• 経理業務は企業経営の要です。それだけに業務フローの大胆な変更に二の足を踏む企業もあるかもしれません。しかし、毎月の請求業務の効率を大幅に改善しながら、必要な部分は従来の方法で運用できる柔軟なシステムがあります。それが、トッパンフォームズのWebBureau/ウェブビューローです。

    大手の食肉加工・販売企業であるスターゼン株式会社様では、2018年にWebBureau Standardを導入しました。そこで、導入のプロジェクトに関わり、現在は事業会計部で債権債務室長をされている谷 道彦様に、WebBureau Standardの採用の経緯や現在の活用状況、実際の使い勝手などをお聞きしました。

スターゼン株式会社

  • 資本金 116億5,827万円
  • 社員数 2,674名(2021年3月末現在)
  • 業務概要 食肉の加工・販売、食肉製品・食品の製造・販売等

ゲスト

  • WebBureauとは

    帳票発行業務の時間短縮とコスト削減を実現する、トッパンフォームズの帳票Web配信サービスです。
    紙で運用する帳票印刷配送サービス(データ・プリント・サービス)と帳票Web配信サービスとを、ニーズに合わせて組み合わせてご利用いただけます。

請求書を発行する月初はみんなで残業。
人手と時間の軽減が課題でした

―まず、WebBureau Standard導入の経緯と、導入前に感じておられた業務課題を教えてください。

  • 当時、スターゼンでは全社的な業務集中化を目指して、基幹システムの変更を進めていました。私は販売部門の子会社にいたのですが、業務集中化の一環として会計システムを見直すことになったことから、アウトソーシングの検討が始まりました。
    そのときに解決すべき経理業務の課題として挙がったのが、請求書の発行・確認業務にかかる人手と時間の多さでした。

    私たちの取引先は、大手のファストフードチェーンやファミリーレストラン、百貨店、スーパー、生協から小口の食肉卸、精肉店まで、業態も規模も多岐にわたります。そうした取引先への請求業務は全国約40カ所の事業所で一斉に行い、請求書の枚数は数千枚に及びます。

    ただでさえ月次決算のある月初は忙しいし、ほかの業務もあります。請求確認の日はみんなが残業して遅くなるという状況が、毎月繰り返されていたのです。

そこで、請求業務にかかる手間や時間を軽減することを目指して、どういった形でならアウトソーシングできるかを検討。複数社を比較検討した結果、トッパンフォームズの採用が決まりました。

請求書を1日早く発送できる!それが選定の決め手に

―アウトソーシング先として、トッパンフォームズを選ばれた最大の理由は何ですか?

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    データ・プリント・サービス(DPS)のフローイメージ

    複数のアウトソーシング先のなかからトッパンフォームズを選んだ決め手となったのは、実は印刷工場の場所でした。江東区にあるトッパンフォームズの城東センターは新東京郵便局のすぐ近くにあり、請求書が通常よりも1日早く発送できるというのです。

    私たちは請求書の9割を郵送しています。ですから、請求書のデータを送信するだけで、印刷から印字、封入・封緘、発送までを一貫して行ってもらえ、しかも1日早く着くというのは、ありがたいなと。

    営業は売り上げの確定をぎりぎりまで延ばしたい、でも得意先からは少しでも早く請求書が欲しいと言われる。そうした難しい要望にトッパンフォームズのデータ・プリント・サービスが応えてくれたというわけです。

送った請求書をすぐ確認できるのがいい。
FAX送信の操作も簡単

―ほかにはどんな理由がありましたか?

WebBureauには、データ・プリント・サービスで作成した請求書のPDFやCSVデータが保存してあるので、発送した請求書を手元のPCですぐに確認できます。これもメリットでした。
また、それまで『請求書をFAXで送ってほしい』という個別の要望には人手で対応してきたのですが、WebBureau Standardでは、簡単にFAX送信が済んでしまうという点も、評価が高かったですね。

検討した他社のサービスは、印刷・郵送を中心にしたものと、電子帳票中心のものとがそれぞれ分かれていました。紙と電子を柔軟に組み合わせて私たちのニーズに対応してくれたのが、トッパンフォームズのWebBureau Standardだったといえるでしょう。

検索機能によって、問い合わせへの対応がスピーディーに

―実際にWebBureau Standardを導入した手応えをどう感じていますか?

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    WebBureau Standardの検索機能のイメージ

    それまで請求書発行業務にかかっていた人手や時間を格段に軽減できたと実感しています。従来は、社内で請求書を専用の用紙に印字していました。複写になっていましたから、耳を切り取って、押印して……、こうした煩雑な作業がなくなったのは、大きいと思います。

    特に便利だと感じるのが、WebBureau Standardの検索機能です。

  • 請求に関する問い合わせは全国から来ます。WebBureau Standardでは、発行した請求書を過去にさかのぼって簡単に探すことができるので、対応がスピーディーになりました。それまでは、問い合わせのあった請求書をファイルから探し出して、リングを外して、コピーやFAXをして、また戻す……といった手間がかかっていましたから。

    こうした作業って、一つひとつは単純でかかる時間が短いのですが、回数が重なれば大きな手間となり、ほかの業務を圧迫してしまいます。WebBureau Standardを使えば、検索して、欲しい請求書を呼び出すだけ。問い合わせ対応の手間も大幅に軽減できました。

導入の壁となったのは現場の声。
締め切りなどの融通が利かなくなることへの懸念があった

―WebBureau Standardの導入に対する社内の反応はいかがでしたか?

  • 実は、導入の際に障壁となったのは、全国の現場からの声でした。
    新しいシステムを導入すれば、締め切り厳守のようにルールを一律に守ることが求められます。それまでももちろんルール厳守は基本でしたが、人と人ですから個別に対応してしまう部分もあって。そのため、これまでのような融通が利かなくなるのは困るという懸念の声がかなりありましたね。

全国からスタッフを集めてヒアリング。
その中から「始めればできる」という声も

―そうした現場の声がある中で、どのように導入を進めたのでしょうか?

  • 最終的にはトップダウンの形で推し進めました。ただ、導入のためのプロジェクトには、全国の各エリアからスタッフに参加してもらいました。各地の請求書の発行状況をヒアリングしたところ、いろいろな違いや無駄なところが見つかって。そうした状況を吸い上げて、どうすれば業務改善ができるか、プロジェクトで検討を進めました。すると、メンバーの中から、「無理やりにでもやらないと実現しない」「始めてしまえばできるはず」という声が上がってきました。

    現場には「できないんじゃないか」という固定観念があったと思うんです。そこで、最初から100%切り替えるのではなく、やってみてできそうなところからスタートし、「これはできそうだ」という感触をつかんでもらいながら、3カ月をかけて段階的に切り替えていきました。

  • このような工夫をしながら、検討の開始から約半年、無事にWebBureau Standardの運用がスタートしました。実際に稼働が始まると、懸念の声は次第に減っていきました。

これからの経理業務はもっと進化する。ルーティンの業務はできるだけ自動化したい

―お金の流れを管理する経理の仕事の本質は不変だと思いますが、業務フローはずいぶん進化してきていますね

そうですね。例えば、私たちも入金の消し込み作業はRPA(Robotic Process Automation=ロボットによる業務の自動化)を取り入れて、1日に4回、時間を決めて自動で作業をさせています。そして、こういった自動化はもっと広げたいと思っています。

RPAやAIの活用によって、これからの経理業務はもっと進化していくでしょう。私たちも、ルーティンの業務はできるだけ自動化し、人手をかけない方法に置き換えていきたいと考えています。

―先ほどのお話のなかで請求書の9割を郵送しているとのことでしたが、Web通知は利用していないのですか?

はい、請求書は基本的に紙です。郵送以外の1割は一部の取引先とつないでいるEOS(電子発注システム)やEDI(電子データ交換)です。

WebBureau StandardのWeb通知を利用すれば、請求業務がもっと効率化でき、郵送コストのような経費削減ができることは分かっているのですが……。私たちの得意先には街の精肉店のような小さい企業も多いのです。また、取引先専用の請求書が必要なケースもあります。

請求書発行はすべての得意先に対する大切な業務です。そして得意先は固定しているわけではなく、なくなったり、新しいところが増えたりと、いつも動いていてその管理は複雑です。現在は、さまざまな規模、業態の得意先のニーズに一括で対応することを優先しています。そのため、今すぐこの方法を切り替えるのは難しいかなと思います。

ただ、将来的には、小さな企業でも電子化に対応するのが当たり前になるでしょう。Web通知に一気に切り替えられるタイミングがあれば、検討したいですね。

※ 所属・役職、本事例の情報は執筆当時のものです。
※ 写真撮影時にマスクを外していただきました。

効率化が厳しく求められる一方で、従来の方法をなるべく変えたくないという現場の声、さまざまな規模の得意先への一元的な対応の難しさなど、谷室長のお話からは、経理部門が業務改善を行う際にぶつかるリアルな課題と対策が見えてきました。

トッパンフォームズのWebBureauは、そうした経理部門の多様なニーズに柔軟に対応する帳票の発行・管理サービスです。現在の経理業務の見直しを検討されている方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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