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流通小売業S社

テナント契約の管理が煩雑で更新漏れが不安

問い合わせ対応の負担も軽減したクラウドサービスとは?

全国展開する百貨店S社では、集客アップのため数年前からテナントを増やした。

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課題のポイント

  • テナント契約の管理が煩雑で、更新漏れを起こしかねない
  • 契約内容を店舗側で確認できる環境を整え、問い合わせ対応業務を削減したい

テナント契約の管理が煩雑で、更新漏れが不安

S社では全国の拠点におけるテナントとの契約について、本社業務部で一括管理していました。契約を更新するテナントは全社で月に数百件あり、Excelでの確認作業は非常に煩雑でした。本社業務部の担当A氏は、更新漏れなどのミスを出しかねないという不安を常に抱えていたと言います。

契約内容に関する問い合わせ対応にリソースが奪われる

各店舗からの契約内容に関する問い合わせについても、対応は本社業務部で行っていました。件数が多いため、問い合わせ対応がほかの業務を圧迫することもしばしばありました。

契約内容を各店舗でも確認できるようなシステムを導入できないかと考えました。しかし、費用と時間がかかることから断念せざるを得ませんでした」(A氏)

A氏はさらに情報を集めましたが、解決策はなかなか見つかりませんでした。

契約期限が近づくとアラートが届く。テナントにも契約満了通知を郵送

A氏はトッパンフォームズの営業に相談しました。すると、解決策として「DocValue Advance(ドックバリューアドバンス)」による契約管理の提案を受けました。契約期限が迫ると通知が来るように設定できるほか、トッパンフォームズが提供するデータ・プリント・サービス(DPS)と併用することでテナントへ契約満了通知を郵送することもできるとのことでした。さらに、ユーザーライセンス発行費用がかからず、アカウントごとの利用者権限の設定も容易なため、店舗ごとにアカウントを発行し契約内容を確認できる環境を用意できそうでした。

クラウドサービスのため費用と手間を抑えながら使い始めることができるので、実際に効果を確かめたいと考えたA氏は、まず1店舗で採用しテストすることにしました。

作業が標準化され安心して作業ができる体制に

効果はすぐに現れました。必要な時に店舗で契約書を確認できるので問い合わせる必要がなく便利だと店舗側にも好評で、導入店舗からの契約更新に関する問い合わせは激減しました。

効果が実感できたことから、全国の店舗に展開していくことが決まりました。導入店舗を増やしていくにつれ、本社業務部では問い合わせ対応に追われることがなくなり、安心して本来の業務ができるようになりました。

「契約更新が必要なテナントに郵送で『契約満了のお知らせ』を送付することで、テナントも事前に契約内容を確認して更新準備をしてくれるようになりました。通知の発送業務もトッパンフォームズに任せられるので、ミスの不安がなくなったことはもちろん、業務負担も大きく軽減されました」(A氏)

その後、A氏はDocValue Advanceを活用したさらなる業務効率化についてトッパンフォームズに相談しながら検討を進めています。

解決のポイント

  • 契約期限が近づくと本社業務部と店舗に通知が届き、テナントにも郵送で知らせることができる
  • 店舗ごとに契約内容を確認できるアカウントを発行することで、問い合わせ対応業務の負担を軽減できた
  • クラウドサービスなので手軽なスモールスタートが可能

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