません。電子化のシステムを導入しても、紙の取引を希望する取引先が一定数残れば、作業は二重となり、かえって手間がかかることになるでしょう。取引先には前もって説明の機会を設け、時間をかけて説明し理解を得るようにしましょう。

・システムの導入・運用に際しては社内外（特に取引先）の理解を得る必要がある
上記は取引先に理解を得る必要がある、という話ですが、同様に社内でもシステム導入の理解を得る必要があります。両方に共通することは、費用対効果について丁寧に説明することです。社内には自社の利益となるシステムの導入であること、取引先には取引先にとってもメリットのあることだと説明していきます。

・ITシステムの利用に慣れていない従業員へのケアなどが必要
社内の従業員全員が、ソフトウェアの扱いにたけているわけではありません。中にはIT技術を苦手とする人がいることも考え、時間をかけて説明会や研修会を行いましょう。また、部署ごとにシステムの質問窓口となるような人を置き、操作に不安な人がすぐに質問できる環境を作ることも大切です。

メリット:
・デジタルデータで受け取れば、自社システムでも簡単に利用できる
請求をデジタルデータで受け取ることができれば、CSV形式で出力するなどして自社のシステムなどで活用することができます。手で転記する必要が無いので、ケアレスミスを軽減することもできます。ミスを軽減できれば、手戻りによる余計な工数も削減できるでしょう。

・請求書発行から受け取りまでのタイムラグが無い
遠方から請求書を受け取る場合に発生していたような、郵送期間によるタイムラグがありません。何らかの理由で再発行を受ける場合でも、素早く請求書を受け取ることができます。

・過去データの検索がしやすくなる
請求書が電子化されることにより検索効率が上がり、保管の費用や手間もかからなくなります。

デメリット:
・相手先のシステムと同じシステムを導入しなければならない可能性がある
請求書発行システムによりますが、相手先と同じシステムを導入しなければならない場合があります。複数の取引先がある場合は、請求書を処理する業務が複雑化してしまうことも考えられるでしょう。ただし現在はクラウドベースのアプリケーションが増えているので、WebからIDとパスワードを入れることにより請求書を取得できるシンプルなシステムが主流になっています。

・システム導入のために費用がかかる場合がある
上記のようなWebベースのシステムであればほとんど費用はかかりませんが、受け取り側でもシステム導入が必要な場合には、費用が発生することがあります。そのような場合には発送側が費用を負担するようなケースもあるようです。

このように、請求書の電子化には発送側、受け取り側双方にメリットとデメリットがあります。ただしデメリットについては、事前の対策を行うことによりかなりの部分を軽減することができます。次章では、電子化の注意点（デメリットを軽減できるポイント）について解説していきましょう。

請求書の電子化で注意すべきポイント

電子帳簿保存法は、1998年に国税関係帳簿書類の電子データでの保存を可能とした法律です。e-文書法は2015年と2016年の改正によって要件緩和が行われ、現在ではスマートフォンで撮影した画像などの保存も認められています。

加えて2023年10月1日からは、消費税の仕入れ税額控除の方式として新しくインボイス制度が導入されます。売り手側が買い手側に対して正確な適用税率や消費税額等を伝える義務のあるこの制度は、運用にあたって適格請求書発行事業者の登録や、請求書の書式変更などをする必要があります。このような変更は、現行の経理業務にも大きな影響を与えます。また電子化された請求書（デジタルインボイス）の運用も、今後は極めて当たり前のことになっていくでしょう。請求書の電子化でシステムを導入する場合には、この三つの法律に対応しているシステムを導入することにより利便性が高くなります。

取引先（受け取り側）にも導入が必要なシステムでは、運用が難しくなります。ただ、クラウドシステムであれば、特別なシステムの導入をする必要が無いケースがほとんどです。取引先の運用も考慮したシステムの検討が必要です。

事前にシステムによって自動化する作業を検討し、費用対効果を確認しておきましょう。システム導入の際には従来の作業フローを見直すなど全体的な効率化を念頭におき、その決裁にあたっては、導入による費用対効果を経営陣に明示し、予算を確保しなければなりません。

取引先には事前に連絡し、システム導入への協力をお願いしましょう。システムの導入で、取引先にもメリットがあることを強調して理解を求めます。

ITシステムに不慣れな人が困らないように、社内への周知と導入教育を徹底しましょう。周知にあたっては、会社全体の効率化に寄与することをわかりやすくアピールしましょう。

まとめ：請求書の電子化には取引先の協力が必須

請求書の電子化には、請求書を受け取る取引先の協力が必須となります。せっかく電子化のシステムを導入しても、システムを使えない取引先が多ければ従来の方法で請求書発行を行わなければならないからです。その点、クラウドの請求書発行システムであれば、取引先に負担をかけない運用が可能となります。

TOPPANエッジが提供する請求書・各種帳票の電子通知サービス「WebBureau（ウェブビューロー）」であれば、紙とデジタル、どちらの請求書も一元管理・配信を可能にします。

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・帳票業務の負荷を感じており、軽減したい
・封入封緘ミスによるリスクを無くしたい
・請求書到着までの時間を短縮したい
・業務のアウトソーシングを検討している
・帳票の電子化(ペーパーレス)がなかなか進められない
・社内をどう説得したら電子化を進められるかわからない
・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
・電子化を進めるための手順がわからない

2023.10.11