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卸売業Y社

紙の帳票をイメージデータとして保存

社内文書の一元管理まで実現した方法とは

企業の伝票や証憑(しょうひょう)の保存期間は、税法上では7年間、会社法では10年間と定められている。しかし多くの企業が法令で定められている保存期間を超えても帳票を処分せず、保存し続けているのが実情である。

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課題のポイント

  • 紙の帳票が膨大になり、保管庫や事務所スペースを圧迫している
  • 社内のさまざまな文書類を一元化して保存したい

膨大な数の紙帳票が保管庫や事務所スペースを圧迫。イメージデータとして保存したい

Y社では帳票の保存を自社で行っていますが、長期保存が必要な帳票の量が膨大となり、保存スペースの余裕がなくなっていました。また、帳票だけでなく文書類も各部署で保存され、業務上運用しづらい環境になっていたため、同時に一元化して保存する必要がありました。 さらに、企業としてBCP対策強化の取り組みが進められており、これらの理由から情報システム部のM氏は、紙の帳票をイメージデータとして保存する検討を始めました。

社内でデータ保存すると、ストレージの保守運用の負荷が発生する

紙の帳票をPDF化してデータ保存をすると、データを格納するストレージの保守運用などの負荷が新たに発生します。一般的に企業の情報システム部門ではそのような負荷を引き受けることは厳しいと判断することが多く、帳票のデータ保存については外部にアウトソーシングを選択する企業が増えています。

紙帳票をイメージ化からデータ保存までアウトソーシング

M氏はクラウドサービスを中心に情報収集を続けるも、採用したいと思えるものを見つけられずにいました。そこで、帳票の印刷を依頼しているトッパンフォームズなら何か情報を持っているのではないかと考え、担当者に尋ねました。するとトッパンフォームズ自身が、M氏が“理想的”だと考えていた帳票文書の電子保存サービスを提供しているというのです。

「トッパンフォームズはビジネスフォームや帳票の印刷だけだと思い込んでいたのですが、さまざまなサービスをラインアップしており、高セキュリティな帳票文書の電子保存サービスも利用できると教えてもらいました」(M氏)

高セキュリティかつBCP対策も万全

M氏が着目したのはトッパンフォームズが、個人情報が含まれているなどの重要な帳票類を高セキュリティで安全に保存できることや、要望に応じて遠隔地を含めた多重バックアップ管理ができることなどの体制面や、BCP対策の観点からも信頼できることです。

「もともとトッパンフォームズのデータ・プリント・サービスを利用していたこともあり、スムーズに導入検討に入れました。帳票以外の社内文書の保存にも対応しているほか、利用者の権限についても細かく管理できるため、全社での利用も想定しています」(M氏)

M氏は、帳票や書類のデータ保存を進めることで、圧迫されていた社内のスペースを有効活用できるほか、帳票の再発行などが必要になった際にも保存しているイメージデータを印刷することで迅速に対応できるようになるだろうと期待しています。

解決のポイント

  • 紙の帳票のPDF化からデータ保存までをアウトソーシングする
  • 社内文書の保存にも対応していて、利用者権限も細かく設定できるため全社で利用可能

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