請求書の電子配信を始めたい

情報システム部のT氏は上層部からの指示により、段階的に請求書を電子配信に切り替えていくための効率的な仕組みの構築について検討を進めていました。要件を洗い出す中、システムの選定に悩んでいました。

「業界全体の流れがあるとはいえ、請求先によっては電子配信に対応していないケースもまだまだあります。また今までどおり紙で受け取りたいという取引先には、郵送対応が必要です。さらに、請求書を早く受け取りたいという得意先には、郵送とは別にFAXでも送付しており、使い分けられるようなシステムが必要でした」（T氏）

A社では郵送・FAXの送付は手作業で行っていました。そのため膨大な工数が発生しているだけでなく、封入した内容物の間違いや送付先を誤るなどのミスも起きていたのです。これに電子配信が加わり今以上に作業が煩雑になれば、さらにミスが起きやすくなってしまう恐れがありました。

これらの事情から電子配信と郵送、FAXを効率よく使い分けられ、ミスを防止できるような仕組みを構築しなくてはなりませんでした。しかし全ての条件を満たす解決策はなかなか見つかりませんでした。

そんな中、T氏はトッパンフォームズに相談してみました。すると担当者から説明を受け、同社のサービス「WebBureau（ウェブビューロー）」であれば、請求書だけでなく支払通知書や案内書、残高確認書など帳票発送を全てアウトソーシングできることが分かりました。しかも電子配信・郵送・FAX全てに対応可能とのことでした。

「取引先によって送付方法が異なり、電子配信と紙での送付、FAXが混在する場合でも、受け付けてもらえるとのことでした。また今後の送付方法の変更についても、送付方法のフラグを変更するだけで自動的に振り分けられると聞いて、ぜひ導入したいと考えました」（T氏）

社内で検討を進め、T氏はWebBureauが自社に最適な解決策であると確信し導入を決定しました。導入に当たり、取引先には電子配信ができるようになったことを通知して希望の送付方法を確認し、希望のあったところから順に切り替えていくことにしました。電子配信を選択した取引先からは、Webで気軽に確認できるようになり利便性が向上したと喜ばれました。郵送やFAXが必要な取引先には、今まで通りの対応ができており、すべての取引先に負担をかけずに、請求書の電子配信への切り替えを開始できました。

今まで膨大な工数を費やしていた請求書発送の作業工数が削減された上、ミスの不安も解消されました。この結果を踏まえ、引き続きT氏が中心となり、支払通知書や案内書、残高確認書などの帳票をトッパンフォームズに相談しながらアウトソーシングしていくことが決定しています。