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流通小売業F社

働き方改革のためのクラウド利用

ユーザーライセンス発行費用がかからない安全な環境とは?

F社ではクラウドを活用した働き方改革について検討が進められていた。

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課題のポイント

  • 万全のセキュリティ対策を実施した上で、外部から社内データにアクセスできる環境を構築したい
  • 検討中のクラウドサービスは、必要数分ユーザーライセンスを発行すると膨大な費用がかかる

万全なセキュリティ対策の下、外部から社内データにアクセスできるようにしたい

働き方改革の一環で、必要に応じて社員が在宅勤務を選択したり、営業が外出先から必要な書類を確認したりできる環境を整えることが決定したF社。情報システム部のT氏が中心となり、それを実現する環境を構築すべく検討を進めることになりました。

T氏が最重要課題と位置付けたのは、万全のセキュリティ対策でした。F社では取引先や一般顧客など多くのデータを保有しており、万一にも情報漏えいなどの問題を起こさないため個人情報の取り扱いには慎重を期しています。そのためこれまではセキュリティへの懸念から、外部から社内のデータにアクセスできないようにしていました。

クラウド化を検討するも、ユーザーライセンスを必要数発行するとコストが膨大に

T氏は外部から各種ドキュメントにアクセスできるクラウドサービスの導入を検討しました。しかし候補に挙がったクラウドサービスでは、ユーザーライセンスを必要数分発行すると膨大な費用がかかることが判明したのです。

「予算的に厳しく、他の方法を捜さなくてはなりませんでした。しかしセキュリティ・コスト面とも条件に見合うような手段に心当たりはなく、途方に暮れました」(T氏)

多数のユーザーライセンスを発行しても追加料金が発生しない、セキュリティ万全なクラウドサービス

解決策が見つからず困り果てていたT氏は、トッパンフォームズのドキュメント電子保存クラウドサービス「DocValue Advance(ドックバリューアドバンス)」を知りました。

「情報管理ソリューションで多数の実績があるトッパンフォームズならセキュリティ対策は十分なはずだと考え、トッパンフォームズの担当者から話を聞いてみることにしました。そして担当者からドキュメント保存および外部からのアクセスにも対応していることや、保存するデータ容量による課金のため多数のユーザーライセンスを発行しても費用が変わらないと教えてもらいました」(T氏)

T氏はDocValue Advanceに活路を見いだし、導入の検討を進めることに。そして検討の結果、DocValue Advanceを導入することが決まりました。

ユーザーごとに権限の付与が可能など、働き方改革のための機能が充実

DocValue Advanceには、外部からの社内データへのアクセスに最適な機能も充実していました。その一つがユーザーごとにアクセスできるフォルダを細かく設定できることです。これは在宅勤務などの働き方改革を進めるにあたり、T氏が当初から絶対に欠かせないと考えていた機能でした。またデータを更新するたびにメールで通知が飛ばせる設定も、外出の多い営業にとって確認漏れを防ぐための心強い機能でした。

DocValue Advanceを導入したことで費用を抑えられただけでなく、情報システム部の負担も軽減できました。また欲しいと思っていた機能が多く備わっていたため、想定していたよりもスムーズに環境構築を進めることができました。DocValue Advanceにはまだまだ活用の余地がありそうなので、トッパンフォームズと相談しながら可能性を追求していきたいと思っています」(T氏)

解決のポイント

  • セキュリティが万全で、多数のユーザーライセンスを発行しても追加料金が発生しないクラウドサービス
  • ユーザーごとにフォルダのアクセス権限を細かく設定可能

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