金融機関T社では、連日改訂が発生する規程や事務取扱要領の閲覧管理を、最新のグループウェアで行っていました。しかし、行員たちからはこのシステムの評判が悪く、中でも文書管理機能の低さに不満が集中していました。その時の状況を、改善プロジェクト担当のS氏は次のように語ります。

「お客さまからのお問い合わせに対し、業務上の手順やルールを確認する際、PDFやWordなどのファイルを検索しダウンロードする機会が多いのですが、グループウェアにある機能では検索の精度が低く、操作性もかなり悪いものでした。そのため必要な文書や情報をすぐに見つけられず、確認が漏れてお客さまにご迷惑をおかけしてしまうなど、行員の不満が溜まっていました」

このグループウェアは最新版のファイルしか保存できないため、変更前後の文書参照や更新履歴の表示ができず、改訂箇所の承認に必要な資料作成にかなりの時間を要していました。そうした手作業での資料作成を繰り返し行っていたある日、古い情報でファイルを上書きしてしまう事態が発生。幸いにして提出前に判明したため大事には至りませんでしたが、またいつ起こっても不思議でない事態に、行員の不安は増すばかりでした。

困り果てたS氏は、別部署で取引があったトッパンフォームズの担当者に相談しました。すると、金融機関に多くの導入実績がある「DocLAN-S」の紹介を受けました。後日この担当者はデモを行い、新旧文書ファイルの差分表示をはじめ、検索性の高さやバージョン管理機能の簡易性、HTML表示によりホームページを見るようにストレスなく閲覧ができることを実演。最後に監査時に提出するのに有用なCD-ROMへの出力機能を実演しました。

「はじめは半信半疑でしたが、文書の履歴管理や、それらに書かれているキーワードの検索方法や精度には驚きました。Wordファイルを適切に管理・共有できるようになり、業務効率の改善と、ヒヤリ・ハットミスもなくせると思いました。機能としてはこれだけあれば自社には十分で、他の高機能なシステムを導入するよりも、ピッタリだと感じました。また、オンプレミス型のパッケージなのでセキュリティ面も安心できました」（S氏）

一緒にデモを見学した上層部もこれらの機能にはとても満足し、DocLAN-Sの導入は順調に進みました。 導入決定後、約2ヵ月半で運用もスタート。現在は社内テンプレートの見直し・作成についてトッパンフォームズと一緒に進めています。