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製造業S社

多様な雇用形態、拠点ごとで属人的に行われている勤怠管理を何とかしたい・・・

労働時間の適正把握をオンラインかつ全社一元管理を実現できた方法とは?

厚生労働省は平成29年1月に策定したガイドラインの中で、使用者には労働時間を適正に把握する責務があることを喚起するとともに、勤怠の客観的記録など、講ずべき措置について提示している。

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課題のポイント

  • 雇用形態が多様な上に、拠点ごとで勤怠管理方法が異なり、集計作業が煩雑になっている
  • 出退勤時刻の自己申請が多く、客観的データによる勤怠管理ができていない
  • 紙ベースの勤怠データの締め作業や、各申請の承認作業などの運用面で多大な手間が掛かっている

客観的データによる勤怠の一元管理ができていない

S社では、パートタイマーや契約社員、出向社員など多様な雇用形態の従業員を、勤務拠点ごとに異なった勤怠システム・方法で管理していました。また、作業形態によっては従業員の手書きや手入力による自己申請を元にした勤怠管理を行っているケースも多く、その記録は客観性があるものとは言えませんでした。このような勤務実態を正しく把握できていない問題について、総務部のH氏は次のように語ります。

「厚生労働省のガイドラインの件もあり、社内でも客観的で正確な労働時間の把握を進めるべきという機運が高まっていました。そこで、雇用形態がバラバラな従業員の労働時間を、システム的に一元管理する方法を探し始めました」

紙ベースの勤怠データでの締め作業、承認作業に手間がかかる

S社では多くの従業員が、出退勤時刻を月末にまとめて記入し提出するといったことが習慣化していました。そのため総務部では、提出されたデータの集約や突合など、給与計算に必要な締め作業が短期間に集中していたのです。また、残業や有給休暇の申請については紙ベースで運用しており、その承認に時間と手間がかなりかかっていました。

「勤怠管理の効率化を考え、一部で運用中のタイムカード式システムを全拠点で導入しようと試算してみたのですが、膨大な費用と準備期間がかかることが分かり、結局断念しました」(H氏)

豊富な打刻手段で、どこからでも出退勤を記録できる

情報収集を重ねていたH氏は、IT部門で取引があるトッパンフォームズの担当者を紹介してもらい、この課題について相談しました。すると、導入実績が豊富なクラウド型勤怠管理システム「KING OF TIME」を紹介され、詳しく話を聞いてみることにしました。

このシステムは、ICカードやスマートフォン、パソコンなど、豊富な打刻手段を選択し時刻を記録できる機能を標準で搭載していました。これなら場所や状況を選ばずに簡単で正確な、客観性の高いデータ記録が可能となります。

勤怠をオンラインで一元管理。締め作業の負担も削減できる

管理者側は、多様な雇用形態に応じて打刻方法を設定可能なため、全社員の勤怠情報を容易に一元管理できます。システム上には打刻データがリアルタイムで反映され、月末の締め作業の負担を大幅に削減できることも大きなメリットでした。さらに申請・承認機能も充実しており、打刻忘れや休暇、残業などの申請も、オンラインによりスムーズに対応できます。

H氏は、早速30日間の無料トライアル制度を利用して評価を行うことにしました。実際にさまざまな雇用形態を設定した上で機能を試した結果、現状の課題がほとんど解決できることが分かりました。

「多様な現場や働き方を抱える当社でも、非常にスマートに勤怠管理ができることが実感できました。初期費用もかからず、実際に利用した従業員の人数のみのコストで済むため、とても効果的かつ経済的で、上層部の承認もスムーズにとることができました」(H氏)

S社では、全拠点でKING OF TIMEの導入を決定。さらに、勤怠管理に使用できるIC機能付き社員証の作成についてもトッパンフォームズに相談し、導入を検討しています。

解決のポイント

  • 30日間の無料トライアル制度により、機能評価が可能
  • どんな場所でも出退勤を打刻できるため、客観性の高い勤怠データの取得を実現
  • 全社員の勤怠データをオンラインで管理。給与計算や申請承認作業の負荷も大幅に軽減

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