改元に伴う帳票類の改訂作業が間に合わない！

大手金融機関M社は、改元に伴う帳票の改訂準備に頭を悩ませていました。金融機関には、契約書や申込書など大量の帳票があります。そのため今回の改元のみならず、法改正や規約変更などで発生する帳票の改訂に関わる業務負荷やコストが大きな課題となっていました。

また、ひとくちに帳票といっても手書きで記入をする箇所やOCRなどシステムで読み取る箇所があるなど、作り方や使い方はさまざま。各部署で対応すれば変更漏れなどのミスが発生するリスクもありました。

営業企画部のT氏は上司から改訂準備のスピードアップと業務効率化を図るよう指示を受けました。帳票改訂の業務効率化には、変更箇所の洗い出し、全体量の把握、改訂業務の負荷による人員の確保が必要になります。

「帳票は複数の部署で管理され、印刷の発注先も数社にわたるため、帳票を集めるだけでも時間がかかります。それら全ての改訂箇所の洗い出しともなると、膨大な手間と人員が必要になる。限られた時間の中で、漏れやミスなく帳票の改訂を進めるにはどうしたら良いか、課題は山積していました」（T氏）

T氏はまず最も時間がかかる改訂箇所の洗い出しの課題を解決しようと情報を集めました。そして帳票印刷の委託先の一つであるトッパンフォームズに相談したところ、担当者から紹介されたのがテキスト情報から改訂箇所の一括検索が可能な「帳票一括マークアップサービス」でした。

「複数の印刷会社の版データやデータ形式※にかかわらず、まとめて渡せば対象文言全てにチェックが入った『マークアップシート』で改訂箇所がひと目で分かるようになること、また、改訂漏れを防ぐためのチェックリストとしても活用できる『対象箇所一覧』も提供される点に魅力を感じました。あとは我々がこれらに修正指示を入れて各印刷会社へ渡せば良いので、これなら改訂の前段階の作業が大幅に効率化できると考えました」（T氏）

さらに注目したのは、検索したテキスト部分を非表示とし、画像やアウトライン化された部分のみを表示する機能です。検索できていない箇所だけを絞り込むことができるので、目視による対象文言のチェックに役立ちます。コスト面においても、改訂箇所のボリューム別に細分化された合理的な価格設定で高い費用対効果が見込めたため、T氏はサービス導入の検討を始めました。

社内でも承認され、帳票一括マークアップサービスを利用したM社。改元に伴う文言変更など帳票類の修正作業効率化を図ることにより、改訂作業にかかる費用コストの削減や改変に伴う労務管理費用の削減、さらにはミスによる直し漏れやロス率の軽減につながりました。

「一度の依頼で対象文言を複数設定できるため、当社で保有する帳票300点を対象に「平成」のほか、今後の消費税増税なども見据えて「消費税」や「サービス名の変更」の文言のマーキング処理を併せて行いました。今後さらなる業務効率化を目的に、トッパンフォームズの帳票管理システムの導入も視野に入れています」（T氏）

M社では今後もトッパンフォームズに相談しながら、帳票改訂も含めたより効率的な帳票管理を実現する計画を進めています。

※Adobe Illustrator、InDesign、Microsoft Excel、Word、PowerPoint、TAP
※TAPとは、トッパン・フォームズ株式会社の版下制作システムです。