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製造業T社

たった1週間で多拠点・4,000人超の顔写真を収集

IDカード作成の作業負担を激減させた秘策とは

合併により従業員数が4,000人を超えたT社。社名も変更したことから、従業員のIDカード(社員証)を一新することになった。

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課題のポイント

  • 20拠点・4,000人以上の顔写真を効率的に収集したい
  • 大量の顔写真データと個人情報のマッチングをミスなく完了させたい

IDカード用の顔写真を効率的に収集したい

合併による社名変更に伴いIDカードの社員証をリニューアルすることになったT社。新しいIDカードのデザインは顔写真入りのものに決まりましたが、その顔写真をどのような方法で収集するかが問題になりました。

前回の作成時は、総務部総出で全員の顔写真の現物を収集してスキャニング・トリミングを行いました。不適切な写真も混在し再送付依頼を出さなくてはならないケースも多く、提出遅れへの督促や顔写真現物の管理にも手間取るなど、苦労が絶えませんでした。

「顔写真データと社員情報のマッチングにも苦労しました。前回の作成時はデータの準備と確認作業に1カ月以上かかった上に、十分注意したにもかかわらずミスを防ぎきれませんでした」(総務部・H氏)

T社の拠点数は全国20カ所を超えます。今回は社員数も増え、それ以上の労力がかかることが予想されました。H氏は写真の収集から個人情報とのマッチングまでミスなく効率的にできる方法がないか、情報収集を続けました。

IDカードの顔写真をスマホで撮影、アップロードし発注まで完了できる

H氏は取引先であるトッパンフォームズの担当者にIDカードのリニューアルを計画していることを話し、顔写真の扱いに課題があることを伝えました。すると、担当者から顔写真入りIDカードを容易に制作できるサービス「ID職人Smart」の提案を受けました。

ID職人Smartスマートフォンやタブレットで顔写真を撮影し、個人情報とのマッチングからカード発行依頼までをワンストップで完結できるサービスです。このサービスであれば、総務部で写真の現物を集めスキャニングやトリミングを行う必要はなく、マッチングのミスも防ぐことができます。 H氏はこれ以上の解決策はないと判断し、採用の検討を進めることにしました。

写真の収集期間を1カ月から1週間に短縮。進行状況もリアルタイムで確認できた

ID職人Smartの採用が決まり、顔写真の収集を開始したところ、社員数が増えているにもかかわらず、なんと開始から1週間で完了。地方拠点だけでなく、外出していることが多い営業担当も、都合のよい時間に撮影してアップロードできたことが、前回の半分以下までの期間短縮につながったのです。

社員情報とのマッチングのためにファイル名を編集する必要もなく、写真の集まりの状況もリアルタイムで把握できました。督促の連絡の手間も最小限に抑えられ、以前の苦労が嘘のようです」(H氏)

また前回のIDカード作成時は、本人にとって不本意な写真を使わざるを得なかったケースがありました。今回は写真をスマートフォンやタブレットで確認し、納得するまで撮り直すことができたため、そのようなことはありません。H氏のもとには「納得した写真を使用できてよかった、次回もこの方法にしてほしい」という意見が多数寄せられました。さらに今回収集した顔写真をグループウェアなどで2次利用できたことにより、コミュニケーションの活発化にもつながったそうです。

解決のポイント

  • スマホやタブレットで撮影した写真を直接アップロードできる
  • 地方拠点や外出の多い営業担当の写真も効率的に集められ、写真収集の期間短縮につながった
  • 収集状況をリアルタイムで把握し、督促の手間も最小限に抑えられた

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