ユニバーサルデザイン視点でのフォームマネジメントによる業務効率化
- 文書・帳票管理
- 株式会社栄光さま
Z会グループで栄光ゼミナールなどの教育事業を展開されている栄光さまでは「契約者である保護者さまが記入する申込書に記入漏れがあっても、教室スタッフがそれに気付けないため、本部処理の際に教室への問い合わせが発生したり、お客さまに再手続きをしていただくなど、時間のムダやお客さまへご迷惑が生じてしまう」といった課題をお持ちでした。
課題を解決したソリューション
施策概要
現状の事務のフローをヒアリングし、使用している全帳票のリストを確認。その中から使用頻度が高く記入漏れなどの問題が発生しやすい帳票に対してヒューリスティック評価を行い課題抽出をした上で、デザイン改善を行いました。
<改善例>
・帳票を業務別、機能別に見直し整理・統合
・質問が多い箇所、記入漏れ、間違いの発生しやすい箇所を改善
・帳票の取り扱いを効率化し、事務作業を軽減できるようレイアウトを変更
<改善の一例：夏期企画の参加申込書>
結果
記入不備が前年の3割に減少！:
「夏期企画の参加申込書」のヒューリスティック評価のレポートと改善デザインを採用いただき、その結果本帳票に関する記入不備を前年の3割に削減することに成功しました。
ご担当者さまコメント
そもそも帳票を診断していただくということが初めてのことでしたので、どのような視点で帳票を作成するとよいかということが明らかになり勉強になりました。一貫して「お客さまから見てどうか？」が診断のポイントになっていましたので、帳票診断を通して、弊社の業務にお客さま視点が足りていないところがないか、点検する良いきっかけにもなりました。
またお客さまにとって分かりにくい帳票であったということが科学的に証明されたため、社内で帳票を作成するさまざまな部署が納得感を持って改善の必要性を理解することができました。
社内ではトッパンフォームズ（現TOPPANエッジ）のアドバイスに基づき帳票作成のガイドラインを定め、帳票作成の点検フローを整備しました。また年に１回社内で帳票作成のための勉強会も実施しています。
2018.03.18
