煩雑な新旧対照表の作成業務の負担を、低コストで軽減できた秘策とは？

I社の人事管理部では、社内規程や各種マニュアルなどに更新が発生するたび、上層部の承認を得るために必要となる新旧対照表を作成していました。更新が頻繁に発生するため、その作業が大きな負担になっていたのです。担当のY氏は次のように語ります。

「社員間の食い違いや、業務上のミスが起きないように、変更の必要が生じたときは迅速な対応が求められます。新旧対照表は上層部の承認を得るために必要でしたが、ユーザーである社員たちに認知してもらうためにも必要不可欠でした。新旧対照表で変更箇所を明らかにしておかなければ、周知したい更新内容を読んでもらえず、『よく分からないけれど、どこか変わったらしい』で済まされてしまうのが実情です」

社内で重要な役割を果たす新旧対照表を、正確かつ効率的に作成できる手段を探し、Y氏は情報収集を続けました。該当するツールをいくつか見つけることはできましたが、どれもが必要以上に多機能で高価なものばかりで、導入は難しいと判断せざるを得ませんでした。ほかの代替案も思い当たらず、Y氏は当てもなく情報収集を続けるほかありませんでした。

Y氏は取引先であるトッパンフォームズの営業と話をする中で、同社が新旧対照表の作成に適したツール「SabunTrail（サブントレイル）」を扱っていることを知りました。Wordファイルから新旧対照表を手軽に作成できるアプリケーションで、1ライセンス19,800円（税抜）から導入できると聞き、強く興味を持ちました。

「機能がシンプルで操作も容易と聞き、ぜひ試用したいと伝えました。情報収集していたときに見つけたツールはどれも10倍程度の金額だったので、テスト導入にも二の足を踏んでいたのです」（Y氏）

営業から体験版の紹介を受け、早速部署内の数人でDLして試用してみることに。その結果、必要な機能を十分に有していることが確認できたのはもちろん、使用感など扱いやすさについてもテスト利用者全員から好評が得られ、正式に導入されることになりました。

SabunTrailを導入したことにより、I社の人事管理部にとって大きな負担となっていた各種規程やマニュアルの更新業務は大幅に改善されました。

「想定よりも低コストで解決できてよかったです。また、会話の中から我々の抱えている課題を察知して解決策を提案してくれたトッパンフォームズの営業にはとても感謝しています」（Y氏）