規定時間を超える残業が、野放し状態に・・・

Y社では、社員の残業時間について、各部門の責任者が毎日、勤怠管理システムでチェックし管理しています。しかし、各社員のPCから容易に時間修正ができてしまうため、システム上でだけは定められた残業時間を守りながらも、規定を超えて残業しているケースが多かったのです。 総務部の責任者T氏は次のように語ります。

「規定を超えて残業をさせていた会社が指導を受けたとか、長時間の残業が原因で社員が過労死したというニュースはたびたび報じられています。世間の注目度も高く、上層部は危機感を強めていました」

Y社の勤怠管理システムでは、社員に規定の残業時間を守らせているという客観的な証拠にはなりません。T氏は抜本的な改善を進めるよう、上層部から指示を受けました。

また、社内では以前からセキュリティの甘さが問題視されていました。サーバールームや機密書類の保管庫など、一部の区画以外は人の出入りが管理されていなかったのです。

「一部の書類保管庫については総務部でカギを預かっており、利用者は毎回、所定の用紙で申請するという運用でした。しかし、非効率である上、翌日になってもカギが返却されないなどの問題もありました」（T氏）

T氏は社内の一部の区画にのみ導入されている入退室管理のシステムを全社に導入することで、勤怠管理の問題と併せて解決できるのではないかと考えました。しかし、そのシステムを導入した当時は、カードキーの発行やシステムとの連携が想定通りに進まず、当初予定していた期間内で完了できませんでした。その経験が、T氏に決断をためらわせました。

T氏は取引先のトッパンフォームズがIDカードを取り扱っていることを知り、相談しました。担当者からは、社員証をICカード化し、勤怠管理システムおよび入退室管理システムと連携させる提案<を受けました。さらに、T氏が懸念していたカード発行やシステムとの連携についても、全面的にトッパンフォームズのサポートが受けられるとのことでした。

「顔写真入りのIDカードを簡単に作成できるサービスや、適切なシステムについて具体的なアドバイスももらえました。詳細を聞いて、これなら以前のようなことにはならないと確信が持てたので導入を決めました」（T氏）

社員証については、トッパンフォームズの「ID職人smart」により、スマートフォンで撮影した顔写真を使って、作成を依頼。勤怠および入退室管理システムについても、選定はもちろん、システムベンダーとのフォーマット調整・設計までトッパンフォームズに対応を任せることができたので、容易に導入にこぎ着けることができました。

導入後、Y社では法的な証明となる正確な勤怠管理が可能になりました。入退館ゲートを設置し、ICカード認証を取り入れたことでセキュリティも強化。入退館や一部区画への出入りも正確な時間まで管理できるようになり、安全なだけでなく業務の効率化につながりました。こうしてY社は、全社で労働基準法を遵守し運営する、セキュリティも万全な環境を構築できたのです。

顔写真入りの社員証は、場所によっては身分証明書として認められるケースもあり、社員に好評だとT氏は話してくれました。