支払通知書を電子配信に切り替えたい

電子配信の切り替えについて、S社ではまず取引先への支払通知書から始めることにしました。S社では現在、支払通知書のプリント・仕分け発送を自社で行っていました。社内スタッフの手作業であるため、取引先の手元に届くまで5日ほどかかっており、取引先への入金日までにお届けすることができないこともありました。 また明細データを送ってほしいという取引先もあり、会計システムから出力するなどの個別対応にも時間と手間が発生していました。

電子配信の開始に向け、情報システム部のT氏が適したシステムを探すことになりました。S社の方針としては、取引先への支払通知書を電子配信に切り替えた後、お客さまへの請求書や納品書なども段階的に電子配信に切り替えていく予定でした。ここに大きな障壁がありました。

「電子配信への切り替えには受け手の同意が必要です。そのため電子配信に対応しても完全には切り替えられず、郵送と併用することになります。従ってシステムにも電子配信と郵送を効率的に使い分けられることが求められるのです」（T氏）

T氏は情報を集めましたが、適したシステムはなかなか見つかりませんでした。

T氏は支払通知書の伝票を作っている取引先のトッパンフォームズに何かよい方法がないか尋ねました。すると、万全なセキュリティのもと安全に電子配信を始められ、郵送との併用にも対応できる「WebBureau（ウェブビューロー）」を紹介されました。取引先への電子配信切り替えの案内など導入における煩雑な作業を、豊富な実績とノウハウを持つトッパンフォームズがサポートしてくれるので、スムーズな導入が可能です。郵送についても併せてアウトソーシングできるため、支払通知書発送業務にかかっていた膨大な時間を一気に削減できます。

T氏はこれなら自分たち情報システム部のほか、関係各部署への負担を最小限に抑えた導入が可能だと考え、社内で提案してみることにしました。

T氏が提案したところ社内からも好感触が得られ、採用が決定。導入は滞りなく進み、支払通知書を電子配信に切り替えることができました。

「『郵送のままがいい』とおっしゃる取引先が多いのではないかと不安でしたが、『どうしても郵送がよい』とお返事いただいた取引先は数社のみ。ほとんどの取引先は発送方法についてはあまりこだわりがないということが分かりました」（T氏）

後々進めていこうと考えていた請求書の電子配信についても、十分なサポートを受けながら想定より大幅に前倒しで開始できました。

今回電子配信では取引先に対して、支払通知書のPDFだけではなく明細のCSVデータを一緒に送付することにしました。

「支払通知が手元に早く届くようになり確認作業に余裕ができただけでなく、明細データを活用して社内の経理処理がスムーズになったと、取引先からも喜ばれています」（T氏）

電子配信を取り入れたS社では、当初期待していた以上の効果が認められました。その後もトッパンフォームズのサポートを受けながら、各種帳票の電子配信への切り替えを順調に進めています。