お問い合わせ
保険業N社

約款の改訂対応に課題が多発

校正作業の時間が以前の1/3に短縮! 解決したクラウド型専用サービスの実力とは?

法改正や高齢化社会などの社会的背景から、顧客ニーズの多様化に伴い、保険商品の改訂や新商品の開発サイクルが加速している。

イメージ画像

課題のポイント

  • 法改正や新製品の改訂が頻繁に発生し、管理と改訂作業の煩雑さを改善したい
  • 改訂帳票の洗い出しや対象帳票の特定とそれに伴う改訂指示に時間がかかっている
  • 改訂時の校正チェックは基本目視による確認となり、作業者の負荷や抜け・漏れが不安

頻発する約款の改訂対応確認や手段が目視となるため、抜け・漏れの不安が・・・

法改正や新製品がリリースされるたびに、募集文書や保全帳票の約款に細かな改訂が頻発し、その対応に日々追われているN社。過去の製品規約なども永続的に管理しなければならないため、対象となる書類関係は年々増加していました。この状況に、担当する事務企画部は管理と改訂作業の煩雑さを何とか改善したいと考え、改善プロジェクトを発足し、問題点の洗い出しとその解決に向けて本格的に動くことにしました。

プロジェクトリーダーのS氏は、「作業時間を調べたところ、改訂対応の計画時、改訂帳票の洗い出しや変更指示など対象帳票の特定、それに伴う改訂指示に時間がかかっていることが分かりました。また、洗い出し作業の確認手段が目視になってしまうことから、抜け・漏れの発生リスクがどうしても拭えませんでした」と当時の様子を語ります。

また、改訂時の校正チェックも目視による確認が中心となるため、ミスの発生だけではなく作業者に大きな負荷がかかっていることも分かりました。

「変更箇所以外の項目も含め、一字一句をすべて確認しなければならないため作業者の負荷は相当なものでした。またその要因から抜け・漏れが発生していたことも、早急に解決しなければなりませんでした」(S氏)

その他にも、確認者の経験年数に応じてチェックの品質にばらつきが出てしまうことも問題視していました。毎回同じ担当者が作業に当たるわけではないため、均一化を図るための仕組みも早急に立ち上げなければなりませんでした。解決しなければならない問題が山積みで、S氏は途方に暮れてしまいました。

新サービスの利用で、専念すべき「顧客サービス向上のための時間」を取り戻した!

解決策を求めていたS氏は、トッパンフォームズ主催の「帳票の版管理クラウドサービス」というセミナーをインターネット検索で見つけ、参加することにしました。その内容はS氏にとって大変興味深い内容でした。セミナーは、クラウドを活用した版管理サービス「DocValue Contents」の開発背景やデモが中心で、それぞれの機能を見る限りでは今の課題が解決できそうなものばかりでした。早速S氏はトライアルに申し込み、プロジェクトメンバーと評価を繰り返し実施しました。

まず驚いたのは、豊富な検索手段です。改訂対象となる帳票をキーワード検索や詳細検索で簡単に特定することができ、関連資料もすぐに見つけられました。さらにドキュメント内のどこに検索したワードがあるかも可視化ができ、抜け・漏れのリスクも軽減できました。

「校正業務についても、イメージ、文言の2つの差分表示機能で、変更箇所が分かりやすくなり確認精度が大幅に向上しました。これなら経験年数に関係なく品質の均一化が実現できます」(S氏)

トライアルで大きな改善が見込めたため、DocValue Contentsの本導入を決定しました。

数週間後、校正作業にかかっていた時間を測定したところ、以前の1/3にまで大幅に短縮できていました。本来専念すべき顧客サービス向上のための活動時間を増やせたことで、顧客満足度も向上。プロジェクトは大成功を収めました。

解決のポイント

  • クラウドを活用した新サービス「DocValue Contents」のデモを見学し、トライアルを申し込む
  • トライアルで大きな改善が見込めたため、本導入を決定し、校正作業にかかっていた時間を1/3に短縮
  • 本来専念すべき顧客サービス向上のための活動時間が増え、顧客からの満足度も向上

この課題を解決したソリューションはこちら

オススメのユースケースはこちら

お問い合わせ

CONTACT

ソリューションについてのご意見・ご相談など
お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ