全従業員の顔写真を効率的にデータベース化

E社には有能なパート・アルバイトを社員に登用する制度があります。人材管理の観点から、データベースへの顔写真の追加については正社員に限らず、パートやアルバイトまで対象とすることに決めました。しかしながら、人事部のK氏は着手前から不安を禁じ得ませんでした。100以上ある全国の拠点・店舗から3000名を超える従業員一人ひとりの顔写真を集める労力はもとより、顔写真と登録済みデータのマッチングにおいても多大な手間がかかることが予想されたためです。

また、同時に切り替えを予定している顔写真入りのネームプレートについて、ブランドイメージに合う高級感のあるプラスチック製のものにしたいと考えていました。現状のネームプレートは紙製で、劣化しやすく見栄えがよくないとの社内の声もありました。

「好感の持てる自然な笑顔の写真を使いたかったのです。写真のクオリティーや背景についても統一感が欲しく、条件を決めて各拠点で全員の写真を撮影するしかないと思いました」（K氏）

K氏は効率的に進められる良い方法を探していました。

K氏は取引先のトッパンフォームズから提案を受け、顔写真の収集と社員証・ネームプレートの作成に「ID職人Smart」を利用することにしました。

ID職人Smartはスマートフォンで撮影した写真をそのままアップロードしてIDカードにすることができます。このサービスを採用したことで、全国に点在する各拠点で都合のよい時間に撮影を実施することができました。アップロードの際に社員情報とのマッチングができるため、写真データと個人情報を照らし合わせながらファイル名を編集するなどの作業も不要でした。

社員とパート・アルバイト従業員すべての顔写真の収集はたった2週間で完了しました。

「スマホで簡単に撮影して提出できる手軽さからか、大半の拠点がスピーディーに対応してくれました。また写真のトリミング作業も各自がスマホでできるため、人事部の通常業務が圧迫されることもありませんでした。さらに、店舗で撮影できたため制服を着用した写真で統一できたことも良かったです」（K氏）

こうしてE社では、データベース化も滞りなく完了。社員証・ネームプレートについても予定通りに切り替えることができました。新しいネームプレートはデザインにこだわり、当初の希望通り写真のクオリティーもそろったので高級感あふれる仕上がりとなりました。店舗の雰囲気によく合っていると利用客からも好評です。