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卸売業T社

帳票の電子配信と郵送を使い分けたい

業務負担を軽減し、安全に実現した方法

T社では請求書などの社外向け帳票について、印刷した帳票の封入・発送作業をすべて手作業で行っており、20年前からほとんど変化がなかった。しかし、顧客から帳票の電子配信を求められるケースが増えたため、対応すべく検討を始めた。

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課題のポイント

  • 帳票を安全に電子配信できるセキュリティ対策が必要
  • 紙での発送と電子配信を使い分けなくてはならない

帳票を安全に電子配信したい。しかし、紙での発送も完全にはやめられない

帳票の電子配信について検討を進めるにあたり、最初に問題となったのはセキュリティ対策でした。重要書類である請求書などの帳票を、外部に漏らすことなく電子配信をする方法を見つける必要があったのですが、これなら安全だと確信を持てるものはなかなか見つからなかったのです。

また、取引先によっては、紙のままでなければならない場合もありました。そのため、すべてを電子配信に切り替えるのではなく、紙での発送と電子配信を使い分けなければなりませんでした。帳票を電子保存するだけのシステムは多く存在しますが、効率的に運用する手段を探す必要があったのです。

セキュアな環境で電子配信。郵送もアウトソースでき、社内の業務負担を軽減

情報収集を続けていた情報システム部のM氏は、トッパンフォームズに紙の帳票の発送と運用について相談したところ、帳票の電子配信をすることができる「WebBureau」を紹介されました。重要な書類をセキュアな環境で電子配信し、取引先に届けることができるというのです。さらに、印刷した帳票の送付をトッパンフォームズにアウトソースできるため、取引先の要望に合わせて、帳票を電子配信することも、印刷したものを封書で送ることもできます。社内での発送業務も不要になるのです。

Web上で確認でき利便性向上。コスト削減の効果も得られた

自社だけでなく顧客にとっても重要書類である帳票を扱うことから、セキュリティを重視して検討した結果、多くの大企業も利用しているトッパンフォームズへの依頼を決定。T社は顧客の要望に応え、問題なく帳票の電子配信を開始することができました。さらに、帳票をWebブラウザー上で確認することができるようになり利便性が向上したと顧客に喜ばれました。

「電子配信に切り替えた帳票については、郵送費が不要になり、コスト削減につながりました。また、情報システム部も含め、社内の作業負担が激減しました。帳票に関するすべての作業をアウトソースできるようになった効果は絶大だと実感しています。関係各部署の工数削減というかたちで、数字にも表れています」(M氏)

T社ではこれを機に電子保存サービス「DocValue Advance」も併用し、帳票データを経営分析や管理会計に活用していく検討を始めています。

解決のポイント

  • 重要な書類をセキュアな環境で電子配信できる。電子配信と紙で発送の選択も可能
  • 帳票に関するすべての作業をアウトソースでき、社内の業務負担が激減

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