本番導入の1年ほど前、「AI-OCRとRPAを導入したい」とお問い合わせいただいたのが最初でしたよね。

そうですね。RPAソリューションを紹介しているWebサイトで拝見して、ご連絡させていただきました。

ありがとうございます。御社では数年前にOCR導入を断念されたことがあるとお伺いしましたが、改めて自動化に挑戦するきっかけとは何だったんでしょうか？

確かに、従来のOCRはそうですね。名前のとおりAI技術を組み合わせたAI-OCRはシステム的なフォローが充実しているので、読み込みで不安な箇所があればマーキングしてお知らせする機能があったり、多様なフォーマットの帳票に対応できたりと、とても便利になっています。

そういった技術の進歩に加えて、同業他社でもAI-OCRやRPA導入事例が増えたことや、各ソリューションの操作性やカスタマイズの自由度が上がり、知識のない人でも扱いやすいという話を聞きました。そこで弊社の役員から「導入を目指して調査してみよう」という意見が出たんです。

具体的に「この業務を自動化すべき」といった課題はありましたか？

課題解決というより、生産性向上を目指すイメージですね。例えば、輸出入の通関業務ではお客さまからの依頼はすべて帳票で届きます。その帳票は項目数も多く、人が見て理解し、システムに手入力をする必要があるんですが、その作業時間短縮にいいんじゃないかと。帳票はすべて英語と数字のみの印刷物だったので、自動化に適応しやすいだろうという気持ちもありました。

自動化に向けて、最初に行ったことは何だったんでしょう？

まずは専任の担当者選びです。AI-OCRやRPAの技術習得には時間がかかるでしょうし、外部研修に参加する必要もあると感じていました。早々に担当者を決めることで、ソリューション選定から携わってもらえますしね。そこで選ばれたのが新庄です。

技術を扱う人材を育てることは、スムーズに運用するうえでとても重要です。自力でスキルを会得するにも限界がありますし、ベンダーさん選びの際に重視していたのも、人材教育も含めた手厚いサポート体制があるかどうかでした。

そこがトッパンフォームズにご依頼いただいたポイントだったんですね。

ソリューションごとに専任のサポート体制があり、教育システムも充実していると伺ったので、これは安心できるなと。トッパンフォームズさんと一緒であれば、開発に必要な知識を習得して、将来的な活用への不安も解消できると思いました。

ありがとうございます！

さらに社内では、実際に業務を担当している人たちは本当に自動化を求めているのかを確認するために、ある倉庫部門をパイロット部門として設定し「自動化したい業務」をヒアリングしました。

実現の可否を問わず率直な意見を出してもらったら、25項目くらいあって（笑）。

想像以上の数でビックリですよ。中にはAI-OCRやRPAで解決できるものがたくさんあったので、今後自動化を目指す業務の選択肢が増えたことは大きな発見でした。それに、自動化できなかったとしても、現場の困り事を知るのは業務改善の一歩になりますしね。

通常、はじめに「何を自動化したいのか」をお伺いして、どうすれば自動化できるのか、最適なソリューションはどれかといったご提案をさせていただくのですが、想定業務がハッキリしているだけに、すぐに現地調査を行い、どのソリューションが適応できるかを判断できましたね。

AI-OCRでは活字読み取りや非定型帳票に強いソリューション「ABBYY FlexiCapture Cloud」をご紹介させていただきました。

活用したい帳票はすべて英語・数字とはいえ、フォーマットやフォントが異なるというのが少し心配だったんです。その懸念点をクリアできるソリューションをご提案いただいたので、安心してお任せできました。

事前に実際の帳票を使って読み取りテストもしていただいたので、自動化への向き不向き、FAXならどうか、誤読する文字の特徴はどんなものかなどを把握できたのは本当に助かりましたね。

この検証をしていたからこそ、最も認識精度の高い帳票から着手することができましたし、その後のスムーズな開発につながっていったと思います。

RPAでは、いくつかのソリューションから「UiPath」をお選びいただきました。その決め手は何だったのでしょうか？

開発の自由度が高い点がポイントでしたね。その分、操作のハードルも上がると聞いたんですが、できることの制限が少ないほうが社内のさまざまな要望に応えられるだろうと判断しました。

確かに、システム間での直接連携など、人の作業代行に加えてシステム的な対応ができるため、汎用的に活用いただけるソリューションですね。

操作のハードルが高いことについて、簡単にご説明いただいても良いですか？

もちろん心配はありました。でもUIが簡略化されている「UiPath StudioX」への切り替えもできるので、どうにかなるのかなって。弊社には複数の基幹システムがあって、システム間でも問題なく稼働できるロボットが必要だったので、「UiPath」が一番理想と現実に叶っているとは考えていましたね。

AI-OCR、RPAともに、現在自動化したい業務に向いていることだけでなく、将来の「ああしたい」「こうしたい」を叶えられる汎用性を求めていたんです。

本格導入まで何度もトッパンフォームズさんと打ち合わせやご相談をさせていただきましたが、解決すべき問題は社内にもあったんです。

やはり運用面でしょうか？

そうですね。弊社は個人で担当している業務が多く、業務の進め方も統一できていない部分がありました。自動化に向けての業務標準化をどうするかという課題があったんですね。

例えば、帳票に手書きでチェックを入れることもあったりとか。書き込み後にスキャンをすると不具合が出てしまうので、必ず事前にスキャンするルールづくりが必要なんです。

小さなことかもしれませんが、とても大切なことですね。

また、導入にあたって社内で賛否両論がありました。「難しいソリューションを導入しても途中で挫折してしまうのでは？」と心配する意見が多かったですね。

そういった声はどうやって説得したんですか？

今回は、トッパンフォームズのAI-OCRチームとRPAチームが情報を共有しながら進行しましたが、進め方はいかがでした？

システム間の問題解消のためにAI-OCRをサーバー型からクラウド型に移行した経緯から、AI-OCRの帳票定義とRPA開発が同時に進んだので、処理全体の流れがイメージしづらい部分はありました。

変更が入って工程が一部重なってしまいましたね。AI-OCRでできること、できないことがあったので、RPA側でいかにカバーできるかについて、関根とも頻繁に打ち合わせしていました。

そうですね。お互いにアドバイスをし合いながら、スケジュールに間に合うように進めていった感じですね。同時導入するソリューションのベンダーに、ともにトッパンフォームズを選んでいただいたからこそ、足りないところは補い合い、助け合えたのが大きいと思います。

別々のベンダーさんだったら、責任の押し付け合いをしているかもしれませんね（笑）。

そうですよね（笑）。

そんな試行錯誤があって、AI-OCRとRPAを活用しての一括処理が可能になりました。最初に稼働したときの印象はどうでしたか？

なるべく簡単に、シンプルに活用するノウハウをお伝えしたと聞いています。

RPAは運用後も変更やチューニングが発生することを踏まえて、プログラミング要素を極力なくした設計をおすすめしています。例えば担当者さまが変わったときなど、前任者がどうやってロボをつくったのかが分からないとメンテナンスに影響が出てしまいますよね。継続した活用のために、保守性はすごく大事なんです。

最初につくっていただいた入庫業務の集計処理をするシステムは、10～20枚の帳票を処理してくれるので、担当者の自力で集計処理をする負担が減りました。とはいえ、他にも多種多様な帳票があり、ユーザーにとってもまだ目立った効果としては表れてきていません。

私は、最初につくっていただいた入庫業務の集計処理をするシステムのRPAシナリオから汎用的に使えるパーツをたくさんコピーし作り変えて、新しいロボットをつくりました。倉庫保管料の請求書類をつくるロボです。月に一度ではありますが、担当者はこれまで半日を費やしていた作業だったので「ほかの業務を進められるようになった」と、とても喜んでくれています。

今後の課題も見えてきたのではないですか？

自動化導入の話を聞いた社員から「こういうことはできるの？」と相談を受けることも増えましたが、開発できる人材が足りていないことが悩みです。新庄以外にも開発担当者を育てて、ロボ台数を増やしていくことが現在の目標です。

いま開発中のロボもあるのですが、なるべく早く効果検証などを進めて会社に自動化のメリットをアピールできる実績もつくっていかないといけないと考えています。

現時点では、やはり個人業務が多いだけに、自動化の恩恵を受けるのも個人ベースになりがち。本人はとても満足してくれていますが、周囲から見ると変化が分かりにくいんです。今は一人ひとりの小さな喜びの声を集めている段階といえますね。しかし、属人化した業務の標準化の効果もありますし、今後は、開発したロボの横展開も展望したいと思っています。

小さな声でも集まることで会社全体に伝わり、人材を増やせるきっかけにもなりそうですね。ひとまずは、新庄さんがロボづくりを続けるということですか。

今回、AI-OCRとRPAの導入を進めてみて、導入前後で何か印象に違いなどはありましたか？

ソリューションの快適性などはしっかり理解して進めていますし、活用については今後の運用次第だと考えていますが、想像していたよりもうちのシステム環境にもなじむんだなと思いました。

例えばどういったことでしょうか？

複数の基幹システムを運用中だとしても、そのシステムの形態に依存せず、システム間で情報を転用させることができたことはすごく画期的だと感じましたね。既存システムの改造やUI変更など、新しい機能の開発はまったく必要なかったので。

そのあたりはRPAでフォローできることも多いですね。

日頃から活用している既存のものを変えるとなると、不具合の心配は尽きないですからね。そこに不安がないというのは、自動化に向けて積極的になれた要因のひとつかと思います。あとは地道に知見を積み、今後も継続して運用するために実績を積んでいくだけですよ。

現場からの「自動化してほしいリスト」はまだまだありますもんね。

私にはまだ対応できないものもあるので、今後も勉強を続けながらできることを探していきたいと考えています。

ウェビナー以外にも、ご協力できることがあればぜひお声がけください！
本日はありがとうございました。