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小売業T社

圧着はがきが水に濡れて破れ、クレームに

郵送にかかるコストダウンも実現した解決策とは?

T社では毎月顧客への請求書や利用明細などの通知物を圧着はがきで郵送している。

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課題のポイント

  • 圧着はがきが水に濡れて破れ、クレームの原因に
  • 再発行・発送コストを含む郵送コストを削減したい

圧着はがきの通知物が雨で濡れて破けてしまいクレームに

T社には請求書などを送付するたび、「開くことができず記載された内容が確認できない」というクレームが数件入っていました。原因は、はがきが雨で水に濡れてしまったことでした。T社が送付している圧着はがきは、水に濡れてしまうと印刷面が破れてしまうのです。

梅雨時期は特に濡れて破れることが多く、再発行・発送に手間もコストもかさみます。また2017年6月に郵便料金が値上がりし、1通52円だったはがきの郵送コストは62円になりました。

郵送コストも圧縮したい

再発行・発送にかかるコストが増大したことで、経理部のS氏は他部門からコスト面をもっと圧縮すべきだと指摘を受けていました。

「調達部門から郵送コストについての指摘を受けた上司から、早急に改善策を検討するように言われました。郵便料金は変えられないので、水に濡れたことによる再発行・発送のコストを削減したいと考えましたが、適した方法が見つかりませんでした」(S氏)

通知はがきについての改善対応を急かされ、S氏は日々頭を抱えていました。

水に濡れても簡単に開くことができる“耐水”圧着はがき

S氏はまず圧着はがきの問題を解決すべく情報を集めました。そして圧着はがきを最初に開発したのはトッパンフォームズであるとことを知ったのです。有益な情報を期待しトッパンフォームズに問い合わせたところ、担当者から紹介されたのが、水に濡れても破れない高い耐水性を実現した圧着はがき「耐水POSTEX-i」でした。担当者は通常の圧着はがきと耐水POSTEX-iの両方を水で濡らして開く実演も見せてくれました。

耐水POSTEX-iは水で濡らしても、スムーズに開くことができました。コツがあるのかとも思いましたが、私も試してみると容易に開くことができたので納得できました」(S氏)

さらに、耐水POSTEX-i従来の圧着はがきと比べてもコストがほとんど変わらないことが分かりました。S氏はさっそく切り替えの検討を進めることにしました。

通常のはがきと同じ送料で返信はがき付きの小冊子同等の情報量が入る

社内でも承認され、耐水POSTEX-iを導入したT社。請求書や利用明細などの通知物の印刷・発送の費用は変わりませんが、水濡れによるクレームが減少し、再発送対応が不要になったことでコスト削減につながりました。

「トッパンフォームズの圧着はがきのラインアップには、全て開くと返信はがき付きの小冊子のような形状になるものもあるとのことでした。はがきの送料で小冊子が送れるのです。全面フルカラー印刷に対応しており、デザイン的な制約もほとんどありませんので、今後別の用途でも活用できそうです」(S氏)

T社では引き続きトッパンフォームズに相談しながら、顧客とのコミュニケーションに圧着はがきを活用する計画を進めています。

解決のポイント

  • 水に濡れても破れない耐水性を実現した圧着はがき
  • 通常のはがきと同じ送料で、8面・フルカラー印刷の情報が送付可能

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