学生証の発行にかかる時間とコストを削減したい

T大学では、もともとスタンドアローン型のIDカード発行システムを使用して学生証の発行業務を行っていました。学生証の発行・管理は学生課が担っていましたが、都内近郊に複数のキャンパスを構えるT大学は学生数も多く、学生の登録情報の入力や紛失・故障による再発行対応の手間が課題となっていました。

そんな折、IDカード発行に使用していたパソコンのOS更新に伴い、発行ソフトのバージョンアップが必要になりました。また、長年使用していたカードプリンターの老朽化も指摘されていたため、T大学ではこれを機に、IDカード発行システムそのものを見直すことに決めました。

新システムの導入は簡単ではありませんが、同じスタンドアローン型のシステムにリプレイスしても、データ移管などに大きな手間とコストがかかります。そこで学生課のＯ氏が中心となり、業務負担を改善し、コストも抑えられる新たなIDカード発行システム探しが急務となりました。

「旧システムは登録の手間やチェックなどに時間を取られ、繁忙期には他の業務に支障が出たり、ミスが発生したりするリスクもありました。また、各キャンパスにおける学生情報の管理がバラバラで共有化できていないという課題もありました」（O氏）

O氏が以前から付き合いのあるトッパンフォームズの担当者に相談したところ、紹介されたのがWebブラウザーでIDカードの券面レイアウト作成やデータ登録ができるクラウド型IDカード発行サービス「ID職人Cloud」と、スマートフォンで学生証用の顔写真撮影が可能な「ID職人Smart」でした。

「クラウド上で学生の登録データを一元管理し、複数拠点から簡単にカードが発行できる仕組みに魅力を感じました。顔写真の撮影もID職人Smartとの連携で効率化することができ、発行スピードが向上するという提案も良かったです。また、パソコンの更新や故障の際もデータ移設が不要と聞き、安心して長く使えるという印象を持ちました」（O氏）

さらに注目したのは、専用パソコンや専用ソフトを用意しなくても、IDカード発行システムをクラウドサービスとして利用できることでした。スタンドアローン型に比べて初期構築費が最大75%削減※できるコスト面のメリットも導入の大きな決め手となりました。※弊社調べ

ID職人Cloudの採用によって、T大学では高額なハードウェア購入・保守契約が不要になり、既存のインターネット環境とパソコンを利用した月額利用料ベースの安価なシステムへリプレイスできました。

「導入後、学生証発行にかかる時間は目に見えて短縮されました。常に最新の学生情報が一カ所にあるため、学生の進級時にキャンパスが移った際の情報の受け渡しの手間もなくなりました。また自社発行だけでなく、Web画面からトッパンフォームズに発行依頼ができる点も大きなメリットです。一つのシステムで自社発行と外部委託を柔軟に切り替えられるため、繁閑に合わせた管理やスピーディーなカード発行が可能になりました」（O氏）

T大学では今後もトッパンフォームズに相談しながら、学生証以外のIDカード発行も含めた学内システムの一元管理に向けた計画を進めています。