〈コスト・記入不備・業務負荷〉削減。通知発送業務合理化へ導いた「インフォプロテクト 往復はがき」

脱退届・出資金払戻請求書通知を組合員へ内製で発送。通知物の形態を封筒から「インフォプロテクト 往復はがき」に変更し、発送業務の合理化を実現。

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• 【課題】
• ・脱退届・出資金払戻請求書の発送作業は、組合員からの依頼に応じて手作業で印字・封入・発送対応をしており負荷を感じていた。繁忙期に大量の発送依頼があり業務負荷が高かった。
• ・手作業のため、印字内容の間違いや封入ミスがあった。
• ・帳票は複数用途に対応するものを使用していたため、申請内容によっては不要な項目もあり記入不備が多かった。帳票の再発行が必要となり、帳票の記載内容をシステムに入力する業務もスムーズに進まなかった。

施策概要

エフコープ生活協同組合さまは福岡県を中心に約54万人の組合員が集い、活動されている。組合員の登録情報変更業務や、脱退・出資金払戻に関する書面の発送通知は、依頼のたびに日々事務所で手封入の上発送していた。また、脱退・出資金払戻の希望理由によって送付する帳票が異なり、複数の封入パターンがあった。弊社のWebセミナー聴講をきっかけに、通知物の形態を封筒から「インフォプロテクト 往復はがき」へ変更することで業務を合理化できないかと、相談をいただいた。

「インフォプロテクト 往復はがき」を活用した通知物

脱退届・出資金払戻請求書通知、情報変更届に「インフォプロテクト 往復はがき」を採用いただいた。

形態を変更したメリット:

①内容に応じた記入欄のみを掲載するよう項目を絞り込んだ。結果、組合員の記入負荷も少なく、記入不備が減少。
②剝離紙をはがすと、記入面を隠す隠ぺいシールとなるため、簡単に個人情報を隠すことができユーザビリティーの向上に貢献。
③はがき形態のため誤封入などの人的ミスも防ぐことができ、作業効率向上につながった。

脱退届・出資金払戻請求書通知:

汎用版（情報変更届・脱退取り消し・出資金積み立て変更）:

【宛名面：情報変更申込書】宛名印字と同時に必要な申込書内容の画像を差し込み印刷することで、誤封入防止や部材の共通化など作業効率が向上。

【返信面：広告】組合員へ伝えたい告知をプリンターで印刷。その時々に伝えたい内容にフレキシブルに変更ができる。

4つの成果

「インフォプロテクト 往復はがき」に変更したことで、手封入にかかっていた時間と誤封入などのヒューマンエラーを削減できた。また発送までの作業が簡素化され、対応日や作業担当者を増やすことができ、柔軟で迅速な業務が可能となった。

Before：封書の場合:
①組合員からの連絡により送付する関連書類を選別。
②宛名を印字し出力。同時に組合員番号を帳票へ印字または手書き。
③手作業で、封筒へ約3点封入し郵送。

After：インフォプロテクト 往復はがきの場合:
①組合員からの要望内容により弊社から納品された 「インフォプロテクト 往復はがき」の種類を選択。
②印字データが入力されたWordファイルを事務所内のプリンターで出力し郵送。

「インフォプロテクト 往復はがき」への形態変更をきっかけに、組合員の要望ごとに申込書を分けて通知可能となった。申込書の記入項目を最低限にすることができ、記入不備の激減につながった。「インフォプロテクト 往復はがき」切り替え後、再送数は従来と比較し56％削減。再送率は業務フロー上必要な場合も含まれており、現場からのヒアリングからも記入不備による再送は大幅に減少したと考えている。

帳票の発送形態を封書からはがきに変更し郵送費を削減。発送までの総コストを25％削減することができた。

「インフォプロテクト 往復はがき」導入前はコールセンターへ、帳票の記入方法に関する問い合わせが多かった。運用切り替え後は問い合わせがなく、記入しやすい通知物になったと評価している。

2022.02.28