多様な雇用形態、拠点ごとで属人的に行われている勤怠管理を何とかしたい・・・

S社では、パートタイマーや契約社員、出向社員など多様な雇用形態の従業員を、勤務拠点ごとに異なった勤怠システム・方法で管理していました。また、作業形態によっては従業員の手書きや手入力による自己申請を元にした勤怠管理を行っているケースも多く、その記録は客観性があるものとは言えませんでした。このような勤務実態を正しく把握できていない問題について、総務部のH氏は次のように語ります。

「厚生労働省のガイドラインの件もあり、社内でも客観的で正確な労働時間の把握を進めるべきという機運が高まっていました。そこで、雇用形態がバラバラな従業員の労働時間を、システム的に一元管理する方法を探し始めました」

S社では多くの従業員が、出退勤時刻を月末にまとめて記入し提出するといったことが習慣化していました。そのため総務部では、提出されたデータの集約や突合など、給与計算に必要な締め作業が短期間に集中していたのです。また、残業や有給休暇の申請については紙ベースで運用しており、その承認に時間と手間がかなりかかっていました。

「勤怠管理の効率化を考え、一部で運用中のタイムカード式システムを全拠点で導入しようと試算してみたのですが、膨大な費用と準備期間がかかることが分かり、結局断念しました」（H氏）

情報収集を重ねていたH氏は、IT部門で取引があるトッパンフォームズの担当者を紹介してもらい、この課題について相談しました。すると、導入実績が豊富なクラウド型勤怠管理システム「KING OF TIME」を紹介され、詳しく話を聞いてみることにしました。

このシステムは、ICカードやスマートフォン、パソコンなど、豊富な打刻手段を選択し時刻を記録できる機能を標準で搭載していました。これなら場所や状況を選ばずに簡単で正確な、客観性の高いデータ記録が可能となります。

管理者側は、多様な雇用形態に応じて打刻方法を設定可能なため、全社員の勤怠情報を容易に一元管理できます。システム上には打刻データがリアルタイムで反映され、月末の締め作業の負担を大幅に削減できることも大きなメリットでした。さらに申請・承認機能も充実しており、打刻忘れや休暇、残業などの申請も、オンラインによりスムーズに対応できます。

H氏は、早速30日間の無料トライアル制度を利用して評価を行うことにしました。実際にさまざまな雇用形態を設定した上で機能を試した結果、現状の課題がほとんど解決できることが分かりました。

「多様な現場や働き方を抱える当社でも、非常にスマートに勤怠管理ができることが実感できました。初期費用もかからず、実際に利用した従業員の人数のみのコストで済むため、とても効果的かつ経済的で、上層部の承認もスムーズにとることができました」（H氏）

S社では、全拠点でKING OF TIMEの導入を決定。さらに、勤怠管理に使用できるIC機能付き社員証の作成についてもトッパンフォームズに相談し、導入を検討しています。