想定の1/10のコストで、職員4,000人の顔写真の収集に成功！

自治体H市は働き方改革の一環として、プロジェクトを立ち上げ職員全員の勤怠管理状況について調査・把握を行い、勤怠管理システムを刷新することにしました。また、新しいシステムはICカードで出退勤の管理を行うため、この機会に職員証もリニューアルすることが決まりました。更新にあたり全職員の顔写真を早急に集める必要が出てきたのですが、H市は拠点数が多く、150拠点、4,000人に及んでいます。プロジェクトを担当したT氏は当時の様子を次のように語ります。

「職員全員の顔写真を短期間で集めるのは、想定以上にコストと時間がかかるものでした。何社かに声をかけて見積りを取ったのですが、すべての拠点にカメラマンを派遣しても、当日に不在者が出てしまうため予備日を設けなければならず、費用がどんどん膨らんでしまいました」

T氏は、近隣の自治体でいち早く新システムを導入した担当者に費用感や注意事項を聞いてみました。すると、全職員の顔写真を撮ることに加え、撮影した写真のトリミングや身分証にふさわしい写真であるかの確認、写真と職員情報のマッチングに時間と手間がかかってしまったと教えてくれました。

煩雑な作業からミスが起こり、手直しが発生する可能性があると知ったT氏。H市のプロジェクトでは人的リソースの確保はかなり難しく、撮影コストの増大と併せて途方に暮れるばかりでした。

困り果てたT氏は、印刷物関連で取引があるトッパンフォームズの担当者に今回の件を相談してみました。すると翌週、Webサービスである「ID職人Smart」で解決できると、プロジェクトメンバーに提案とデモをしてくれました。

デモは、スマートフォンでID職人Smartのサイトにアクセスして職員の情報を入力し、画面の枠に合わせて顔写真を撮影。その後簡単なトリミングを行うだけで、写真収集が完了するという内容でした。

「プロジェクトメンバーでも試してみましたが、誰が操作しても簡単に登録でき、仕上がりもほぼ同じレベルなので安心しました。これだけ簡単なら、忙しい職員の協力も得られると確信しました」（T氏）

この結果を受け、T氏はID職人Smartの採用を進めました。心配していたコストは、カメラマンを全拠点に派遣した場合の約1/10に抑えることに成功。コストが大幅にダウンできたことで稟議も順調に進みました。準備が整ったところで、実際に全職員の顔写真を集めたところ、わずか1週間で収集が完了しました。

「予定よりも1か月以上早く新しい勤怠管理システムの利用を開始することができました。カード発行についてもトッパンフォームズに委託したため、勤怠管理システムとのデータ連携まで全面サポートしてくれたことも大きかったです。セキュリティ強化に向けた次のステップに関してもトッパンフォームズにサポートしてもらいながら、今回作成した職員証を使用したPCログイン、プリンタセキュリティ、鍵管理システムなどの導入を検討しています」（T氏）