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A地方銀行

書類の棚卸し業務を効率化したい

システム改修なしで作業工数を1/20に削減した秘策

A地方銀行では重要書類を厳密に管理するため、バーコードによる管理を早期から取り入れていた。

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課題のポイント

  • 書類の棚卸しに膨大な人的コストがかかっている
  • バーコードの読み取りに時間がかかる
  • システムの総入れ替えなど、大がかりな手段を執ることは難しい

2カ月かかっている重要書類の棚卸し業務を効率化したい

15万枚を超える書類の棚卸しを定期的に行っているA地方銀行では、その作業に膨大な工数をかけていました。通常業務の傍らで進めるしかないため、作業期間は2カ月にも及びます。

「棚卸し作業ではハンドスキャナを使い、バーコードラベルを1点ずつ読み込まなければなりません。スキャナにかざしてもすぐに読み取れないことがあるため、慣れた担当者でもテンポ良くスムーズに進めることは困難で、どうしても時間をとられてしまうのです」(事務統括部 K氏)

K氏は棚卸し業務を改善するよう、上司から指示を受けました。現状、書類を統合管理している既存システムは、ほかのシステムと複雑に連携しており問題なく稼働していました。そのため、それをリプレイスするような手段を執ることは現実的ではありませんでした。既存システムを生かしながら、棚卸し作業だけを効率化する手段が必要でしたが、そのような解決策は一向に見つかりませんでした。

運用中の管理システム全体を改修することなく、ICラベルを使用した棚卸しを導入

情報収集をする中で、K氏はトッパンフォームズの棚卸しアプリケーションソフト「Easy Checkout Lite」を知りました。運用中の管理システム全体を改修することなく、ICラベルを使用した棚卸しが可能になると紹介されていたことから興味を持ち、問い合わせることに。

「トッパンフォームズの担当者に、バーコードで管理しており苦労していると相談しました。すると、同様の課題を持っていた多くの会社がICラベルの管理に切り替え、棚卸し作業時間を大幅削減できているという話が聞けました。金融業での採用実績もあることを教えてもらい、信頼できると感じました」(K氏)

作業工数を1/20にまで削減。これまで不可能だった書類単位での捜索も可能に

検討の結果、Easy Checkout Liteを採用することが決まったA銀行。

重なっている書類も一度で大量に確認できるので、作業が格段に早くなりました。1点ずつ確認が必要なバーコード運用と比べると、作業時間は1/20にまで削減できました」(K氏)

また、ICラベルによる書類管理は、A地方銀行にもう一つ大きな恩恵をもたらしました。それは、これまで不可能だった書類単位での捜索が可能になったことです。棚卸し以外の作業の効率化にもつながり、社内でも好評とのことです。

解決のポイント

  • 運用中の管理システムはそのままで、ICラベルを使用した棚卸しが可能に
  • 書類を重ねたままで一度に読み取れるため、作業工数を1/20にまで削減
  • これまで不可能だった書類単位での捜索ができるようになった

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