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製造メーカーT社/財務部

月数十時間を超える支払明細の 入力業務負担を軽減したい

紙で届く帳票の入力作業と突合処理に忙殺。 高い精度とセキュリティを両立した業務効率化ソリューションとは?

製造メーカーT社さまでは紙で届く帳票の入力作業と突合処理に忙殺されており、効率化できないか模索していました。

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課題のポイント

  • 紙で受領する支払明細の入力と突合処理にかかる作業負荷が課題に
  • 活字、手書きに関わらず、高い読取精度を確保したい
  • セキュリティ面の安全性も確保したい

紙の支払い明細の処理に最大数十時間。業務負荷が課題に

毎月、売掛金と得意先から受け取る支払い明細の突合処理をしている製造メーカーT社の財務部では、紙の支払い明細の入力業務負荷が課題になっていました。

支払い明細をデータでいただけるクライアントについては、Access に取り込み、売掛金データと突合処理を行えば済みますが、紙の支払い明細を受領している分については、Excel にパンチ入力→ Access へ取り込み→突合処理などの作業が発生します。

支払い明細の数はクライアント1社につき月1,000件以上。紙の支払い明細の処理にトータルで数十時間もの時間を要していました。

紙の支払い明細の入力作業負荷を軽減したい

紙の支払い明細の入力作業負荷を軽減する方法はないか。財務部のS氏は、業務効率化の観点から解決法を模索しましたが、なかなか効果の見込める方法がありませんでした。

「紙の帳票を自動でデータ化できるOCRをいくつか検討しましたが、取引先ごとに異なる書式や、活字の読み取りは正確でも手書きになると誤読が多いなど、課題が山積みしていました。読み取り精度が確保できなければ、さらにチェック作業の負荷が高まり、本末転倒な結果になってしまう。それは避けなければなりません」(S氏)

活字も手書き文字も読み取り精度99.2%「FastAI-OCR」

S氏は有益な情報を求め、OCRの分野で長い歴史と実績を持つトッパンフォームズに相談しました。そこで出合ったのが、活字にも手書き文字にも高い読み取り精度を実現した「FastAI-OCR」でした。

「活字OCRと手書きOCRを組み合わせ、双方の長所を兼ね備えたハイブリッドOCRである点にまず魅力を感じました。また、定型の帳票だけでなく、非定型の帳票にも対応できるため、レイアウトが異なる帳票の文字認識が可能であること、さらには画像補正やノイズ除去を自動で行い、さまざまな帳票の文字を高精度にデジタルテキスト化できると聞き、当社のニーズにマッチしていると感じました」(S氏)

「FastAI-OCR」導入で入力作業負荷60%削減に成功! より生産性の高い業務に注力できるように

S氏は、まずトッパンフォームズのショールームで読み取り精度や運用フローなどを体験。どのくらいの効果が見込めるかをトライアルで検証した上で「FastAI-OCR」の導入を決めました。

「入力作業が不要になったことはもちろん、認識率の高いAI-OCRエンジンにより高い読み取り精度を確保しているので、突合処理にかかる時間も大幅に削減することができました。さらに読み取ったデータは「分割送受信」され、セキュリティ面でも安心できます」(S氏)

「FastAI-OCR」の導入によって、T社では約60%の作業負荷削減に成功。これにより、節約できた時間をより生産性の高い業務に注力することができるようになりました。

T社では、今後もトッパンフォームズと相談しながら、支払い明細以外の帳票についてのAI-OCRの採用やAIが読み取りやすい帳票デザインの改善など、さらなる業務効率化を進めていく予定です。

解決のポイント

  • 紙の支払い明細入力を効率化することで、膨大な作業負荷を軽減
  • 活字にも手書き文字にも対応したハイブリッドOCR により高い読取精度を実現
  • データ分割・暗号化によりセキュリティも万全

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